Qu’est-ce qu’un PDF/A ? Comment créer et utiliser ce format

Vous n'êtes certainement pas le seul à penser que vos documents électroniques sont invulnérables, sauvegardés sur le Cloud en toute sécurité et hors de danger pour l'éternité. Malheureusement, la vérité est autre. Dans un environnement numérique en constante évolution, vos documents peuvent devenir parfaitement inutiles, particulièrement s'il s'agit d'actes légaux ou d'accords commerciaux. Il existe pourtant un moyen de préserver vos documents à long terme, grâce au format PDF/A.
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Commerciaux vérifiant des données financières sur une tablette numérique

 
Depuis son lancement il y a près d’un quart de siècle, le « Portable Document Format », plus connu sous l’acronyme PDF, a révolutionné la création, l’enregistrement, le partage et la modification des données numériques. En effet, il permet de conserver la mise en page, les polices, les graphismes et les fonctions d’un document original d’un appareil à un autre et de fait, il rend le partage de document particulièrement facile et intuitif.  Imaginez : les avancées technologiques et les nouveaux formats sont tels que vous n’avez plus accès à vos anciens documents. Que se passerait-il ?

Pour les utilisateurs professionnels comme pour les particuliers, cette hypothèse est très réelle et vous pourriez bien perdre des informations vitales. Tandis que les documents physiques durent jusqu’à ce que le papier se dégrade, de légères évolutions techniques, telles que l’obsolescence d’une option ou d’un format particulier, peuvent rendre les fichiers numériques illisibles. En effet, les fichiers PDF ne sont pas tous entièrement autonomes. Au moment de leur création, ils comportent des options (le chiffrement ou la police par exemple, qui dépendent de facteurs externes au fichier lui-même) qui les rendent plus vulnérables aux changements futurs et potentiellement moins sûrs à l’archivage.

Fort heureusement, il existe une solution à ce problème.
 

Qu’est-ce qu’un PDF/A ?

    Au sein de la grande famille PDF, PDF/A est un format spécifique qui a été créé tout particulièrement pour conserver les documents numériques dans le temps. En bref, il vise à garantir qu’un document initial s’affiche de la même manière plusieurs années après sa création, peu importe l’outil logiciel disponible à ce moment. Qu’est-ce qui le différencie d’un fichier PDF normal ?

    • Les fichiers PDF/A sont complètement autonomes : leur ouverture ne dépend d’aucun autre paramètre ou logiciel, et toutes les informations nécessaires à l’affichage (polices, couleurs, images, etc.) sont contenues dans le fichier lui-même.
    • De plus, toutes les polices sont incorporées. Voilà qui est primordial, car si elles ne le sont pas, les polices du document ne seront peut-être plus disponibles au moment de la lecture future. C’est pour cette raison que les polices utilisées dans les fichiers PDF/A doivent disposer d’une licence avec utilisation illimitée.
    • Le chiffrement n’est pas autorisé.
    • Le document ne contient aucun lien vers des fichiers ou des sites Web externes, car ces derniers sont susceptibles de disparaître avec le temps.
    • La compression des images est restreinte à des fins de compatibilité.

     

    Quand dois-je utiliser le format PDF/A ?

      Il convient d’utiliser le format PDF/A lorsque vous devez créer, enregistrer, stocker ou partager un document que vous souhaitez conserver pendant de nombreuses années. Par exemple, des contrats et des accords commerciaux, des conditions générales de vente, des documents judiciaires et des documents ou notes importants à conserver sur le long terme. Au niveau personnel, vous pouvez utiliser ce format pour les documents légaux, les albums photo de famille ou autres souvenirs.

       

      Comment créer un document PDF/A à l’aide de Power PDF ?

        Cela peut paraître un peu complexe, mais en réalité, c’est très simple, surtout si vous utiliser Power PDF de Nuance. Il vous suffit de suivre ces quelques étapes pour créer un document PDF/A à l’aide du logiciel :

        1. Commencez par ouvrir l’assistant de création PDF. Pour y parvenir, cliquez sur le bouton d’accueil Windows (ou son équivalent Mac), puis sur Tous les programmes. Recherchez le dossier du programme Nuance Power PDF et cliquez sur l’assistant de création.

        2. Cliquez sur le bouton de profils dans la fenêtre qui apparaît.

        3. Cliquez sur le menu déroulant à côté de la fonction de compatibilité et sélectionnez l’option PDF/A disponible. À gauche du menu, choisissez la qualité souhaitée pour le document.

        4. Cliquez sur OK pour terminer. Le fichier sortant est conforme à la norme PDF/A-1B.

        Essayez Nuance Power PDF gratuitement pour créer des fichiers PDF/A durables.

        Sources:

        Créez vos PDF/A facilement

        Grâce à Power PDF de Nuance, créez des PDF/A qui résistent aux affres du temps. Testez dès à présent notre version d'essai.

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