Oubliez le fax, faites connaissance avec les IMF

Utilisez-vous encore un télécopieur ? Découvrez comment faire le grand saut dans l'ère numérique avec de meilleurs outils d'impression, de capture et de travail.
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Remplacez les télécopieurs par des IMF, plus efficaces et sécurisées

 
« Faxe-le-moi s’il te plaît. » Entend-on cette phrase souvent de nos jours ?

Il se peut que ce soit plus souvent qu’on ne le pense dans certains milieux. Même si de nouveaux outils plus performants, comme l’e-mail, auraient pu évincer le fax depuis longtemps, cette bonne vieille machine fait toujours partie du paysage.

Pourquoi ? Pourquoi les gens s’accrochent-ils désespérément à cette technologie désuète qui fait figure de dinosaure dans le monde numérique actuel ?
 

La peur de lâcher prise

    Curieusement, la réponse tient en deux éléments: des processus de travail qui n’ont pas été adaptés aux solutions modernes de numérisation de documents et l’inertie humaine.

    Le service de santé britannique NHS exige que les documents transmis entre les médecins, les cliniques, les hôpitaux et les assureurs soient « sécurisés » et que des « précautions raisonnables » soient prises lors de l’envoi de messages sur toutes les plateformes. En pratique, de nombreux professionnels de santé en ont déduit que le fax, qui est difficile à intercepter s’il est envoyé via une ligne téléphonique analogique, remplit ces conditions contrairement à l’e-mail, qui peut être intercepté sur le réseau à moins d’être crypté.

    Dans le domaine légal, les avocats doivent suivre les règles des tribunaux auxquels ils sont soumis. De nombreux tribunaux acceptent les signatures télécopiées à la place des documents originaux, mais ils n’acceptent pas les signatures envoyées par e-mail. De plus, la communication entre avocats et juges se fait par le biais des greffiers, elle passe par les avocats de la partie adverse et elle est archivée dans les dossiers officiels pour chaque procès. Dans la plupart des juridictions, les e-mails ne sont pas autorisés pour communiquer ; on préfère le courrier traditionnel ou la livraison privée, tandis que fax reste un second choix acceptable.

    D’autres milieux réglementés, comme les banques et les assurances, sont également adeptes du fax. En effet, on considère souvent que les contrats télécopiés ont la même valeur juridique que la version signée en personne. En outre, plusieurs générations de travailleurs ont développé une sorte de fidélité au fax, qui représente pour eux un moyen de communication efficace, fiable et sûr.
     

    Dire adieu à la télécopie

      Cependant, ceux qui continuent d’utiliser les télécopieurs aujourd’hui ignorent certainement les inconvénients considérables handicapant les entreprises du 21ème siècle. Parmi eux :

      • des coûts plus élevés ;
      • une sécurité incertaine pour les documents ;
      • des reproductions de mauvaise qualité ;
      • un impact environnemental (déchets papier, cartouches…) ;
      • l’utilisation de lignes téléphoniques analogiques dédiées.

       

      Les imprimantes multifonctions et la sécurité des logiciels

        Toutes les organisations qui traitent des documents régulièrement gagnent à adopter l’imprimante multifonctions (IMF) et les logiciels de capture de documents pour remplacer le fax. En plus de la télécopie, les IMF permettent d’imprimer, de copier, de numériser et d’envoyer des e-mails. Elles permettent non seulement d’envoyer et de recevoir des fax, mais d’intégrer la télécopie à toutes les autres tâches documentaires que vous effectuez au travail. Et si vous ajoutez à votre IMF un logiciel de capture perfectionné, elle vous permettra de profiter des avancées technologiques que le télécopieur ne peut plus offrir (Internet, Cloud…).

        Si on le compare nombre de technologies obsolètes, le télécopieur a offert pendant longtemps de bons et loyaux services. Mais il est temps de le mettre au placard. Les IMF d’aujourd’hui portent le futur de la capture de documents, les avantages du fax, sans aucun risque de sécurité.

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