Gérer ses documents différemment

La mise en œuvre de puissantes solutions de gestion des impressions et de recouvrement des coûts a permis à Hoge Fenton d'obtenir d'impressionnants résultats : économies financières, meilleure efficacité, productivité accrue. Découvrez comment votre entreprise peut bénéficier des mêmes avantages.
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Les cabinets d'avocats peuvent utiliser des solutions de gestion des impressions pour obtenir de meilleurs résultats

 
Même si on a tendance à associer les professions légales aux robes des juges, aux maillets en bois et à la balance de la justice, les imprimantes, les scanners et les photocopieurs en sont le véritable fer de lance. Pourtant, la plupart des cabinets d’avocats sont loin de tirer le meilleur parti de leur système d’impression, privant au passage leur société de nombreux bénéfices.

Comme le remplacement des imprimantes et des photocopieuses hors d’usage est inévitable, c’est l’occasion pour les cabinets d’avocats de se raccrocher au progrès technologique, d’améliorer les processus inefficaces et d’intégrer de nouveaux systèmes. Face à la concurrence, les avantages de cette transition sont nombreux et peuvent contribuer à augmenter le chiffre d’affaires tout en créant une image positive et innovante.

Aujourd’hui, par exemple, la plupart des équipements d’impression sont composés de produits multiples provenant de divers fournisseurs. Cela concerne aussi bien les photocopieuses que les scanners, les écrans et le matériel spécialisé. Se fier à tant de fournisseurs complique les procédures de dépannage et il est difficile de se rappeler qui fait quoi ou qui appeler quand quelque chose tourne mal. Tout ce temps perdu pourrait être mieux employé à fournir des services utiles aux clients.

Ajoutez à cela le fait que, de nos jours, la plupart des cabinets d’avocats possèdent des systèmes de gestion de documents pour suivre, gérer et stocker leurs documents numériques et réduire ainsi leur dépendance au papier. Pourtant, ces systèmes peuvent avoir été mis en place bien après la date d’achat des imprimantes de l’entreprise. Ainsi, les cabinets doivent maintenant remplacer non seulement leurs imprimantes, mais aussi les logiciels qu’elles utilisent. En permettant et en encourageant leur personnel à scanner leurs documents papier directement via des systèmes de gestion adaptés, les cabinets d’avocats peuvent considérablement améliorer leur productivité, réduire leurs frais de papier et de stockage et protéger les informations sensibles de leurs clients.
 

Hoge Fenton prend le contrôle de l’impression et des flux de documents

    Il y a peu, Hoge Fenton est passé par là, lorsqu’il a entamé le processus de remplacement de son armada d’imprimantes vieillissantes. L’entreprise s’était fixée comme objectifs de ne passer que par un seul fournisseur et d’assurer une efficacité maximale et un soutien aux avocats et au personnel. Seth Silapasvang, chef du service informatique de Hoge Fenton, résume la situation : « Rester à la page des technologies actuelles nous permet non seulement de gagner du temps et de l’argent, mais également de mieux servir nos clients. »

    Après avoir choisi les imprimantes multifonctions à acheter, Hoge Fenton a également opté pour un système de gestion des impressions puissant et un logiciel de recouvrement des coûts. Ces solutions permettent à l’entreprise d’améliorer les processus d’impression tout en s’intégrant parfaitement au système de gestion de documents et aux flux de travail. Le personnel peut à présent envoyer un document par courriel directement à partir des imprimantes multifonctions et des postes de numérisation. Il est également averti automatiquement lorsqu’un fichier est trop volumineux pour cela. Grâce à cette intégration, les employés de Hoge Fenton gagnent du temps et peuvent ainsi concentrer leurs efforts pour fournir un service exceptionnel à leur clientèle.

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    Quand le flux de travail fonctionne bien

      Les cabinets d’avocat gèrent un nombre impressionnant de documents. Que les avocats et le personnel se préparent à un procès, collaborent avec leurs associés ou se rendent au tribunal, chaque document doit être traité de façon précise, efficace et rentable. Aujourd’hui, les solutions de gestion des documents juridiques et de recouvrement des coûts peuvent contribuer à simplifier les budgets, rationaliser les systèmes et accroître la productivité.

      Sources:

      Toute l'histoire de Hoge Fenton

      Découvrez comment une meilleure gestion des documents a permis à un cabinet d'avocats de simplifier les processus d'impression et de numérisation afin d'améliorer l'efficacité et la productivité.

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