Pourquoi le papier ne disparaîtra pas de sitôt

Un récent article DSI examine pourquoi les documents papier existent toujours dans les entreprises, et pourquoi certaines tendances indiquent même une augmentation de notre dépendance à l'impression et à la numérisation du papier.
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Il y a encore trop de papier dans le monde du travail aujourd'hui

 
Internet, l’informatique en nuage, les appareils mobiles et autres technologies transfèrent actuellement les formes de communication traditionnelles vers le tout-numérique. En conséquence, la consommation actuelle de papier des entreprises a grandement diminué.

Cette tendance est certes positive, mais nous ne semblons pas encore tout à fait prêts à nous séparer du papier pour de bon. Par exemple, un récent article DSI citant les recherches de Wakefield et InfoTrends indique que :

  • 73 % des dirigeants et gestionnaires de PME impriment toujours au minimum 4 fois par jour.
  • Les entreprises dépensent jusqu’à 27 000 $ par an pour financer la gestion de leurs documents, ce qui correspond à une moyenne de 5 000 pages imprimées chaque mois.

Malgré tous les outils numériques disponibles au bureau, il est clair que beaucoup d’entre nous comptent encore sur les imprimantes, les scanners et même fax pour travailler chaque jour, ce qui oblige les entreprises à adopter une approche hybride numérique/papier pour la gestion de leurs documents.

Pourquoi cela ? Selon InfoTrends, il existe deux manières différentes d’imprimer, numériser et archiver, toutes les deux bien parties pour durer. La première est « l’impression sur le moment », c’est-à-dire l’impression de documents pour partager des idées spontanées et d’autres communications sur papier. L’autre catégorie concerne plutôt les processus « transactionnels ». Certains services comme les ressources humaines, la finance ou le juridique ont tendance à utiliser l’impression et la numérisation dans le cadre de leurs tâches quotidiennes. Ces tâches peuvent par exemple consister en l’impression de formulaires lors d’un nouvelle embauche, la numérisation de bons de commande ou l’impression de nouveaux contrats.

Mais il pourrait il y avoir une autre raison. Selon l’article, le papier reste le moyen universel et le plus familier pour faire des affaires, au sens traditionnel du terme. Ken Weilerstein, vice-président de la recherche chez Gartner explique : « Le papier est transportable, universel et reste une manière familière de partager et annoter des documents. Il est plus facile de lire de longs documents sur papier que sur un écran. » Weilerstein souligne également que le papier est universellement accepté comme valable pour les contrats et que les signatures sur papier sont encore plus souvent acceptées que toute sorte de signature numérique.

Enfin, fait surprenant, l’article indique que la prolifération des appareils mobiles aurait tendance à augmenter notre dépendance à l’impression et à la numérisation. En effet, les employés ont besoin de pouvoir déplacer leurs documents pour pouvoir les consulter sur divers appareils mobiles. Les professionnels de la vente ont par exemple besoin de numériser des présentations PowerPoint afin de pouvoir les utiliser sur une tablette ou de disposer de formulaires pour leurs clients sur leur téléphone. Tout cela a contribué à augmenter le besoin de numériser des documents.
 

Mais que faire alors ?

    L’article indique que de nombreuses entreprises ont adopté le concept du « presque sans papier » : les processus internes n’utilisent presque plus de papier, mais les processus externes peuvent encore comporter des processus de numérisation et d’impression. Certaines entreprises utilisent par exemple des techniques de capture de documents afin de transformer leurs documents papier en versions numériques et de les redistribuer dans les flux de travail existants. Trouver le bon équilibre entre la gestion de documents papier et numériques ne se limite pas simplement à diminuer sa consommation de papier. En effet, c’est également un moyen d’augmenter sa productivité, de réduire ses coûts et de bénéficier d’un nouvel avantage concurrentiel.

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