Le mobile transforme nos habitudes de travail

En un court laps de temps, l'humanité est passée du travail de la terre aux emplois d'usine dans les grandes villes, puis aux bureaux climatisés d'une économie de plus en plus tournée vers les services. Ce n'est pas pour autant que l'histoire du travail de l'homme s'arrête ici. Aujourd'hui, un nouveau chapitre s'ouvre avec l'âge du travailleur mobile. Cet article propose d'explorer les mille et une choses que vous pouvez faire à l'aide votre téléphone pour gagner en productivité et vous éloigner du bureau.
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Personnes utilisant un ordinateur portable dans une gare

 
À ce moment précis du XXIe siècle, nul doute que les téléphones mobiles ont révolutionné nos modes de vie. Certaines de nos habitudes se sont véritablement transformées. Là où nous utilisions auparavant un ordinateur fixe ou portable, nous nous servons désormais d’une petite boîte en plastique bourrée d’électronique que nous gardons dans la poche. Par exemple, la fréquence à laquelle nous interagissons par e-mail a considérablement changé : on estime que 34 % des utilisateurs de mobile se servent uniquement de leur appareil mobile pour consulter leurs e-mails, tandis que de nouveaux canaux de communication mobiles sont apparus, comme WhatsApp.

Mais le mobile a aussi un effet intrinsèque sur notre manière de travailler, tout particulièrement sur notre rapport aux documents. Alors qu’ils ne sont plus confinés dans leur bureau, 60 % des travailleurs déclaraient en 2015 avoir travaillé hors du bureau au moins une partie du temps, et ce phénomène ne constitue que la partie visible de l’iceberg.
 

Numériser des données même en déplacement

    Imaginez que vous disposez d’un appareil de poche qui vous permette de numériser et de stocker des données de toute sorte, où que vous soyez, et de les transmettre instantanément à vos collègues qui sont au bureau. Heureusement, vous n’avez pas besoin d’imaginer ce scénario. En réalité, vous possédez déjà cet appareil : il s’agit de votre téléphone mobile. Un logiciel de numérisation mobile vous permet d’utiliser votre smartphone comme scanner portable lors de vos déplacements. Cette application est particulièrement utile pour remplir des formulaires lors de vos rendez-vous avec les clients ou pour saisir des données lors des événements.

    Lorsque vous numérisez à l’aide d’un appareil mobile, non seulement vous récupérez une image, mais également les données réelles d’un formulaire ou d’un document si vous utilisez un logiciel doté d’une technologie de reconnaissance optique des caractères, comme Power PDF ou OmniPage de Nuance.
     

    Impression mobile

      Avis aux entreprises qui comptent de nombreux bureaux et des équipes nomades et mobiles : l’impression mobile permet d’économiser un temps considérable et d’éviter quelques complications, pour une productivité élevée et homogène. Si votre entreprise est adepte d’une politique où chacun est responsable de son propre appareil, il est possible, en rendant visite à un collègue, d’imprimer directement depuis sa tablette ou son smartphone, plutôt que de se connecter à un poste pour accéder aux documents et les imprimer. Une fois que les collaborateurs ont accès au réseau Wi-Fi, il leur ne leur reste plus qu’à envoyer des tâches d’impression directement à l’imprimante du bureau. De plus, la libération des impressions à la demande peut participer à la sécurité des données.
       

      Les avantages de la signature électronique

        Ils sont loin les jours où vous deviez faire suivre une pile de formulaires à faire signer à vos clients… Aujourd’hui, tous les formulaires dont vous avez besoin sont disponibles sous forme électronique et accessibles depuis votre appareil mobile. La valeur juridique de la signature électronique est la même que celle d’une signature manuscrite. Ainsi, l’intégralité du processus de lecture et de signature peut être effectué de façon dématérialisée.
         

        Collaboration connectée

          Une étude révèle que 34 % des personnes interrogées utilisent leur smartphone pour s’organiser. Ce chiffre n’est pas étonnant, étant donné le nombre d’outils potentiels réservés à cet usage.

          Une fois que vous avez collecté les données et les documents via votre appareil mobile, vous aurez certainement envie de les retravailler plus tard. Nul besoin d’abandonner votre smartphone pour ce faire. Les logiciels PDF professionnels rendent le travail à distance aussi facile que si vous étiez au bureau. Vous pouvez convertir vos données en différents formats, les organiser au sein de structures de fichiers locales ou bien sur le cloud, les modifier ou les annoter au besoin. En travaillant sur le cloud, vous avez également la possibilité de collaborer avec plusieurs personnes sur différentes plateformes, et même à travers des fuseaux horaires multiples.
           

          Sécuriser vos données sur le cloud

            Lorsqu’ils utilisent leur téléphone mobile pour travailler sur des documents importants pour la première fois, les utilisateurs craignent souvent de perdre leur appareil, et ainsi le contrôle sur leurs données. Ces craintes peuvent être facilement dissipées grâce à plusieurs éléments :

            1. Les données peuvent être automatiquement sauvegardées sur le cloud. Ainsi, en cas de perte de l’appareil, les données sont en sécurité.
            2. En plus de définir un code PIN pour votre téléphone, vous pouvez également chiffrer vos fichiers PDF à l’aide d’un mot de passe pour vous assurer que les documents ne sont pas en danger ou qu’ils ne font pas l’objet d’un accès non autorisé.
            Le travail sur mobile se dessine clairement comme un pilier du futur. Les entreprises visionnaires prennent aujourd’hui les mesures nécessaires pour tirer le maximum des technologies et des logiciels qui sont à leur disposition. Découvrez tous les avantages des solutions d’impression, de stockage et de flux de travail proposées par Nuance, à intégrer à vos méthodologies de travail.

            Sources:

            Contrôlez votre travail

            Découvrez les solutions puissantes et innovantes de Nuance pour travailler sur mobile dans le monde moderne.

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