Choisir la meilleure solution PDF

Avec un tel éventail de choix et de prix sur le marché, il est parfois difficile de choisir le logiciel PDF le plus adapté aux besoins de l'entreprise. Il faut prendre en compte les fonctionnalités, les coûts, les questions de licence et de service après-vente. Découvrez comment améliorer vos processus et prendre la bonne décision.
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pensées à l'ordinateur

 
Avec un tel éventail de choix et de prix sur le marché, il est parfois difficile de choisir le logiciel PDF le plus adapté aux besoins de l’entreprise. Il faut prendre en compte les fonctionnalités, les coûts, les questions de licence et de service après-vente. Découvrez comment améliorer vos processus et prendre la bonne décision. Pour prendre la bonne décision, il vous faut considérer ces quatre éléments clés :

1. Identifier vos besoins.Quel que soit leur secteur, la plupart des employés ont besoin de créer, convertir, modifier et partager des fichiers PDF (issus à la fois de documents électroniques et papier). Ils ont aussi besoin des fonctions de sécurité par mot de passe, de signature numérique, d’intégration sur le cloud ou collaborative, de support PDF/A pour l’archivage et de conversion Word ou autres formats Office. Certains doivent aussi pouvoir rédiger et mettre en page, tandis que le personnel informatique doit être capable de gérer chaque poste de travail au niveau du serveur.

En définitive, pour tirer le meilleur parti de votre investissement PDF (qui remplace le papier et réduit ainsi les frais d’impression, de stockage et de traitement des déchets associés), chaque utilisateur a besoin d’une solution PDF complète couvrant intégralement ses besoins.

2. Évaluer les coûts.Les logiciels PDF gratuits ont un avantage considérable : ils sont gratuits ! Au début, du moins. Ils créent tout de même des dépenses cachées dues au manque de service après-vente, aux fichiers trop volumineux et à l’installation forcée de logiciels publicitaires gênants qui obligent les employés à cliquer sans cesse sur « Mettre à niveau plus tard » avant de pouvoir travailler.

De l’autre côté, les différentes éditions d’Adobe Acrobat constituent les logiciels PDF les plus avancés, mais aussi les plus chers du marché. En outre, ils incluent de nombreuses fonctionnalités très spécialisées, que la plupart des employés de bureau n’utilisent jamais, comme la fonction de contrôle en amont pour la conception de publications.

En ce qui concerne le choix d’une solution PDF, en particulier en période de ralentissement économique, le budget est un facteur déterminant. Trouver un remplaçant plus économique pour Acrobat (en termes de budget et de ressources) est une bonne idée.

3. Réfléchir aux licences et au déploiement.Il vous faut désormais trouver un logiciel dont le mode de licences permet une croissance à prix abordable, sans engendrer de dépenses imprévues aux moments les plus inopportuns.

En plus de s’adapter à un utilisateur unique, les licences de groupe permettent de couvrir l’ensemble des postes de travail d’une organisation. Une licence ouverte couvre un certain nombre de postes à prix dégressif en fonction du volume. Les deux approches permettent de prévoir le budget, sans avoir de factures-surprise en milieu d’année.

Si vous comptez installer une solution PDF sur de nombreux postes de travail, vérifiez que le fournisseur autorise l’accès de l’équipe informatique au serveur.

4. L’assistance dont vous avez besoin.Un autre facteur de décision implique le service après-vente et l’aide en ligne inclus avec votre solution PDF. Par exemple, sur son site internet, Nuance dispose d’une base de données très complète où l’on peut trouver soi-même les réponses à ses questions, et propose également une assistance technique sur la base d’un appel ou de façon illimitée.

Choisir une solution PDF n’est pas si simple. Tenez compte de ces quatre facteurs lorsque vous recherchez une solution PDF adaptée à vos besoins et à ceux de l’entreprise. Télécharger la version d’essai gratuite 30 jours de PDF Converter Enterprise !

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