Optimisez le flux de documents pour contrôler l’environnement d’impression

La valeur réelle de tout service de gestion des impressions (SGI) vient de la résolution des problèmes fondamentaux liés aux documents de bureau (volume de pages, failles de sécurité, risques de non-conformité, inefficacité des flux de travail documentaires...) qui mènent à une diminution de la productivité des travailleurs. Pour que les entreprises puissent profiter pleinement des avantages des SGI, les logiciels sont un élément clé. Seul un logiciel adapté peut offrir une vue d'ensemble de la façon dont les utilisateurs interagissent avec les ressources d'impression. Les entreprises et leurs fournisseurs de SGI peuvent alors influencer les comportements des utilisateurs vis-à-vis des impressions.
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L’optimisation de l’environnement d’impression est une des bases de la stratégie de gestion des impressions. Avant la vente, la plupart des SGI commencent par évaluer l’ensemble des imprimantes afin de déterminer le matériel déjà installé et le volume d’impressions par appareil, en vue d’établir une base de référence pour les termes du contrat de SGI.

Ce processus d’évaluation est efficace pour identifier les potentielles failles de l’environnement d’impression et il représente une étape déterminante dans la baisse des coûts de production. Malheureusement, mettre la réduction des coûts d’impression au centre de l’étude peut souvent conduire à une perte d’efficacité et de productivité dans d’autre processus professionnels, et ainsi finir par coûter plus cher de manière globale.

Au lieu de se focaliser d’abord sur les imprimantes en elles-mêmes, les entreprises doivent travailler en étroite collaboration avec leur fournisseur de SGI afin d’optimiser les processus professionnels et les flux de documents. En d’autres termes, pensez à l’optimisation des processus professionnels et de l’environnement de travail en premier, puis évaluez vos besoins en matière de production de documents (et non l’inverse). Vous obtiendrez ainsi une stratégie globale en mesure de limiter vos dépenses, et votre environnement d’impression s’adaptera à l’ensemble des besoins et des objectifs de votre entreprise.
 

Concentrez-vous sur vos flux de travail

    La valeur réelle de tout service de gestion des impressions (SGI) vient de la résolution des problèmes fondamentaux liés aux documents de bureau (volume de pages, failles de sécurité, risques de non-conformité, inefficacité des flux de travail documentaires…) qui mènent à une diminution de la productivité des travailleurs. Pour que les entreprises puissent profiter pleinement des avantages des SGI, les logiciels sont un élément clé. Seul un logiciel adapté peut offrir une vue d’ensemble de la façon dont les utilisateurs interagissent avec les ressources d’impression. Les entreprises et leurs fournisseurs de SGI peuvent alors influencer les comportements des utilisateurs vis-à-vis des impressions.

    Les flux de travail liés aux documents ont de multiples facettes qui gagnent toutes à être améliorées dans des domaines aussi variés que l’automatisation, l’intégration et la performance. L’élément qui intéresse la plupart des entreprises aujourd’hui est la capture de documents. En effet, la numérisation reste au centre de tout flux de documents. Numériser du contenu et convertir des documents papier en version électronique constitue un défi pour les entreprises de toutes les tailles.

    La solution logicielle Nuance eCopy accélère l’accès aux informations habituellement figées sur papier. Plus important encore, ces solutions sont suffisamment élaborées pour numériser directement sur la plateforme souhaitée et au format adapté aux besoins du client. Voici les principaux avantages de ces solutions logicielles :

    • L’élimination des photocopies inutiles (qui perpétuent le manque de flexibilité du support papier). La numérisation, moins coûteuse et plus efficace, pour remplacer la photocopie de documents papier.
    • La numérisation depuis les imprimantes multifonctions bénéficie à toutes les personnes ayant accès au dispositif, au lieu des utilisateurs individuels.
    • L’utilisation partagée de scanners en réseau est plus efficace et moins coûteuse que des scanners personnels basiques.
    • La création de fichiers numérisés permet de simplifier la recherche d’information, très laborieuse sur papier. Selon une étude réalisée par l’institut Gartner Research, l’employé de bureau moyen passe 20 % de son temps à rechercher des informations.
    • Les imprimantes multifonctions de bureau peuvent être programmées de sorte qu’un seul bouton automatise tout un processus (numérisation, conversion, classement, routage, distribution, capture de données, etc).
    • Les données agrégées liées à la capture de documents permettent de réduire les coûts et d’assurer la conformité au sein d’un SGI.

    L’optimisation des flux de travail permet d’améliorer la productivité des travailleurs et de tirer le meilleur parti d’un programme de SGI. Que vous utilisiez déjà un service de gestion des impressions ou que vous en choisissiez un, prenez les mesures nécessaires pour intégrer vos besoins en matière de traitement documentaire dans les caractéristiques de SGI. Dans le même temps, demandez-vous si votre fournisseur actuel ou potentiel de SGI dispose des logiciels et outils nécessaires à l’amélioration des flux de travail et à la simplification de vos processus professionnels. Votre environnement de travail gagnera en efficacité et vous pourrez découvrir de nouvelles possibilités pour réduire vos coûts.

    Sources:

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    Pour en savoir plus sur l'intérêt et les avantages des SGI, rendez-vous sur la page des services de gestion des impressions Nuance.

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