Qu’est-ce que la reconnaissance optique de caractères (OCR)?

La plupart des entreprises sont familières avec le scan de documents et l’ont intégré dans leur activité quotidienne. Si ce procédé a transformé la gestion et le transfert de documents ainsi que le rapport au medium numérique, de nombreuses personnes et entreprises ne connaissent pas l’une des fonctionnalités les plus avantageuses de la numérisation – la reconnaissance optique de caractères.
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Femme créant un fichier pdf sur un scanner grâce à la reconnaissance optique de caractères

 
Au cours des deux dernières décennies, beaucoup d’entreprises ont pris conscience des nombreux avantages de la numérisation de documents et l’ont intégré dans leurs processus de travail. Cependant, en dépit de ce changement qui a transformé dossier papier et transmission de fichiers en support numérique, de nombreuses personnes et entreprises continuent encore d’ignorer l’une des fonctions les plus puissantes de la numérisation de documents : la reconnaissance optique de caractères.
 

La reconnaissance optique de caractères en deux mots

    Qu’est-ce que la reconnaissance optique de caractères (OCR) ? L’OCR est une technologie numérique qui permet de convertir instantanément un texte numérisé en texte numérique. Au lieu de créer une copie statique de l’image d’un document, le logiciel OCR transforme votre document d’origine en un document numérique pouvant être modifié et inspecté.

    Pour comprendre comment la reconnaissance optique de caractères fonctionne, il faut d’abord imaginer ce qu’il se passe lorsqu’un document est scanné. Lorsque vous scannez un document, celui-ci se transforme en une image numérique que vous pouvez lire, stocker ou encore réimprimer. Cependant votre ordinateur ne visualise pas cette image sous forme de texte.

    Grâce au logiciel OCR, votre ordinateur est capable de reconnaître un texte sous forme de caractères individuels, qu’il s’agisse de chiffres ou de lettres. Cette information peut ensuite être utilisée pour créer une copie du document pouvant être modifiée ou inspectée comme si ce dernier avait été créé numériquement.
     

    Quels sont les bénéfices de la technologie OCR ?

      Les organisations qui traitent un grand nombre de documents imprimés ou manuscrits au quotidien ont de nombreuses raisons d’utiliser un logiciel OCR.

      Tout d’abord, au lieu de rechercher visuellement un ou des mots sur chaque page d’un document, la technologie OCR vous permet de faire une recherche de mots instantanée sur un ou plusieurs documents grâce à sa fonction « Recherche ». Cela permet bien entendu un gain de temps, mais offre également de nouvelles possibilités comme l’extraction d’information et de données d’un document.

      Vous avez également la possibilité de modifier et d’ajouter du texte, comme vous pourriez le faire avec tout autre document créé numériquement. Il vous suffit seulement de scanner le document voulu en utilisant un logiciel de reconnaissance optique de caractères et de l’ouvrir avec un logiciel de traitement de texte.

      Il existe aussi d’autres avantages dont certains types d’organisations et de personnes peuvent bénéficier. En effet, la technologie OCR en conjonction avec un logiciel de synthèse vocale vous permet de numériser des documents et de les transformer en fichiers audio pour les personnes malvoyantes. Il y a également l’avantage supplémentaire d’être en mesure de recréer instantanément un fichier numérique perdu à partir de votre copie papier, sans avoir besoin de saisir le texte à nouveau.

      Bien entendu, certains logiciels OCR ne sont pas aussi performants que d’autres et il arrive que des erreurs se produisent dans le texte ce qui limite leur utilité. C’est pour cela qu’il est important d’utiliser des logiciels professionnels disposant de capacités OCR de haute qualité comme ceux de Nuance et plus particulièrement OmniPage.

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