Comment les PDF peuvent améliorer la sécurité et la productivité des cabinets d’avocats ?

La récente enquête ILTA de 2015 sur la technologie a démontré que les cabinets d'avocats recherchent à l'heure actuelle des solutions technologiques qui peuvent les aider à accroître à la fois leur productivité et leur sécurité. Une bonne utilisation des PDF peut contribuer à améliorer ces deux points.
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Améliorer la productivité et la sécurité dans le secteur juridique grâce à des outils PDF efficaces

 
On assiste actuellement à un bouleversement des rapports de force dans le secteur juridique. Depuis la récession de 2007-2008 (certains suggèrent même avant), ce sont les clients qui prennent les commandes. Les clients d’aujourd’hui exigent plus d’efficacité à moindre coût et ils n’hésitent pas à confier leurs affaires aux entreprises qui offrent le meilleur rapport qualité-prix.

En conséquence, les cabinets d’avocats comptent toujours plus sur les nouvelles technologies pour les aider à accroître leur efficacité, réduire leurs coûts et offrir les meilleurs services juridiques possibles. La plupart des cabinets d’avocats travaillent par exemple avec une quantité phénoménale de documents, donc une solution de gestion des documents éprouvée leur permet d’automatiser les processus papier, d’augmenter le recouvrement des coûts et d’améliorer la conformité. La bonne nouvelle, c’est que ces nouveaux gains profitent également aux clients : c’est gagnant-gagnant.
 

Les besoins du secteur juridique en matière de technologie : simplicité d’utilisation et sécurité

    Tout type de technologie ne peut malheureusement pas faire l’affaire. La plupart des cabinets d’avocats cherchent à optimiser leurs ressources existantes ou à mettre en œuvre de nouvelles solutions, mais leurs préoccupations restent axées sur l’utilisation qu’en feront leurs employés et la sécurité globale. Plus précisément, ils souhaitent investir dans des applications et des systèmes qui ont fait leurs preuves en matière de productivité, tout en protégeant leurs données les plus confidentielles. En d’autres termes, les cabinets d’avocats ont besoin de la technologie qui facilitera le travail de leurs employés, et ce en toute sécurité.

    Ces points de vue sont bien représentés dans l’enquête technologique ILTA 2015 récemment publiée. Selon cette enquête, 42 % des sondés ont indiqué que la « sécurité/gestion des risques » est l’un des trois principaux enjeux technologiques de leur entreprise. C’est de loin la préoccupation la plus sélectionnée. Ensuite, 31 % des cabinets d’avocats ont déclaré que « l’équilibre entre sécurité et simplicité d’utilisation » était leur plus grand défi en matière de sécurité. Enfin, lors du choix de leurs outils de travail (comme par exemple le déplacement des données vers le cloud), 44 % ont cité la sécurité comme leur principale préoccupation.

    De toute évidence, la simplicité d’utilisation et la productivité sont en tête des préoccupations, mais l’on ne devrait pas avoir à choisir entre l’un ou l’autre. Prenons par exemple l’utilisation des PDF dans le secteur juridique actuel. Les PDF sont extrêmement utilisés dans les cabinets d’avocats car ils permettent une gestion efficace des documents. La technologie PDF entraîne également une hausse de productivité en aidant les professionnels du droit à accélérer les processus les plus importants : examen et application des contrats, divulgation électronique, étude des privilèges, dépôt électronique et bien plus.

    En parallèle, les meilleurs logiciels PDF peuvent également permettre aux cabinets d’avocats de répondre à leurs exigences de sécurité les plus strictes. Ils peuvent convertir des documents juridiques papier en PDF et les garder en mémoire sous forme de fichiers sécurisés, garantissant du même coup la confidentialité des informations. En outre, les utilisateurs peuvent ajouter des mots de passe et des autorisations personnalisées à leurs fichiers PDF afin de contrôler et limiter leur visualisation, impression ou modification. Certains outils PDF comme Power PDF de Nuance® offrent même des fonctionnalités de rédaction perfectionnées qui permettent de supprimer les données sensibles des documents afin de pouvoir les partager en toute sécurité.

    La modification et la production de documents sont des pratiques centrales dans le secteur juridique que les cabinets d’avocats effectuent de plus en plus grâce aux outils PDF. Voilà peut-être la raison pour laquelle l’enquête ILTA a montré que, dans la catégorie « solution d’édition et de rédaction de fichiers PDF », Power PDF de Nuance a multiplié sa croissance par 7 (jusqu’à 15 %), alors que d’autres fournisseurs ont perdu leurs parts de marché.

    En plus du PDF, d’autres technologies peuvent aider les cabinets d’avocats à atteindre ces mêmes objectifs de productivité et de sécurité. Citons par exemple le recouvrement des coûts, la capture de documents, la gestion de leurs impressions et le développement mobile. Toutes ces pratiques sont conçues avec la simplicité et la sécurité à l’esprit, afin de répondre aux plus grands défis de toutes les entreprises.

    Sources:

    Solutions juridiques Nuance

    Découvrez comment les cabinets d'avocats peuvent améliorer leur productivité tout en augmentant la sécurité globale.

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