5 erreurs à éviter dans un projet de reconnaissance vocale

« La reconnaissance vocale est un projet en soi, il ne s’agit pas d’une petite fonctionnalité, mais au contraire d’une technologie disruptive qui doit être déployée comme un véritable projet » expliquait Olivier Boussekey, le DSI de l’hôpital St-Joseph à Paris, dans le cadre du projet zéro papier qu’il a mené avec succès. Les nouvelles coopérations territoriales et récentes exigences réglementaires aidant, de nombreux établissements revoient actuellement leurs organisations et choisissent la reconnaissance vocale comme levier d’efficience.
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5 erreurs à éviter dans un projet de reconnaissance vocale

Les retours d’expérience le montrent, un projet de reconnaissance vocale peut être une réussite rapide comme un échec complet. En nous basant sur les retours terrain des projets menés avec nos clients et nos partenaires, nous avons identifié les 5 erreurs à ne pas commettre avant de vous lancer dans le déploiement de votre solution de reconnaissance vocale !
 

1. Oublier d’impliquer les secrétaires en amont du projet

    Pour un établissement, un projet de reconnaissance vocale s’inscrit généralement dans une stratégie plus large de recherche d’efficience et implique de nouvelles organisations. Les workflows historiques engageant médecins et secrétaires peuvent être revus au service de l’efficience de la prise en charge et d’une meilleure qualité des soins ; l’implication en amont des secrétaires est donc essentielle. Pourquoi ? D’une part parce que tout changement mal géré est difficilement vécu mais surtout parce que la connaissance qu’elles ont des processus, de la psychologie patient doivent servir les ambitions de qualité de l’établissement. Elles jouent un rôle clé dans les stratégies d’efficience, alors impliquez-les dans la transformation de leurs missions.
     

    2. Etre hors de portée des médecins

      La relation médecin et DSI n’est pas toujours facile. Les premiers reprochant aux seconds de ne pas comprendre leur quotidien et inversement. Plusieurs exemples terrain ont montré les bénéfices pour un DSI de s’immerger dans le quotidien des médecins. A l’Hôpital St-Joseph à Paris, l’écoute attentive des besoins des praticiens a été une priorité pour le DSI, qui a passé du temps dans les services, observant les usages de la reconnaissance vocale dans la pratique médicale. Il a pu ainsi détecter un problème spécifique que l’équipe projet n’avait pas soulevé préalablement : les médecins avaient pour habitude de laisser une note audio ou papier à leur secrétaire avec une action particulière à mener. Avec la reconnaissance vocale, ils ne pouvaient plus le faire. Le DSI a donc créé avec l’aide de son fournisseur de dossier patient, une sorte de « post-it » au sein du DPI, permettant ainsi aux médecins de dicter leurs notes et de les partager avec les secrétaires.
      Se mettre à la place des utilisateurs pour comprendre leurs demandes est évidemment un facteur clé de succès du projet de reconnaissance vocale. Pour l’anecdote, certains DSI utilisent la reconnaissance vocale eux-mêmes, pour éprouver l’outil qu’ils ont déployé.
       

      3. Penser que les utilisateurs vont se débrouiller car ce n’est pas un outil complexe

        L’association de l’IT à des médecins référents au sein de l’équipe projet aura un rôle déterminant dans le succès du déploiement de la reconnaissance vocale. Dédier une équipe pour supporter en temps réel les médecins est l’un des points communs des projets réussis. Dans tous les établissements qui ont mené à bien leur projet, la DSI avait mis en place un support spécifique pour répondre rapidement aux demandes des médecins, identifier les blocages et résoudre sans attendre les éventuels problèmes d’usage. A l’Hôpital St-Joseph par exemple, le DSI lui-même s’est impliqué dans le support au lancement du projet. Les médecins pouvaient l’appeler directement sur son mobile.
        Découvrir une solution et la prendre en mains nécessite toujours un accompagnement même lorsque celle-ci est simple d’usage. La technologie doit être au service des médecins, pas l’inverse.
         

        4. Sous-estimer les besoins de formation des utilisateurs

          Certes facile et rapide à prendre en main (il faut moins de 4 semaines à une 100aine de médecins pour être opérationnels), la reconnaissance vocale offre une multitude de fonctionnalités et de commandes, qui une fois maîtrisées, permettent aux médecins d’exploiter vraiment les bénéfices de la solution. La formation est courte mais essentielle pour se familiariser avec l’outil et en faire un atout dans son quotidien. Par exemple dans le cadre d’une note médicale ou d’un compte rendu, plutôt que dicter et corriger en même temps, il est préférable de dicter tout son texte puis de corriger à la voix les éventuelles erreurs une fois la dictée terminée. De la même manière, le logiciel apprend de ses erreurs, si elles sont corrigées. Sans correction, comme pour tout individu, le logiciel répètera son erreur.
          La formation n’est pas nécessairement longue mais essentielle pour perfectionner son usage de la reconnaissance vocale.
           

          5. Penser qu’une fois la solution prise en main, le projet est terminé

            La reconnaissance vocale n’est pas un outil magique, même s’il faut l’avouer, la nouvelle génération de technologie, basée sur le deep learning et les réseaux neuronaux est vraiment bluffante en termes d’immédiateté, de précision et de qualité. Une fois entrés dans la phase d’utilisation quotidienne, les médecins confirment les bénéfices de la reconnaissance vocale. Cependant, nous avons constaté qu’à ce stade et malgré les formations initiales, ils ne savent pas toujours bien utiliser les insertions automatiques ou encore les commandes vocales. Certains DSI ont mis en place des dispositifs pour favoriser le perfectionnement. Ainsi au CHU de Nantes, des rencontres régulières sont organisées avec les médecins pour partager les expériences et répondre aux questions. Ou comme à l’hôpital St-Joseph à Paris, avec la diffusion de newsletters pour partager les trucs et astuces, rappeler les bons usages de la solution. Dans un troisième temps, les responsables qualité peuvent être mis à contribution. En effet, la reconnaissance vocale jouant un rôle direct dans l’amélioration des délais et la qualité de la production documentaire médicale les responsables qualité peuvent prendre le relais pour faire progresser les services rencontrant des difficultés face aux nouveaux processus afin de répondre aux exigences réglementaires.

            Chaque projet est unique mais les bonnes pratiques appliquées ailleurs et montrant des résultats valent la peine d’être considérées.

            Sources:

            Téléchargez le témoignage d’un DSI

            Comment réussir votre projet de reconnaissance vocale médicale ? Lisez le retour d’expérience du DSI de l’hôpital St Joseph à Paris, Olivier Boussekey.

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            À propos Sandra Logut

            Sandra Logut a développé son expertise e-santé depuis plus de 10 ans, notamment auprès d’un éditeur de systèmes d’information santé (#SIH #DPI #RIS #PACS #LIS) en France et au Benelux, puis en exerçant comme consultante pour accompagner les stratégies e-santé des entreprises et des start-up. A titre personnel, Sandra est membre de l’APSSIS, une association qui œuvre pour la sécurité des systèmes d’information de santé.