Les nouveaux défis de la divulgation électronique

Auparavant, la divulgation ne concernait que les informations confinées dans des documents papiers. Cependant, à l'heure actuelle, les formats et ressources numériques peuvent également être dévoilés, et doivent donc être pris en compte dans les stratégies et règles que vous mettez en place. Suivez les bonnes pratiques ci-dessous pour mieux gérer vos ressources numériques dans vos systèmes en ce qui concerne la divulgation électronique.
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Jeune avocate qui fouille dans ses documents papier au lieu d'utiliser la divulgation électronique

 

Qu’est-ce que la divulgation électronique ?

    La divulgation électronique consiste à recueillir, stocker et sécuriser des informations numériques qui feront office de preuves dans un procès ou une enquête juridique. Ces informations sont ensuite montrées (divulguées) au défendeur afin qu’il connaisse les charges retenues contre lui avant le procès. Auparavant, la divulgation concernait principalement des documents papier numérisés au format PDF. Mais, aujourd’hui, elle s’étend à d’autres ressources comme les e-mails, les réseaux sociaux, les messages instantanés, les SMS, les messages vocaux, les agendas en ligne, et même les graphiques intégrés.

    Avec la prolifération exponentielle des smartphones et des réseaux sociaux, beaucoup de cabinets et services juridiques ne savent plus comment capturer les documents et gérer les nombreuses sources d’informations de manière efficace. Pas question de se résigner. Surtout lorsque l’on sait qu’une seule de ces ressources peut faire toute la différence dans un procès ou des poursuites judiciaires, qu’elle peut entraîner la réussite ou la perte. Tout cela pour arriver à la conclusion suivante : les cabinets juridiques et les entreprises doivent mettre en œuvre des stratégies efficaces pour capturer, conserver et gérer les informations numériques.

    Avec l’arrivée des nouvelles technologies, la divulgation électronique est devenue un défi de taille. Par exemple, de plus en plus d’entreprises utilisent des plateformes de messagerie instantanée pour les employés. De même, les SMS permettent d’être présent partout à la fois, et augmentent de manière exponentielle la quantité d’informations numériques. Non seulement les cabinets et services juridiques doivent prendre en compte ces nouvelles ressources dans leurs processus de divulgation électronique, mais ils doivent également s’assurer de leur conformité réglementaire.

    Avec tous ces nouveaux types de contenus numériques, comment les cabinets juridiques peuvent-ils faire à l’heure actuelle pour développer et gérer les processus de divulgation électronique de manière optimale ?
     

    Gérer les flux de documents juridiques avec des solutions existantes

      Tout d’abord, les cabinets juridiques peuvent optimiser leurs processus existants pour les adapter au personnel de plus en plus mobile. Ces processus doivent être intuitifs, simples et sécurisés. Par exemple, les solutions de gestion documentaire peuvent permettre aux avocats, assistants juridiques et autres employés de produire rapidement les informations nécessaires, et de les mettre à disposition pour un usage raisonnable. Ces solutions sont en mesure d’intégrer des ressources numériques aux flux de travail de l’entreprise. De plus, elles offrent diverses fonctionnalités, telles que l’indexation intégrale des pages, qui permet d’accéder facilement aux informations importantes.

      En outre, les contenus numériques et les documents importants restent toujours accessibles, même lorsque les employés sont amenés à faire des déplacements. Par exemple, les employés peuvent extraire des documents importants et des fichiers électroniques qui se trouvent dans le cloud à l’aide de solutions de capture de documents mobiles. Ils peuvent également imprimer ces documents en toute sécurité afin de s’assurer de la protection des informations sensibles ou confidentielles.

      Par conséquent, les avocats peuvent être certains de bénéficier de toutes les informations nécessaires sur leurs dossiers, et l’entreprise en général peut intégrer efficacement tous les types de ressources numériques dans les processus de divulgation électronique.

      Sources:

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