Capture mobile des données : votre entreprise est-elle prête ?

La technologie de capture mobile connaît une croissance rapide dans tous les secteurs et permet aux entreprises d'adapter leurs flux de travail existants à une main-d'œuvre toujours plus mobile. Mais votre entreprise est-elle prête ? Cet article examine de plus près la technologie mobile d'aujourd'hui et offre des suggestions pour trouver celle qui vous convient.
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Employé mobile utilisant la capture de document

L’utilisation des smartphones pour saisir des données à partir de documents papier serait-elle en train de changer profondément les méthodes de travail des entreprises ?

La capture mobile se développe rapidement dans divers secteurs. Cette technologie utilise les smartphones ou autres appareils mobiles pour prendre en photo un document papier et en produire une copie numérique pour le travail.

Un article d’octobre 2015 sur le blog de l’entreprise IBM rapporte une augmentation spectaculaire de l’intérêt pour la capture mobile, qualifiant ce phénomène de « conséquence naturelle et inévitable de la tendance culturelle et technologique vers l’informatique mobile ». La capacité de photographier des pages imprimées grâce à un appareil photo mobile est un outil puissant et la capture mobile est en train de créer une petite révolution dans certains types d’entreprises.

La technologie de capture mobile peut par exemple aider les entreprises (tous secteurs confondus) à recruter de nouveaux clients ou dans leurs interactions avec ces derniers. Le compagnies d’assurance peuvent l’utiliser sur les lieux d’un accident, ou lors du suivi d’un dossier. Les employés d’ordinaire encombrés par des piles de documents papiers pourraient augmenter leur productivité tout en respectant les normes commerciales en vigueur.

Votre entreprise est-elle prête pour la capture mobile ?

Bien que la capture mobile détienne le pouvoir de changer votre entreprise, il faut savoir l’utiliser correctement afin d’en récolter les fruits.

Tout d’abord, les entreprises doivent identifier les processus les plus à même de tirer profit de la capture mobile. Il n’est pas question d’ajouter des contraintes inutiles à des journées de travail déjà bien remplies.

Un autre point important à considérer est le choix du système interne qui traitera l’indexation et la gestion des métadonnées nécessaires à la réception d’un important volume de documents numériques. Ce système est primordial pour quiconque a besoin de trouver des documents spécifiques rapidement.

Autres recommandations à considérer :

  • Demandez-vous si les captures existantes ou les outils de gestion de documents peuvent être réutilisés, afin d’éviter de repartir à zéro
  • Identifiez un dépôt suffisant pour les documents entrants
  • Assurez-vous de l’existence d’un système de vérification ou d’une chaîne de traçabilité
  • Remédiez aux problèmes de sécurité

Les outils de capture mobile correctement mis en œuvre représentent une véritable aubaine pour les entreprises. Lorsqu’ils sont connectés au bon emplacement de l’architecture informatique d’une entreprise, ils améliorent considérablement l’efficacité de toutes sortes de tâches : interactions avec la clientèle, développement des produits, travail administratif et autres processus quotidiens au sein d’une entreprise. Optez pour des solutions à la pointe de la technologie, qui apporteront à votre entreprise le meilleur de ce que le numérique d’aujourd’hui peut offrir.

Les solutions mobiles de Nuance par exemple, permettent maintenant d’étendre les flux de travail au personnel mobile de manière intuitive, simple et sécurisée. Les travailleurs à distance peuvent directement envoyer leurs documents, photos et fichiers électroniques aux applications professionnelles des bureaux depuis n’importe quel appareil mobile. Ils peuvent accéder à des fichiers et des formulaires complets même en déplacement et imprimer des documents confidentiels sur l’imprimante réseau de leur choix depuis leur appareil mobile, le tout de manière sécurisée. Et, cerise sur le gâteau, tout ceci reste parfaitement intégré à l’infrastructure et aux protocoles de sécurité de l’entreprise.

Solutions pour employés mobiles

NSI Mobile Suite aide les entreprises à envoyer des photos et des documents directement à partir d'un téléphone portable. Des copies numériques seront envoyées là où vous en avez besoin.

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