Aller vers une solution informatisée permettra d’économiser de l’argent, du temps et de protéger l’environnement

Dématérialiser n’engendre pas seulement des bénéfices pour l’environnement mais aussi permet d’économiser de l’argent, de simplifier votre workflow et enfin vous rend plus compétitif. Si un bureau sans papier offre de nombreux avantages, peu savent ce que « dématérialiser » implique. Beaucoup se demandent si dématérialiser est possible et si cela peut causer des perturbations au travail. La réponse est simple toutes les organisations peuvent être « sans papier » peu importe la taille, le lieu ou le secteur etc. et si vous décidez de dématérialiser, il n’y a pas ou peu de perturbations, au contraire vous pourrez constater des améliorations.
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Un peu de vérité

Le processus de fabrication du papier a toujours été assez douteux. Par tonne de production, celui-ci requiert plus d’eau que tout autre procédé de fabrication entrepris par l’homme. L’effluent issu de la fabrication du papier est très incommodant, et la suspension d’encre résultant du traitement papier est indéniablement toxique.
Malgré nos avancées technologiques, nous continuons d’utiliser du papier. C’est une habitude qu’il est nécessaire de perdre.

Les alternatives

Certains progrès ont cependant été réalisés. Aux États-Unis, depuis le 30 Juin 2000, la loi E-SIGN reconnait les signatures électroniques comme équivalentes aux signatures papier. Une transaction immobilière peut désormais se conclure en quelques minutes, au lieu de prendre des semaines. Cela permet une sécurité financière pour les deux parties, une réduction de stress et un gain de temps certain.
Dans le passé, une réception de colis contre signature se faisait via un formulaire papier au stylo. Celui-ci terminait le plus souvent dans une boîte parmi d’autres. De nos jours, la signature devenue électronique par le biais d’une machine munie d’un stylet, est transférée instantanément dans un système d’archivage. L’E-signature fait à présent partie intégrante de notre culture. Par exemple, chaque paiement « sans contact » par carte de crédit ou débit fait référence à celle-ci.

Est-ce que cela pourrait fonctionner dans mes bureaux ?

Cela vous donnera un net avantage par rapport à vos concurrents. Cela permettra de rendre plus efficaces les tâches quotidiennes, économiser de l’argent, et d’accélérer vos projets en cours.

  1. Dans un premier temps, avant d’acheter un nouveau logiciel, envisagez d’utiliser un « SaaS » (Software as a Service). Ce concept relativement nouveau évite les mises à jour car c’est un service stocké sur un « cloud ». Il élimine donc les tonnes d’emballages, réduit l’énergie utilisée pour produire des copies, les tâches répétitives, le carburant utilisé pour les différents moyens de transport et la production de fascicules de mode d’emploi, la plupart du temps inutilisés.

  2. Chaque fois que vous ouvrez un document avec SaaS, quelle que soit sa nature, il n’y aura pas d’incompatibilités. SaaS est devenu le premier choix en tant que « Software Solutions Entreprises » pour tous nouveaux projets, différents produits et fabricants.

  3. Ensuite, utilisez une solution PDF (Portable Document Format) telles que celles proposées par Power PDF (l’un des plus complets et plus faciles à utiliser parmi les sélections disponibles). Les archives de votre projet peuvent être directement numérisées. Il suffit de prendre le document original, de le placer dans un scanner et de laisser la reconnaissance optique convertir celui-ci en texte archivable.

  4. La sécurité du logiciel préserve l’intégrité du document original ; cependant, des copies peuvent être faites et les documents réutilisés. Scanner des documents avec un logiciel PDF à reconnaissance optique simplifiera votre gestion de documents ainsi que votre numérisation de documents et permettra un partage de fichiers rapide et efficace.

  5. En définitive, tous les documents papier peuvent être broyés et recyclés car une copie électronique sera accessible instantanément quelle que soit l’heure ou l’endroit. Ce seront autant d’économies de coûts d’entreposage qui pourront être redistribuées à d’autres profits.

  6. La dématérialisation des factures et des reçus devrait se faire simplement quel que soit le domaine dans lequel vous exercez. L’ensemble du processus deviendra informatisé grâce à l’E-signature, comme expliqué en amont. La seule interaction humaine sera la personne recueillant la signature.


La perception

Nous devons arrêter de regarder cela comme une dépense. Cette transition doit être considérée comme une politique économique qui diminue nos dépenses, permet une meilleure organisation du travail et accélère presque tous les aspects des opérations quotidiennes.
Un bureau couvert de dossiers papiers peut être source de stress et rendre le travail décourageant au vue des projets inachevés.
Un bureau sans papier est de toute évidence plus ordonné et vous donnera le sentiment qu’un travail plus conséquent pourrait être achevé. Et vous, que préférez-vous ?

Sources:

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