Qu’est-ce que le filtrage et en quoi est-il nécessaire pour la protection des documents ?

Que ce soit dans les administrations publiques, les cabinets juridiques, les banques ou les entreprises commerciales, il est primordial de veiller à ce que les informations confidentielles ne tombent pas entre de mauvaises mains. Pour ce faire, on a souvent recours à des processus laborieux et chronophages. Qui plus est, avec l'ère numérique, la quantité de documents que les entreprises doivent gérer s'est multipliée : il existe donc un risque plus important que ces documents s'égarent là où ils ne devraient pas être. Heureusement, il existe aujourd'hui le filtrage électronique qui vous permet de faire face à problème de manière rapide et efficace.
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Avocate travaillant sur un dossier dans une bibliothèque et utilisant un outil de filtrage pour dissimuler les informations sensibles dans les documents.

 
Dans le cadre professionnel, il est souvent nécessaire de partager des documents ou un ensemble de fichiers contenant des informations sensibles ou confidentielles. Par exemple, si vous êtes médecin, vous pourriez avoir à faire une conférence devant des pairs pour présenter votre travail : vous devrez alors supprimer les noms des patients et les données susceptibles d’identifier ces derniers. Pour beaucoup d’autres professionnels, la dissimulation des informations confidentielles est un enjeu majeur lors du partage de documents. Par exemple, un avocat doit être particulièrement vigilant quand il partage les informations dont il dispose sur un dossier aux différentes parties juridiques.

Dissimuler les informations à la main est un travail chronophage et laborieux : il faut parcourir tout le document (ou, bien souvent, les documents) pour identifier chaque mot, chaque expression ou chaque trace écrite qui doit être supprimé. Mais les entreprises et les professionnels ne sont-ils pas déjà assez occupés ? Et pourtant, certains contextes imposent de le faire si l’on veut s’assurer de la sécurité des informations confidentielles. De plus, dans de nombreux cas, il s’agit d’une obligation légale pour ne pas enfreindre les règles en matière de sécurité et de confidentialité des données. Heureusement, il existe une manière beaucoup plus simple et beaucoup plus efficace de supprimer des informations sensibles d’un document : utiliser un logiciel de filtrage.
 

Qu’est-ce que le filtrage ?

    Le terme « filtrage » indique simplement qu’une partie du texte est dissimulée pour des raisons de sécurité ou légales. De nos jours, cette opération est généralement numérique : le texte est recouvert d’un rectangle noir ou d’une marque similaire. Bien évidemment, le rectangle doit être disposé de manière à ne pas pouvoir être supprimé et à cacher le texte original inopportun.
     

    Pourquoi le filtrage est-il nécessaire pour la sécurisation des documents ?

      Comme nous en avons eu la preuve récemment, le monde de la politique et de l’espionnage ainsi que la sécurité nationale peuvent être bouleversés si des informations qui auraient dû être dissimulées sont divulguées au public. Il y a quelque temps, le FBI a montré des documents à la Maison-Blanche supposés faire partie d’un dossier secret russe. Ces documents contenaient des informations scandaleuses concernant le président élu, Donald Trump. Il avait été affirmé que toutes les informations sensibles (comme le nom des sources ayant fourni les informations en Russie) des copies avaient été dissimulées. Cependant, une copie dont les informations sensibles n’avaient pas été dissimulées a réussi à échapper aux mailles du filet. Elle a été dévoilée à la presse, puis publiée dans son intégralité non censurée sur BuzzFeed, mettant ainsi en danger ces sources cachées.

      La plupart du temps, le filtrage d’informations ne se joue pas dans des contextes aussi dramatiques et dignes de roman d’espionnage ; mais, pour beaucoup d’entreprises, il reste un enjeu primordial.
       

      Outils de filtrage PDF

        Heureusement, des outils logiciels de filtrage, comme ceux offerts par Power PDF de Nuance, vous permettent de dissimuler des informations dans les PDF et autres documents de manière rapide et sécurisée. Les logiciels de filtrage vous permettent d’indiquer les informations à supprimer. Vous disposez de plusieurs options pour le faire.

        Avec Power PDF, il vous suffit de surligner les parties du texte ou les données à dissimuler. Vous pouvez également choisir la marque graphique qui sera utilisée pour dissimuler le texte. Lorsque vous avez effectué ces opérations, vous pouvez décider d’appliquer la dissimulation de ces informations de manière permanente et irrévocable. Si vous avez affaire à un document volumineux ou à plusieurs documents, ce qui est sûrement le cas, le filtrage à la main de toutes les informations à dissimuler est un travail chronophage et fastidieux qui risque d’entraîner des erreurs.

        La solution Nuance vous permet d’effectuer un filtrage automatique du document en recherchant un mot, une expression ou plusieurs expressions. Vous pouvez ainsi être sûr de n’oublier aucune occurrence des informations qui doivent êtres dissimulées. Power PDF offre une fonctionnalité qui peut s’avérer encore plus pratique dans certains cas. La fonctionnalité « looks like search pattern » (critères de recherche basés sur la ressemblance) permet d’indiquer un certain type de données à rechercher et à dissimuler, comme les numéros de téléphone ou les numéros de carte de crédit.

        Bien que ces méthodes soient efficaces, le processus de filtrage peut prendre énormément de temps si vous devez traiter un grand nombre de PDF (des documents juridiques complexes, par exemple). Mais, n’oubliez pas qu’un logiciel de filtrage peut traiter plusieurs documents simultanément, et donc grandement simplifier le processus.

        L’ère numérique a fait surgir de nouvelles menaces en termes de sécurité et de confidentialité, mais, heureusement, elle a également apporté des solutions efficaces pour y faire face. Que vous travailliez dans la justice, la santé ou un service national de renseignements, nous vous recommandons vivement d’utiliser les outils logiciels de filtrage qui sont à votre disposition.

        Apprenez-en davantage sur Power PDF et ses fonctionnalités de filtrage, entre autres.12

        Sources:

        Évitez les erreurs humaines.

        Si vous travaillez dans le secteur juridique, public ou de la santé, ne faites pas la même erreur que Trump : utilisez Power PDF, un logiciel de filtrage intelligent auquel vous pouvez faire confiance.

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