Le rôle des SGI dans l’élimination des impressions non essentielles pour les entreprises

Pour que les SGI soient les plus efficaces possibles, ils devraient aider les entreprises à prendre le contrôle de leur environnement et à résoudre les problèmes fondamentaux liés aux documents de bureau d'aujourd'hui. La réduction des coûts de production est certes importante, mais cela ne devrait jamais être au détriment de la productivité et de l'efficacité des processus. Les fournisseurs de SGI devraient être en mesure d'offrir une expertise adéquate et des preuves de l'amélioration des flux de documents de leurs clients. Ils devraient également pouvoir accéder aux flux de travail nécessaires permettant de faciliter les changements au sein de l'infrastructure documentaire globale de leurs clients.
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piles de papier

Cet article a été initialement publié sur The Imaging Channel

Les rapports sectoriels montrent que les entreprises peuvent réaliser près de 30 % d’économies en passant aux services de gestion des impressions (SGI). Des études de cas quant à elles prévoient encore plus d’économies dans le cas d’un contrat à long terme. Dans le but de faire des économies sur l’environnement d’impression, l’accent est en général mis sur le matériel d’impression lui-même : réduction des doublons, réduction du coût des fournitures, impressions des pages sur les appareils les plus rentables.

Mais en plus de réduire les coûts d’impression, un bon système de gestion des impressions doit contribuer à réduire le volume des impressions en identifiant et en éliminant les impressions non essentielles. Aujourd’hui, les entreprises opèrent dans ce qui pourrait être décrit comme un environnement hybride. D’une part, les technologies mobiles et celles basées sur le cloud sont en train de transformer nos habitudes de travail qui se fondent sur les documents ou les informations commerciales. Pourtant, de nombreux processus utilisant systématiquement du papier continuent d’exister, à cause d’habitudes solidement ancrées.

Nous continuons de consommer des tonnes et des tonnes de papier dans les bureaux. Bien sûr, il n’est pas question de se passer complètement du papier, cela n’est d’ailleurs pas forcément une bonne idée. Néanmoins, la plupart des impressions dans les bureaux sont loin d’être indispensables et beaucoup de ces pages finiront tout simplement jetées, recyclées, laissées à l’abandon ou même jamais utilisées. Si vous observez la quantité de papier jetée ou recyclée au sein de votre propre entreprise, force est de constater que la plupart des pages créées dans les bureaux d’aujourd’hui n’auraient jamais dues être imprimées.

Ces pages superflues peuvent provenir de nombreuses sources. La première et la plus évidente est le gaspillage de papier, comme par exemple les pages de garde, les doublons, les impressions sur le recto uniquement ou les impressions à usage personnel. Le gaspillage de photocopies est également problématique pour les entreprises qui continuent à produire de multiples copies de documents originaux pour les réunions, les rapports, le stockage et les vérifications.

Pendant ce temps, des documents papier continuent d’être introduits dans les entreprises à partir de sources externes : documents d’enregistrement, dossiers médicaux, courrier, factures… La liste est longue et varie pour chaque type d’entreprise. Alors qu’un grand nombre d’informations arrivent au format papier, il y a généralement peu de raisons pour que ces informations restent sur papier.

Pourquoi ce fait est-il important ? Des études ont indiqué que les entreprises pourraient réduire leur consommation de papier de moitié en éliminant tout simplement leurs impressions non indispensables. InfoTrends, une entreprise d’enquêtes de marché qui suit de près l’industrie de l’imprimerie, a récemment publié une étude sur l’utilisation des documents dans le secteur de l’éducation. Un examen rapide de quelques statistiques de cette étude permet de mettre rapidement les choses en perspective :

  • 25 % du cursus est présenté aux étudiants sur papier, pourtant 45 % des impressions sont jetées le jour-même
  • 1/3 des dossiers étudiants sont stockés dans des chemises de classement
  • Jusqu’à 40 % des pages produites à partir des imprimantes multifonctions sont des photocopies (création d’un nouveau papier à partir d’un papier existant)
  • 40 % des communications de l’école et en classe sont transmises sous forme papier
  • 80 % des pages imprimées ne le sont qu’au recto
  • 80 % des dossiers d’information sur les étudiants sont distribués par l’intermédiaire du papier
  • 25 % des documents numériques imprimés sont réinsérés dans des ordinateurs
  • 90 % des documents liés aux inscriptions ou aux transferts des étudiants sont adressés par l’intermédiaire du papier
  • 50 % des documents papier sont saisis dans des systèmes informatiques

Ces exemples illustrent bien ce qui se passe à l’heure actuelle au sein des entreprises de tous types et tailles. L’utilisation du papier y est subjective et généralement laissée à la préférence des utilisateurs ou aux décisions organisationnelles et aux politiques. Quand vous prenez conscience de la quantité d’impressions non essentielles produites par tous les utilisateurs et tous les processus, il est facile de visualiser l’étendue des possibilités d’amélioration. De plus, le coût du papier gaspillé est déplorable pour d’autres domaines stratégiques importants à chaque entreprise.

Réduire sa consommation de papier peut, comme nous le savons tous, peser lourd sur les ressources informatiques. La sécurité est un autre point important à considérer. Assurer la confidentialité des dossiers papier est un processus généralement différent des mesures de sécurité appliquées aux fichiers électroniques, et de nombreuses entreprises n’y pensent pas forcément au premier abord. Cela peut potentiellement conduire à des failles de sécurité ou à un non-respect des mesures de conformité telles que l’HIPAA ou la FERPA, entre autres. Le papier peut également limiter l’accès à l’information car il est plus difficile à partager que du contenu numérique. Il semblerait que le papier ne soit plus le support le plus adapté aux environnements professionnels d’aujourd’hui.

Pour que les SGI soient les plus efficaces possibles, ils devraient aider les entreprises à prendre le contrôle de leur environnement et à résoudre les problèmes fondamentaux liés aux documents de bureau d’aujourd’hui. La réduction des coûts de production est certes importante, mais cela ne devrait jamais être au détriment de la productivité et de l’efficacité des processus. En même temps, une stratégie pour réduire le volume des impressions en identifiant les sources non essentielles est cruciale pour rationaliser le flux des documents. Les fournisseurs de SGI devraient être en mesure d’offrir une expertise adéquate et des preuves de l’amélioration des flux de documents de leurs clients. Ils devraient également pouvoir accéder aux flux de travail nécessaires permettant de faciliter les changements au sein de l’infrastructure documentaire globale de leurs clients.

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