5 leçons données par les Services de gestion des impressions pour l’Internet des Objets

L'Internet des objets (IdO) et les Services de gestion des impressions (SGI) permettent de pister et de suivre des objets (des imprimantes, dans le cas des SGI) grâce à n'importe quel appareil connecté et de transmettre des données qui peuvent être gérées de manière centralisée. Les informations qu'ils fournissent (rapports sur l'utilisation des appareils, comportement des utilisateurs, état des opérations) aident les entreprises à accroître leur efficacité et à améliorer les relations entre personnel et technologie.
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L’Internet des Objets représente une nouvelle frontière où les hommes, les machines, les capteurs et les entreprises sont interconnectés et interagissent les uns avec les autres. Les experts affirment que l’IdO est prêt à répondre à de nombreux besoins des entreprises comme la gestion des actifs sur le terrain, la réduction des blocages sur les chaînes d’approvisionnement, la mise en relation des commerces avec la demande des consommateurs, et bien plus encore.

Dans la même lignée, il est intéressant d’examiner une technologie de rupture similaire : les Services de gestion des impressions (SGI). Le SGI est l’Internet des Objets appliqué aux imprimantes. D’ici 2015, le groupe Photizo estime le marché mondial des SGI à près de 98 milliards de £. Le SGI est une stratégie qui a fait ses preuves pour renforcer et optimiser l’utilisation des imprimantes au sein de l’entreprise.

L’Internet des objets (IdO) et les Services de gestion des impressions (SGI) permettent de pister et de suivre des objets (des imprimantes, dans le cas des SGI) grâce à n’importe quel appareil connecté et de transmettre des données qui peuvent être gérées de manière centralisée. Les informations qu’ils fournissent (rapports sur l’utilisation des appareils, comportement des utilisateurs, état des opérations) aident les entreprises à accroître leur efficacité et à améliorer les relations entre personnel et technologie.

Avec le développement des SGI en services de gestion de documents (SGD), les entreprises ont réalisé que ces services offraient bien plus qu’une production de documents efficace et une réduction des coûts d’impression. Tirer le meilleur parti des SGD dépend de la relation mutuelle entre les ressources de base (imprimantes) et les personnes ainsi que celle entre les flux de travail et les documents qui en font partie. Ce faisant, les entreprises acquièrent non seulement une meilleure compréhension de la façon dont leurs imprimantes sont utilisées, mais également de la manière dont leurs documents se déplacent à travers l’entreprise, le tout dans le but d’optimiser les processus professionnels.

Voici cinq leçons tirées des expériences de services de gestion d’impressions que votre entreprise devrait garder à l’esprit avant d’adopter des stratégies liées à l’Internet des Objets.
 

Éliminez ce qui nuit à l’efficacité de votre entreprise.

    Les SGI et SGD aident les entreprises à identifier le trop-plein d’appareils, à maximiser l’utilisation de ces derniers, puis à repérer les inefficacités au cœur des processus documentaires en passant du papier (impressions) aux documents numériques. Réaliser que seulement 80 sur les 100 imprimantes d’un étage d’une entreprise ne sont réellement utiles permet d’éliminer facilement 20 appareils. Les entreprises doivent constamment surveiller un environnement lié à l’Internet des Objets afin de rechercher de nouvelles manières de remédier aux problèmes de fonctionnement.
     

    Utilisez l’intelligence intégrée au système afin d’appliquer des décisions et de stimuler la productivité.

      Les capacités de gestion des impressions des SGI assignent des autorisations individuelles à l’utilisation des appareils. Les SGI permettent d’appliquer des règles comme l’impression recto-verso obligatoire de certains types de documents, ou l’interdiction d’envoyer par e-mail des documents numérisés depuis une imprimante à l’extérieur de l’entreprise. Une fois identifiées sur le réseau, les autorisations individuelles s’appliquent aux flux de travail de documents numériques de la même façon. Le routage d’un document vers une imprimante ou une adresse e-mail correspond tout simplement à la même publication d’informations, mais en utilisant une méthode de livraison différente ; l’une physique et l’autre numérique. Les stratégies liées à l’Internet des Objets permettent de prendre des décisions éclairées concernant la consommation et les comportements, afin d’économiser temps, ressources et intervention humaine. Ces stratégies doivent inclure la publication de ces informations vers leur cible attitrée (chercheurs, clients, fournisseurs ou archives pour le stockage à long terme), le tout en gardant un œil sur l’optimisation des processus et des ressources.
       

      Faites de la sécurité une priorité.

        Les imprimantes multifonctions utilisées dans les SGI ont transformé les imprimantes en dispositifs informatiques capables d’envoyer des documents hors de l’entreprise et de simplifier l’entrée des documents numérisés dans les applications d’entreprise. Augmenter le nombre de points de contact des imprimantes crée de nouveaux défis de sécurité qui doivent être pris en compte. Il en va de même avec l’Internet des Objets : les entreprises seront de plus en plus exposées à des failles de sécurité en leur sein et à l’extérieur. Ainsi, évaluer les points de connexion et les potentielles failles de sécurité doit être une priorité. Les appareils, le personnel et les documents doivent présenter une identité susceptible d’être utilisée pour le suivi, la comptabilité et la sécurité des flux de travail.
         

        Analysez les données recueillies et agissez.

          Les logiciels SGI capturent les données d’utilisation des appareils et des flux de travail et analysent ces informations en déduisant tendances et améliorations possibles. Qu’il se trouve sur un serveur interne ou sur le cloud, un logiciel conçu en tant que pôle centralisé fait autant partie de l’Internet des Objets que les capteurs qui collectent et acheminent les données. Optez pour une plateforme d’application capable d’intégrer et de gérer des données, d’améliorer la collaboration et d’utiliser des rapports analytiques afin de mieux comprendre les conditions et les comportements, et de trouver des moyens d’apporter des améliorations.
           

          Prenez toujours en compte l’expérience personnelle.

            L’Internet des Objets devrait toujours tenir compte de l’expérience personnelle. En fin de compte, même si les flux de travail sont conçus pour faire des affaires, ils sont utilisés au profit des travailleurs. Tandis que les SGI prennent la globalité des appareils en compte afin d’offrir aux entreprises une vue d’ensemble de leurs opérations, la transition vers les SGD s’occupe des documents plus en profondeur. Il ne faut pas oublier que l’intelligence inhérente aux appareils et aux logiciels de l’Internet des Objets doit permettre de simplifier et d’accélérer au maximum les actions des individus. Dans un monde interconnecté par les documents, les points d’interaction sont multiples (appareils multifonctions, ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, tablettes, smartphones…).

            Tout comme les SGI font bien plus que relier les gens à des imprimantes et collecter de données, l’Internet des Objets offre bien plus que la connexion des choses et la collecte de données. Pour que l’Internet des Objets fasse la différence, les entreprises doivent observer ces connexions et voir comment les activités sont reliées entre elles à la fois physiquement et numériquement. Ainsi, de nouvelles manières de stimuler l’intelligence et la collaboration peuvent naître au sein des entreprises.

            Cet article est issu du blog InnovationInsights de Wired.

            Sources:

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