Comment réduire les coûts des entreprises par 30 % ?

Un bon nombre d’organisations ne sont pas conscientes des frais cachés du papier. Et ce alors qu'une récente étude menée par IDC a démontré que l'adoption du format numérique pouvait réduire jusqu'à 30% les coûts d'une entreprise. En plus de booster le revenu, le format numérique permet d'obtenir des résultats plus précis et de rationaliser les modèles commerciaux. Dans cet article, Jeff Segarra passe en revue les avantages inattendus liés au passage au format numérique et comment réaliser des économies.
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femme blonde remplissant un formulaire papier à une réception

Le saviez-vous ? Une recherche conduite par Deloitte & Touche a montré que près d’un quart des documents papiers en entreprise sont égarés et ne sont jamais retrouvés. Quelles sont les causes de ce problème, peut-on les éviter ?

La grande majorité des processus métier débute à l’aide d’un formulaire. Qu’il s’agisse des ventes, des achats ou des ressources humaines, chaque service capture les informations et les échange au moyen de formulaires.

Les professionnels assujettis à de lourdes obligations en matière d’archivage de documents, tels que les cabinets juridiques, les services financiers et les professionnels de santé, doivent remplir une multitude de formulaires exigés par les autorités. On estime que les coûts de personnel liés à la gestion de documents s’élèvent à six fois les coûts d’impression et de papier. Dans le milieu médical, les obligations en matière d’archivage des documents représentent plus de 20 % des coûts de dotation des cliniciens et du personnel soignant. Tous ces différents formulaires représentent une proportion importante des dépenses des entreprises.

De nombreuses entreprises utilisent encore le format papier pour des raisons essentiellement pratiques. Les formulaires papier peuvent être signés et en cas d’action judiciaire, un document original comportant une signature manuscrite constitue un excellent moyen de preuve. Les formulaires papier ne requièrent pas non plus d’infrastructure informatique. Ils sont complètement indépendants des matériels et des logiciels et peuvent facilement être distribués en interne, dans des lieux publics, par la poste ou bien par fax.

Toutefois, ces avantages évidents sont contrebalancés par d’importants inconvénients. Les formulaires papier manquent de flexibilité, une fois imprimés, ils ne peuvent plus être édités. De plus, les données collectées par formulaire papier sont très difficiles à traiter. La discontinuité des supports est inévitable au moment de transférer les données de formulaires papier vers des systèmes électroniques. Ce processus de capture peut être réalisé manuellement, ou automatiquement à l’aide d’un logiciel de reconnaissance de texte. Mais dans ce cas, les résultats obtenus risquent d’être peu satisfaisants, surtout dans le cas de données manuscrites. Dans tous les cas, le processus de capture est source d’erreurs et génère des données peu fiables. Il n’est donc guère surprenant de constater que, dans une étude réalisée par The Data Warehousing Institute (TDWI) et emagixx, seules 36 % des 108 entreprises allemandes interrogées se déclarent satisfaites de la qualité de leurs données.

Même pour les entreprises qui souhaitent simplement archiver des données de documents papier sans traitement supplémentaire, le choix de ce type de format peut s’avérer problématique. Le stockage des documents papier demande beaucoup de place et les coûts d’entreposage sont importants. L’AIIM (Association for Information and Image Management) estime que l’archivage d’un document papier coûte environ 20 euros. Le temps perdu à rechercher un document coûte en moyenne près de 120 euros. Selon l’AIIM, le coût pour se procurer à nouveau ou recréer un document perdu s’élève à 220 euros. En marge de ces préoccupations financières, la perte des documents peut également avoir de sérieuses conséquences, comme le montre une étude réalisée par IDC, dans laquelle plus de 75 % des 1500 responsables informatiques interrogés reconnaissent que des processus documentaires inefficaces ont exposé leur entreprise à des risques sérieux ou à des problèmes de conformité au cours des cinq dernières années.

La solution à tous ces problèmes ? L’utilisation de formulaires PDF pouvant être remplis directement à l’écran. Un formulaire PDF s’affichera correctement sur presque tous les appareils et pourra facilement être édité par son propriétaire, il sera également sécurisé de manière simple pour que d’autres utilisateurs puissent le modifier facilement.

Cependant de nombreuses entreprises persistent à utiliser le format papier. Les utilisateurs doivent imprimer le formulaire reçu et le retourner au destinataire approprié par la poste ou par fax, alors qu’il serait plus rapide pour eux de le remplir directement à l’écran et de le renvoyer par e-mail.

Certains aspects liés à la confidentialité des données rendent également problématique l’utilisation des formulaires papier et PDF imprimés. Le format PDF permet de spécifier un groupe d’utilisateurs autorisés pour un document. Toute personne ayant physiquement accès aux dossiers, que ce soit de façon accidentelle ou non, ou qui se trouve devant une imprimante ou un télécopieur lorsqu’un formulaire est imprimé ou envoyé, présente une menace pour la sécurité des informations sensibles. Les documents papier peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains, sans qu’il soit possible de le prouver. En comparaison, un document PDF peut être crypté ce qui empêche les utilisateurs non autorisés d’afficher les documents protégés.

Pour résumer, la numérisation des formulaires d’entreprises permet donc d’accélérer les échanges tout en réduisant les risques d’erreurs. Les analystes estiment qu’un traitement électronique complet des formulaires réduit d’un tiers les risques commerciaux et juridiques. Selon IDC, ces systèmes permettent d’accroître les revenus de 36 % et de réduire les coûts de 30 %.

Sources:

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