Sécurité des informations : quels sont les risques au bureau ?

Au quotidien, la plupart des bureaux traitent de gros volumes de documents. Qu'importe votre secteur d'activité, il se peut que nombre de ces documents soient de faible valeur et qu'au final, les risques de sécurité ne comptent pas vraiment. Pourtant, certains de ces documents sont critiques. S'ils sont mis en péril (en ligne dans le monde virtuel ou sous forme de papier au bureau), les conséquences peuvent être catastrophiques. Veillez à ce qu'ils ne soient pas exposés à des dangers inutiles et découvrez quelques conseils pour les protéger.
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Ordinateur portable posé sur une table

 
La sécurité et l’intégrité globales de votre entreprise dépendent principalement de la protection de vos documents. Dans un premier temps, vous pouvez acquérir les compétences dont vous avez besoin pour identifier et neutraliser les risques les plus répandus et les plus sévères. Cet article vous propose de passer en revue certains des problèmes vitaux et d’y apporter des solutions concrètes et préventives pour y faire face.
 

Problème n° 1 :

fuite de données par e-mail

    Les communications par e-mail ont métamorphosé à jamais la physionomie du bureau moderne et la façon dont les entreprises échangent des données. Néanmoins, bien que la révolution électronique a eu lieu il y a quelques années déjà, certains bureaux jouent toujours avec le feu au sujet de leurs processus e-mails/documents. D’abord, lorsqu’un document sensible est envoyé par e-mail, il suffit d’une petite coquille pour que les informations compromettantes se retrouvent entre de mauvaises mains. Ensuite, nous constatons trop souvent ce scénario où l’expéditeur clique involontairement sur le bouton « Répondre à tous ». Les conséquences sont souvent désastreuses.

      La solution

        Si vous choisissez d’envoyer des documents importants par e-mail, veillez à ce qu’ils soient chiffrés et que leur accès soit protégé par mot de passe. Cette méthode est relativement simple et rapide à mettre en place à l’aide d’un logiciel PDF professionnel tel que Power PDF de Nuance, mais elle permet surtout d’accroître votre cyber sécurité lors du traitement des documents.
         

        Problème n° 2 :

        accès non autorisé aux documents

          Plus une entreprise compte de personnes, plus il est difficile de contrôler les privilèges d’accès aux documents. Une fois qu’un individu a accès à un document, il est en mesure de le partager rapidement en ligne ou hors ligne. Un autre risque permanent est à prendre en compte, celui des pirates informatiques qui accèdent à vos systèmes de gestion documentaire, par le biais d’une attaque directe ou d’un programme malveillant.

            La solution

              À nouveau, veillez à ce que tous vos documents sensibles soient cryptés et protégés par mot de passe. Assurez-vous que votre département informatique connaisse les menaces numériques et mettez en place des stratégies pour que les mises à jour logicielles soient appliquées dès leur publication (les mises à jours non appliquées constituent l’une des principales causes des attaques, notamment Wannacry, désormais tristement célèbre).
               

              Problème n° 3 :

              négligences d’impression

                Les menaces ne sont pas toutes d’ordre virtuel. Lorsque vous imprimez un document sans le récupérer rapidement ou que vous envoyez une impression par erreur vers la mauvaise imprimante, le document peut se retrouver entre de mauvaises mains.

                  La solution

                    Il est possible de configurer la plupart des imprimantes modernes et des appareils multifonctions afin d’exiger un mot de passe ou une carte magnétique au point d’impression avant la libération du document, évitant ainsi qu’il soit laissé sans surveillance. Il est également possible d’utiliser un logiciel PDF professionnel pour définir des droits numériques permettant de déterminer les privilèges d’accès aux documents en questions, et de savoir qui est autorisé à les imprimer.
                     

                    Problème n° 4 :

                    appareils de numérisation et imprimantes multifonctions

                      Les appareils multifonctions sont à l’origine de risques non négligeables au sein du bureau moderne. Lorsqu’ils ne sont pas protégés, ils peuvent être utilisés pour numériser un document et l’envoyer en un clin d’œil vers une destination inconnue dans le monde. Voilà un risque de sécurité considérable en matière d’espionnage commercial et de vol de données à caractère personnel ou financier.

                        La solution

                          Dans un premier temps, il peut être utile de biffer (censurer) les informations de documents qui doivent être mis à disposition de tout le personnel. Cette opération peut être réalisée à l’aide de Power PDF, en recherchant des passages ou des chaînes de texte spécifiques avant de noircir le texte instantanément. Ensuite, vous devez également vous assurer que votre appareil multifonction est capable d’effectuer le suivi de toutes les numérisations et de toutes les destinations. Aussi, autorisez exclusivement l’envoi de documents vers les adresses e-mail que vous considérez comme « sûres ».
                           

                          Problème n° 5 :

                          suivi des modifications apportées à un document

                            La modification simple d’un document, bien qu’elle ne soit pas critique, peut passer inaperçue et pourtant avoir un impact conséquent sur le plan des processus et au niveau légal. Lorsqu’il est impossible de vérifier si un document a été manipulé de façon non autorisée, c’est l’intégrité toute entière du document qui est en péril, étant donné qu’il n’est pas possible de savoir quelles modifications sont légitimes.

                              La solution

                                Un logiciel PDF numérique vous permet d’apposer une signature électronique sur le document. Si des modifications non autorisées y sont apportées après la confirmation de la signature, cette dernière est rendue nulle, et les personnes concernées sont alertées sur l’existence de modifications abusives.

                                Il est vrai que les risques associés à la sécurité des documents peuvent parfois paraître graves. Pourtant, en appliquant ces quelques conseils simples, vous pouvez considérablement améliorer la sécurité de vos documents et de toutes les informations qu’ils contiennent.

                                Sources:

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