Réduire la quantité de formulaires papier grâce au bon convertisseur PDF

Les formulaires papier pèsent sur le budget des entreprises. Les formulaires PDF entièrement électroniques sont une solution plus adaptée, offrant des économies de temps et d'argent à chaque étape de leur utilisation.
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Tout comme l’invité impoli qui s’impose trop longtemps, les formulaires papier nous semblent faire partie du décor, inoffensifs et difficiles à déloger. Pourtant, un simple regard objectif sur l’impact des formulaires papier au sein des entreprises suffit à réaliser que leurs défauts sont plus nombreux que leurs avantages. Il est clair que les entreprises ont besoin d’une alternative adaptée au 21e siècle, comme un convertisseur de PDF.

Un avantage des formulaires papier est qu’ils ne dépendent pas du matériel informatique et des logiciels. Ils sont simples à distribuer. Ils peuvent être signés ; un original signé à la main peut constituer une preuve utile. Mais ces avantages ne font pas le poids face aux insuffisances structurelles des formulaires papier à chaque étape de leur utilisation.

Usage unique : une fois les formulaires papier imprimés, vous ne pouvez plus les modifier. La moindre modification de l’original nécessitera du travail, une réimpression et l’élimination des copies devenues obsolètes.

Difficultés de traitement : des problèmes peuvent survenir lorsque les données recueillies depuis un formulaire papier doivent être transférées vers un système électronique. Ce processus prend du temps et fait courir le risque d’erreurs humaines à chaque nouvelle saisie.

Ralentissement des flux de travail : chaque processus commercial dépendant de formulaires papier (ou des données qu’ils contiennent) est ralenti par les nombreuses étapes : les documents doivent être localisés, les données doivent être transcrites, du temps est perdu lors du transit, etc.

Difficultés de stockage : les formulaires papier prennent énormément de place, ce qui peut générer des coûts faramineux.

Difficultés d’accès : si un procès, une enquête ou une loi vous oblige à fournir rapidement un formulaire en particulier, bonne chance ! Deloitte & Touche a estimé que près de 25 % de la documentation papier de chaque entreprise disparaît, perdue à jamais.

Il n’est donc pas étonnant que de nombreuses entreprises aient adopté des solutions alternatives aux formulaires papier. Certaines de ces solutions sont heureusement bien plus efficaces que les formulaires papier. La création de formulaires sous forme de fichiers PDF et leur distribution par voie électronique en est un bon exemple. De nombreuses entreprises créent également des formulaires au format PDF mais obligent leurs utilisateurs à convertir ces fichiers en version Word ou en version Excel pour qu’ils les impriment et les remplissent à la main.

Logiciels PDF : pour des formulaires plus fonctionnels
La meilleure option est de profiter pleinement des avantages du format PDF. En effet, les logiciels PDF perfectionnés d’aujourd’hui permettent à la fois d’afficher des formulaires de manière fiable et sécurisée sur tous les supports informatiques et d’effectuer de manière électronique toutes les étapes de leur utilisation : conception, instructions aux utilisateurs, distribution, capture de données (remplir les formulaires), traitement de données, stockage et récupération sur demande.

Les formulaires créés à partir d’un logiciel PDF peuvent être affichés correctement sur tous les systèmes d’exploitation classiques, nécessitant seulement un lecteur PDF gratuit ou des navigateurs courants type Firefox ou Chrome. Les formulaires PDF à remplir peuvent être complétés directement à l’écran puis envoyés par voie électronique et/ou sauvegardés pour future référence.

Les logiciels PDF professionnels tels que Power PDF de Nuance peuvent même extraire les données pertinentes d’un formulaire complété et les envoyer aux systèmes de gestion des RC, PGI ou RH, afin qu’un simple formulaire devienne une source de données en temps réel facilitant les prises de décision automatisées.

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