Comment réduire ses coûts et sa consommation de papier tout en continuant à imprimer à volonté

Malgré leurs efforts constants pour réduire les dépenses et améliorer la productivité globale, nombre de sociétés actuelles négligent l'importance essentielle que revêt la gestion des impressions.
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En ces temps de crise économique, les cadres et dirigeants sont plus que jamais à la recherche de nouveaux moyens de réduire les dépenses de leur entreprise. La quête du gain de productivité des équipes figure également dans la liste de leurs objectifs communs.

À première vue, réduire les dépenses et augmenter la productivité ne semblent pas forcément aller de pair. Pourtant de nombreuses entreprises ne jurent plus que par leur stratégie de gestion des impressions , pratique devenue incontournable.

Le récent rapport AIIMThe Digital Office – Improving the Way We Work, explique : « Aujourd’hui, on a beau utiliser des documents numériques ou scannés, le papier est utilisé de manière systématique plutôt qu’en dernier recours. » Quelques données surprenantes se dégagent également du rapport, recueillies auprès des participants :

  • 60 % des personnes interrogées impriment des documents pour les réunions
  • 52 % impriment des documents à lire hors ligne ou en dehors du bureau
  • 52 % préfèrent le format papier pour annoter ou modifier un document

Ces exemples illustrent bien que dans la plupart des organisations, l’impression de documents fait bel et bien partie du quotidien au bureau, même si cela n’est pas forcément utile. À l’inverse des pratiques actuelles, imaginez par exemple que les employés n’impriment que ce dont ils ont réellement besoin, en particulier dans le cas de réunions ou d’autres événements en interne. Combien de fois êtes-vous tombé sur des documents importants oubliés par un collègue dans le bac de l’imprimante ? Avez-vous déjà assisté à des réunions où l’on distribue de nombreux documents, qui ne sont plus jamais utilisés ? Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, vous comprenez la nécessité d’améliorer la gestion des impressions.
 

La libération des impressions

    Un programme de libération des impressions est une solution simple et facile à mettre en œuvre. Mais qu’est-ce qu’un programme de libération des impressions, concrètement ? C’est une technologie qui permet aux employés de lancer une impression n’importe où et n’importe quand, puis de récupérer les documents où et quand il le souhaitent. Ainsi, le gaspillage de papier, de ressources et de temps occasionné par les documents non réclamés et les flux d’impression inefficaces est considérablement réduit. Le risque de trouver des informations confidentielles dans le bac de l’imprimante est également évité.

    Le système de libération des impressions permet d’enregistrer les documents à imprimer dans une file d’attente sécurisée au lieu de les imprimer directement. L’impression se lance uniquement quand l’utilisateur s’identifie sur n’importe laquelle des imprimantes du bureau, en scannant son badge ou en entrant un code PIN. Au bout d’un certain temps, si l’utilisateur ne s’est pas présenté à l’imprimante, sa demande d’impression est supprimée de la file d’attente. Ainsi, des économies sont faites et la confidentialité des documents est renforcée.

    Ce système contribue également à accroître la productivité. En effet, comme les employés s’identifient et récupèrent leurs documents directement à l’imprimante, ils ne perdent plus de temps à les chercher à droite à gauche, surtout si ils ont été envoyés à la mauvaise imprimante par accident. De plus, ils choisissent quand ils récupèrent leurs impressions. Nul besoin de se précipiter vers une imprimante pour récupérer des informations confidentielles ou sensibles.

    Soyons clairs. Imprimer doit être un geste simple. Vos employés veulent pouvoir imprimer leurs documents partout, à tout moment, puis les récupérer n’importe où, quand ils le souhaitent. Une gestion des impression adaptée couplée au système de libération des impressions permet à votre organisation de répondre aux besoins de vos employés tout en réduisant la quantité de papier et de ressources gaspillées.

    Sources:

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