Numériser efficacement vos documents grâce à l’OCR

Il fut un temps (qui n'est pas encore révolu pour certaines entreprises) où la numérisation de données était un processus laborieux et minutieux. Est-ce toujours le cas aujourd'hui ? Dans cet article, nous passons en revue les méthodes permettant de transformer vos processus de numérisation des données à l'aide de la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR), pour les rendre plus rapides, plus efficaces et plus précis.
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Femme derrière des piles de documents

 
La numérisation manuelle de documents est bien souvent une opération laborieuse qui demande beaucoup de temps et de ressources. De plus, l’erreur humaine n’étant jamais très loin, le risque de perdre en précision subsiste. Ce dernier élément est particulièrement avéré en cas de forte charge de travail, ou bien lorsque de nouveaux employés sont en formation. Heureusement, plusieurs solutions numériques existent aujourd’hui, qui ne se contentent pas d’accélérer grandement le processus, mais qui éliminent aussi la majorité de ces erreurs.
 

Présentation de la reconnaissance optique des caractères

    Avec les méthodes de numérisation traditionnelles, on obtient une copie plus ou moins identique d’un document papier, mais ces données numériques sont rendues sous forme d’image plate qui est statique. Il est impossible de modifier les données. En revanche, la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) est capable de reconnaître le texte réel que le document contient, qui peut ensuite être rapidement et facilement modifié, organisé et offrant la possibilité d’effectuer des recherches.

    En matière de numérisation des données, cela signifie non seulement que vous réduisez considérablement le temps passé et les frais associés aux ressources, mais également que vous minimisez les risques d’erreur humaine. Pour y parvenir et pour atteindre le meilleur niveau de précision possible, vous devez commencer par optimiser vos processus. Pour ce faire, plusieurs options s’offrent à vous.
     

    Conseils pour numériser vos documents grâce à l’OCR

     

    1. Définissez vos attentes : souhaitez-vous obtenir une représentation de l’original de qualité photographique, comprenant les mêmes images et la même mise en page, ou bien le rendu du texte suffit-il pour vos projets ? Les logiciels d’OCR tels que OmniPage de Nuance permettent de séparer le texte de la mise en page initiale au besoin, ce qui peut être très utile pour récupérer des données, mais l’utilisateur doit prendre une décision avant de commencer.

      2. Planifiez, organisez et communiquez le processus de travail : la technologie n’est utile que lorsque les utilisateurs savent mettre en place des processus d’application efficaces. Avant de commencer à numériser les données, vous devez déterminer chacune des étapes du processus et veiller à ce que toutes les personnes impliquées connaissent les paramètres et les conditions au préalable. Si une ou plusieurs personnes ont des doutes, cela peut avoir des répercussions négatives sur l’efficacité et la précision à long terme. Vous devez également déterminer les formats de fichiers spécifiques, et connaître quels sont les besoins des personnes qui utilisent les données.

        3. Décidez d’inclure des éléments structurels : vos données comprennent-elles des titres, des paragraphes entiers, des images, des tableaux ? Identifiez les éléments qui sont réellement nécessaires : quels sont ceux qui sont essentiels, ceux qui sont accessoires et ceux qui sont entièrement superflus ? En rationnalisant le processus en fonction de ces éléments, vous pourrez l’accélérer.

          4. Entrez dans les détails : si vous contrôlez les documents qui sont utilisés au cours du processus de numérisation des données (si vous envoyez des formulaires à des tiers pour qu’ils les renseignent par exemple), prenez soin de choisir des polices de caractères claires, de réserver suffisamment d’espace pour les cases qui doivent être renseignées de façon manuscrite afin d’éviter les écritures illisibles, et pensez à toutes les autres améliorations que vous pouvez apporter pour optimiser la précision du logiciel (tout ce qui peut participer à la visibilité et à la clarté).

            5. Pensez à réintégrer l’œil humain : l’utilisation de la reconnaissance optique des caractères permet d’éliminer une grande partie des contributions humaines. Toutefois, nous vous recommandons fortement d’intégrer un œil attentif au processus pour garantir sa fluidité. Un membre de votre équipe peut, par exemple, jeter un œil rapide à chaque document pour vérifier sa précision, ou bien vous pouvez imaginer un système d’assurance qualité grâce à des vérifications aléatoires.

              6. Consultez un expert : si vous avez des doutes, n’hésitez pas à contacter le fournisseur du logiciel pour lui faire part de vos problèmes ou de vos questions. Il sera parfaitement en mesure de répondre à vos demandes avant qu’elles n’aient de répercussions sur votre productivité.

              Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur la technologie de reconnaissance optique des caractères, découvrez le potentiel des solutions d’imagerie documentaire OCR proposées par Nuance.

              Sources:

              Réinventer la capture de données

              Découvrez les solutions logicielles d'OCR pour révolutionner vos processus de numérisation des données.

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