Comment les signatures électroniques peuvent accélérer le workflow

La plupart des organisations modernes doivent vérifier et signer une grande quantité de documents chaque semaine. Le faire à la main requiert beaucoup de temps et d'efforts, sans parler des déchets engendrés par l’impression de chaque document. Pourtant, la signature électronique est rapide, simple et juridiquement contraignante.
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Homme d’affaires signant plusieurs documents à son bureau devant son ordinateur

 
Beaucoup d’entreprises doivent quotidiennement faire face à des quantités énormes de documents à signer. Que vous fassiez partie d’un cabinet juridique ou médical, d’un organisme gouvernemental ou de n’importe quelle entreprise, ces montagnes de papier nécessitant votre signature peuvent atteindre des proportions astronomiques.
 

Le problème des signatures manuelles

    Outre le risque de crampes au poignet à force de signer encore et encore, il existe d’autres raisons pour lesquelles la signature manuelle de documents de tout type n’est plus la meilleure solution.

    Premièrement, prenons en compte le temps qu’il faut pour signer une pile de documents : alors qu’une seule signature ne prend que quelques secondes, avoir à répéter ce geste encore et encore peut faire perdre un temps fou à n’importe quel professionnel, en particulier lorsque plusieurs copies d’un même document doivent être signées. Ensuite, le fait d’imprimer chaque document est préjudiciable à la fois pour l’environnement et pour votre budget papier qui peut vite grimper lorsque cette pratique est quotidienne.

    L’avènement de la signature électronique devait rendre ce processus obsolète, pourtant certains restent encore réticents à l’idée d’abandonner la signature traditionnelle. Les bonnes raisons de passer à la signature numérique ne manquent pas, et si c’est vous (ou un autre responsable dans votre entreprise) qu’il reste à convaincre, lisez la suite.
     

    Gagnez du temps et réduisez vos déchets papier

      Une signature est un acte juridiquement contraignant : il est donc nécessaire de vérifier qu’une action ou une déclaration particulière a été convenue par toutes les parties concernées. S’assurer qu’une signature numérique convienne à cette fin est une préoccupation compréhensible pour la plupart des professionnels réticents à passer à la signature numérique. Pourtant, il n’y a pas d’inquiétude à se faire.

      Il est vrai que lors des débuts de l’Internet, la législation avait tendance à rester un peu à la traîne derrière les avancées technologiques. Heureusement, lors du passage au nouveau millénaire, le système juridique britannique a rattrapé le rythme de l’évolution numérique. La Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 stipule que : «Art. 1316. – La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d’une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission.

      « Art. 1316-1. – L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

      « Art. 1316-2. – Lorsque la loi n’a pas fixé d’autres principes, et à défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu’en soit le support. […] « Art. 1316-3. – L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier.».

      Des législations similaires existent à travers le monde, telles que l’eIDAS dans l’UE et l’ESIGN ainsi que l’UETA aux États-Unis. Qu’importe le lieu, vous pouvez être assurés qu’une signature électronique satisfera vos exigences et besoins légaux.
       

      Les avantages de la signature électronique

        La signature électronique est certes juridiquement contraignante, mais quels avantages offre-t-elle par rapport à la méthode traditionnelle de l’encre et du papier ? D’abord, comme mentionné ci-dessus, signer des documents à la chaîne est un processus fastidieux tandis qu’un logiciel de génération de signatures numériques réduit ce procédé à quelques clics de souris. Ensuite, l’instauration de la signature électronique vous permet de réduire considérablement vos déchets, d’accélérer la communication avec vos fournisseurs ou collaborateurs et d’éliminer la présence d’armoires débordantes de documents juridiques.

        Mais comment faire pour intégrer harmonieusement les signatures électroniques à vos flux de travail ? Power PDF de Nuance vous permet de signer des documents PDF directement et instantanément. Comme indiqué sur nos pages produit, il vous suffit de configurer votre signature numérique dans le logiciel à l’aide de votre souris ou d’un périphérique tactile tel que Surface Tablet de Microsoft. Ensuite vous n’avez plus qu’à ouvrir le document que vous voulez signer, à sélectionner l’outil de placement de signature manuscrite puis à glisser votre signature sur le PDF à l’endroit où vous souhaitez qu’elle apparaisse.

        Des fonctionnalités supplémentaires de Power PDF vous permettent d’horodater et d’estampiller la date de la signature, offrant ainsi une garantie supplémentaire de son authenticité légale. Simplifiez vos journées de travail en un rien de temps en intégrant Power PDF à vos opérations et activités quotidiennes.

        Sources:

        Gagnez en temps et productivité

        Si vous êtes confronté à une montagne de papiers à signer, essayez gratuitement Power PDF et constatez comme il est facile et rapide d'apposer votre propre signature numérique à plusieurs documents.

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