La fonction publique et ses bureaux passent au mobile

Les attentes des travailleurs de la génération Y ainsi que la popularité grandissante des appareils mobiles et de leurs applications font pression sur les agences publiques afin qu'elles adaptent les démarches administratives au format mobile. Le jeu en vaut la chandelle.
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À l’heure où nous parlons, deux fortes tendances structurelles transforment la nature des bureaux britanniques, et les administrations (nationales ou locales) n’y couperont pas.

Une tendance démographique tout d’abord : la génération Y va bientôt dominer le monde du travail. D’après le 14e sondage annuel mondial de PwC, d’ici 2020, la génération Y constituera 50 % de la force de travail mondiale.

La seconde tendance est technologique : les travailleurs (qui sont aussi des consommateurs) s’attendent à pouvoir accomplir n’importe quelle tâche via leur mobile et leurs applications. D’après le rapport mobile global de Comscore, 91 % de la génération Y possède un smartphone au Royaume-Uni.

Il n’est pas difficile d’imaginer comment la convergence de ces tendances touchera les agences publiques. Elles devront répondre aux demandeurs (les individus, les entreprises et autres organisations) qui souhaitent accéder et utiliser, n’importe où et n’importe quand, des informations d’ordre public ou administratif. En même temps, les dernières générations de fonctionnaires auront à cœur d’instaurer de nouvelles pratiques, plus mobiles, en termes de création, d’utilisation et de partage d’informations au travail.

Cela ressemble à un défi insurmontable, étant donné la lenteur historique des administrations à répondre aux changements générationnels, comme l’a prouvé par exemple la transition des démarches sur papier vers les démarches automatisées. Cependant, impossible d’ignorer l’engouement actuel pour le mobile, ni de continuer aveuglément à travailler sur papier.
 

De nouveaux outils pour de nouvelles normes

    Quelles mesures pourrait instaurer une agence publique avant-gardiste ? Tout d’abord, reconnaître et accepter le changements en cours dans les habitudes de travail. Ensuite, fournir aux employés les appareils mobiles, les applications et les services essentiels à l’application des nouvelles « normes de travail ».

    Un nouveau livre blanc publié par Nuance, « Securing, Automating, and Mobilizing Government Workflows », explique que passer les flux de travail de documents sur un environnement mobile peut bénéficier à la fois aux citoyens et aux travailleurs publics en déplacement. Par exemple :

    • Utiliser les appareils mobiles (les tablettes, les smartphones et les ordinateurs portables) pour saisir des données ou des informations à distance.
    • Tirer parti de la reconnaissance vocale pour entrer des informations à l’oral dans un formulaire électronique mobile.
    • Intégrer des documents papier au flux de travail grâce à l’appareil photo d’un smartphone ou d’une tablette (au lieu d’un scanner).
    • Faire passer les employés de leur bureau au terrain, afin de fournir un service plus efficace et personnalisé.

    Les applications de productivité optimisées pour mobile comme NSi Mobile de Nuance, proposent également d’autres fonctionnalités importantes comme le téléchargement sécurisé de fichiers ou de données vers des applications d’entreprise, le remplissage de formulaires à distance et l’impression sécurisée à la demande vers des imprimantes de bureau locales.

    Toujours plus influents, les travailleurs de la génération Y apportent de la mobilité au monde du travail et ils peuvent jouer un rôle clé en aidant les administrations à attirer, retenir et motiver leurs employés. De plus, insuffler du mouvement aux flux de travail traditionnels permet également de toucher du doigt d’autres objectifs, comme l’amélioration de la qualité des services rendus aux citoyens et la démonstration de leur efficacité à ceux-là même qui les supervisent et les financent. Peu importe l’angle avec lequel vous abordez la question, l’ère mobile a bel et bien commencé.

    Sources:

    Téléchargez notre livre blanc

    Téléchargez « Securing, Automating, and Mobilizing Government Workflows » aujourd'hui (en anglais).

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