PME : sécuriser les documents financiers à moindre coût

Le monde numérique d'aujourd'hui peut se révéler dangereux pour les petites entreprises qui ne prêtent pas attention aux risques liés à la sécurité des informations et qui ne sont pas préparées à y faire face. Nombre d'entre elles ne disposent ni des ressources ni du budget suffisant pour répondre au problème, et les cybercriminels tirent profit de ce phénomène. Toutefois, il existe de nombreuses manières de veiller à la sécurité de vos informations à moindre coût, à condition d'utiliser les bons outils.
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Chef de petite entreprise qui paie ses factures

 
La récente vague de cyberattaques et de logiciels malveillants, et notamment l’attaque « Wannacry » qui a touché de nombreuses organisations à l’échelle mondiale comme le NHS, est source d’inquiétude pour les entreprises britanniques et internationales. De nos jours, les firmes multinationales ainsi que les petites et moyennes entreprises (PME) ne peuvent nier qu’elles sont des cibles viables pour de telles attaques numériques. Se laisser prendre pour cible peut avoir des conséquences catastrophiques.

Néanmoins, une petite entreprise, dont les ressources dédiées à la sécurité des informations sont limitées, est beaucoup plus vulnérable que son homologue international. Elles sont plus susceptibles d’être la cible des attaques, car elles sont perçues comme étant plus vulnérables. Un récent article publié par Fortune met l’accent sur ce point et explique que « la tendance montre que les meilleurs cybercriminels évitent de plus en plus les grandes institutions financières au profit de cibles plus faibles. » Pour illustrer ce phénomène, on peut citer la mésaventure d’une startup tech américaine qui a vu plus d’un million de dollars s’envoler de ses comptes par la faute de hackers, sans pouvoir récupérer l’argent.

L’article se poursuit : « les sociétés de taille moyenne, qui deviennent la cible des hackers de tout type, correspondent à des entreprises qui manquent de ressources, ne disposent pas de responsable de la sécurité ou d’autres services dédiés à la protection et la défense. »

Quelles sont donc les potentielles menaces qui pèsent sur la sécurité financière des PME ? En voici la liste :

  • Les logiciels malveillants, les logiciels rançonneurs et les virus qui infectent les ordinateurs, dérobent des informations (notamment des informations de comptes bancaires), prennent des données en otage pour rançon ou troublent le cours normal des opérations de toute autre manière.
  • Le hameçonnage : les employés sont manipulés pour communiquer des mots de passe ou les informations bancaires par e-mail ou d’autres canaux. Ils peuvent aussi être manipulés pour virer de l’argent directement sur des comptes fictifs.
  • L’utilisation d’un enregistreur de frappe ou d’autre logiciels espions pour récupérer des mots de passe ou des informations bancaires.
  • Le piratage direct des systèmes des entreprises.

 

Comment se mettre à l’abri malgré un manque de ressources

    Dans cette nouvelle ère de cybercriminalité, l’un des obstacles principaux à la protection des données financières et des documents de votre entreprise réside dans l’insuffisance des ressources dédiées au problème. Toutefois, même si vous n’êtes pas en mesure d’employer des experts en cybercriminalité et de financer des solutions dignes des plus grandes entreprises, vous pouvez toujours agir pour protéger votre entreprise, à moindre coût. Il s’agit avant tout de mettre en place des procédures permettant de sécuriser vos documents, de la façon suivante :

    • Mettez en place une politique de sécurité pour la gestion des documents : il est important de garder le contrôle et de savoir qui accède aux documents financiers. Pour ce faire, étudiez un système de classification, par exemple :

    Accès restreint : les données les plus sensibles auxquelles l’accès est contrôlé de près. Tous les documents financiers doivent être en accès restreint. À tout moment, vous devez savoir qui a accès à ces documents.

    Documents confidentiels ou privés : ils sont moins sensibles, mais seul un nombre limité de services doit y avoir accès.

    Documents publics : ils ne sont pas sensibles. Il est inutile de contrôler leur accès. Il s’agit de documents généraux qui ne sont pas à risque.

    Une fois que vous avez établi votre politique de sécurité pour les documents, formez vos équipes afin de veiller à ce qu’elles aient parfaitement conscience des enjeux de la confidentialité. Vous devez également organiser la structure de vos dossiers afin que les documents d’un même niveau de sécurité soient stockés au même endroit. Vous saurez ainsi plus facilement ce qui est ou n’est pas en sécurité.

    • Détruisez les documents papier qui contiennent des données financières et des coordonnées bancaires lorsque vous n’en avez plus besoin.
    • Évitez de transmettre des documents financiers sensibles via votre compte de messagerie personnel. Utilisez plutôt un pour stocker et partager des fichiers.
    • Ajoutez des mots de passe : une fois que vous avez déterminé les différents niveaux de sécurité, vous devez ajouter un mot de passe à vos documents. Il convient d’utiliser des mots de passe différents, selon la fonction que remplit le document, afin de renforcer votre sécurité.
    • Utilisez Microsoft RMS (Rights Management Services) : les services de gestion des droits peuvent servir à restreindre l’accès aux personnes qui ne travaillent pas pour vous et à empêcher l’envoi des documents par e-mail ou à l’imprimante.
    • Biffez des informations : lorsque vous communiquez des informations financières de façon électronique, utilisez un outil tel que Power PDF pour biffer (ou censurer) les informations les plus sensibles.
    • Utilisez les signatures électroniques : grâce à Power PDF de Nuance, vous pouvez ajouter une signature électronique et une date à vos documents financiers. Une fois que cette méthode est mise en place, vous savez que vos documents n’ont pas été falsifiés.

    Si vous utilisez les outils adéquats, vous avez toutes les chances de protéger efficacement votre entreprise contre les cyberattaques. Grâce à Power PDF, vous pouvez assurer tous les éléments décrits ci-dessus, et ce à moindre coût. Vous gardez l’esprit tranquille en sachant que votre entreprise est protégée. Testez dès à présent notre version d’essai.

    Sources:

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