Comment les logiciels PDF facilitent-ils le travail à distance ?

Nous sommes sur le point de dépasser l'époque où tous les membres d'une entreprise se déplaçaient sur leur lieu de travail tous les jours pour se regrouper dans un même bureau. Dans les entreprises d'aujourd'hui, certains employés (et parfois tous) optent pour le travail à distance, ou « agile ». Ils travaillent depuis la maison, ou même d'un autre fuseau horaire. Quelle est l'influence de ce phénomène sur la cohésion du bureau moderne, la productivité globale et les résultats commerciaux ? Que pouvez-vous faire pour veiller à ce que vos équipes soient efficaces, sans stress ?
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Homme assis à une table, tenant un smartphone et travaillant sur un ordinateur portable

 

L’expansion du télétravail

    Ces dernières décennies, avec la montée en puissance d’Internet, des connexions haut débit et de l’accès au matériel informatique, nous avons connu une véritable métamorphose qui a rendu possible le développement du télétravail. Selon les données d’une étude réalisée par PowWowNow en 2017, 58 % des travailleurs du Royaume-Uni bénéficient d’aménagements de travail flexibles, tandis que 67 % aimeraient être dans ce cas.

    Les raisons qui motivent les employés de bureau désirant davantage de flexibilité au travail sont plutôt évidentes. Dans la même étude, on découvre que 45 % des personnes sondées passent plus d’une heure dans les transports quotidiennement, et 56 % d’entre elles déclarent se sentir régulièrement stressées à cause de ces trajets.  De plus, 53 % affirment qu’elles seraient plus productives si elles avaient la possibilité de travailler ailleurs qu’au bureau.

    Avec ce désir manifeste qui entoure le travail à distance et tous les avantages associés (sans parler du moral), qu’est-ce qui retient les employeurs d’offrir davantage de possibilités de télétravail ou de flexibilité ? Et pourquoi 24 % des personnes qui se voient offrir ces possibilités n’en font-elles pas usage ?
     

    Environnements de travail agiles : dissiper quelques inquiétudes

      Certaines entreprises et employés restent persuadés que le travail à distance nuit à la productivité. À l’origine de cette crainte est une croyance qui veut que la collaboration à distance entre les employés est moins efficace et plus complexe (ce qui, en réalité, est loin d’être le cas, comme nous le verrons un peu plus loin). De même, d’autres craignent de ne pas pouvoir accéder aux fichiers dont ils ont besoin pour travailler et de rencontrer des problèmes de compatibilité entre les logiciels de leurs postes de travail du bureau et de la maison.

      Ces peurs sont bien réelles, et peuvent parfois être parfaitement fondées jusqu’à ce que des mesures correctives soient mises en place. Comme nous le verrons, il existe une foule de solutions numériques pour faire tomber ces barrières. Et non seulement elles permettent de dissiper les craintes, mais elles participent également à bâtir une solide confiance dans l’environnement de travail à distance.
       

      Reconnecter le lieu de travail

        Le plus grand saut numérique que nous avons connu ces derniers temps est sans nul doute le cloud computing : plusieurs utilisateurs peuvent accéder à des fichiers ou des logiciels à distance grâce à Internet. Les exemples les plus connus sont les systèmes de stockage basés sur le Cloud comme Dropbox ou Google Drive, où les utilisateurs habilités disposent d’un accès sécurisé à tous les fichiers dont ils ont besoin, peu importe où ils se trouvent.

        Depuis longtemps, le format PDF est une solution pratique pour collaborer à distance. Un même document peut être utilisé par plusieurs utilisateurs, à des emplacements différents et sur des systèmes informatiques différents. Ce format est conçu pour préserver la mise en page et le contenu visuel du document quel que soit le système d’exploitation. Il est donc parfait pour garantir une collaboration transparente entre les télétravailleurs.

        Au-delà de ces avantages, grâce à un logiciel PDF puissant tel que Power PDF, tous les utilisateurs qui disposent des droits d’accès au document sont en mesure de le modifier et de le commenter selon leurs besoins. Power PDF offre également une technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) servant à numériser des documents papier pour obtenir un texte éditable au lieu d’une image plate. Ainsi, les membres du bureau peuvent scanner tous les documents à traiter avant de les transmettre par e-mail aux employés à distance (qui peuvent aussi y accéder par le biais de solutions de stockage basées sur le Cloud). Les télétravailleurs peuvent ensuite vérifier, modifier ou effectuer des recherches dans le document en fonction de leurs besoins.

        La sécurité des informations demeure une question cruciale à l’heure du numérique. C’est pourquoi Power PDF vous permet de protéger chaque document par mot de passe afin d’empêcher les accès non autorisés et d’apposer une signature numérique pour veiller à ce que le document ne soit pas modifié une fois validé.

        Lorsqu’il est utilisé en association avec des outils polyvalents de gestion de projets basés sur le Cloud et des logiciels de collaboration comme Trello ou Wrike, Power PDF vous permet de simplifier vos processus et d’augmenter le nombre de personnes qui travaillent et collaborent à distance. De plus, les logiciels de communication comme Skype, qui permettent de passer des appels vidéo instantanés, de partager un écran ou d’accéder à l’ordinateur d’un collègue à distance, apportent des outils supplémentaires pour rendre le télétravail plus pratique que le travail au bureau.

        Sources:

        Télétravail : avantages du PDF

        Convertissez tous vos fichiers et documents papier en PDF pour collaborer avec vos collègues à distance de façon simple et sécurisée.

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