Éviter les erreurs humaines au cours du processus d’achat

Pour les professionnels du secteur juridique au cœur du processus d'achat en entreprise, la précision des contrats est essentielle. Ce n'est pas tout : en soi, le processus d'achat peut se révéler particulièrement fastidieux. Dans un monde aussi rapide que le nôtre, temps perdu rime souvent avec perte de profits et opportunités manquées pour une entreprise. Toutefois, grâce à des outils logiciels modernes dédiés au traitement des documents juridiques, cette situation n'est plus justifiée.
Par
Avocat stressé travaillant tard le soir car il a constaté une erreur humaine dans son contrat

 
Certains contrats de prestation sont rapidement établis et conclus, par exemple lorsqu’il s’agit des services de restauration au bureau ou des fontaines à eau. D’autres sont prodigieusement complexes : lorsque plusieurs départements se partagent les compétences, les risques et les failles potentiels sont omniprésents. Dans ces situations, un contrat solide est indispensable et souvent très prenant.

Selon l’article publié par le site Web General Counsel News, pour nombre d’entreprises, plus d’un mois s’écoule entre la première poignée de main avec un fournisseur ou un partenaire et la signature réelle du contrat. L’article s’appuie sur les résultats d’une enquête autour de la gestion des contrats. Ainsi, elle en conclut que ce délai s’explique principalement par un manque d’automatisation dans le processus contractuel. En effet, 74 % des sondés déclarent que leurs processus ne sont pas automatisés. De plus, 68 % indiquent que leurs processus contractuels font « très souvent » l’objet d’erreurs humaines.

Même lorsque les professionnels chevronnés, tels que les avocats, s’attèlent à cette tâche, les erreurs sont monnaie courante, car tous sont des humains. Dans de nombreux secteurs, une erreur peut facilement passer inaperçue, sans avoir d’effet quelconque. À l’inverse, elle peut au mieux se montrer très gênante, au pire catastrophique dans les processus contractuels. Voilà la différence principale.
 

De quels types d’erreurs humaines parle-t-on ?

    • Fautes d’orthographe ou de frappe
    • Chiffres, montants ou détails erronés
    • Informations ou détails passés inaperçus dans les contrats reçus

    Osler, dans son article sur les écueils à éviter dans les contrats de prestation, déclare que « dans le processus d’achat, les erreurs représentent constamment un risque de litiges. Lorsque les erreurs sont décelées au terme du processus, après sélection du lauréat, les participants qui ont remporté le marché peuvent s’en servir pour se retirer d’un contrat qui ne leur convient plus et inversement, les participants déçus peuvent se défendre en plaidant de réexaminer leur enchère à la lumière des informations corrigées. »

    La fréquence d’apparition des erreurs et leur gravité peuvent être exacerbées par des facteurs purement humains : fatigue, stress, fatuité, manque de ressources/personnel ou pression accrue, facteurs décrits par Salmir Dias JR dans son article sur les douze conditions souvent à l’origine des erreurs.

    Ces écueils peuvent être évités non seulement en réduisant l’impact des facteurs source d’erreur humaine, mais également en développant un système qui facilite la détection et la correction de ces erreurs à un stade précoce, avant la finalisation des contrats commerciaux et le terme du processus d’achat. Ces « outils de prévention d’erreurs humaines » se présentent sous forme de solutions logicielles, et s’adaptent au traitement de documents juridiques numériques et papier.

    Dans le cadre du processus d’achat, les documents juridiques sont complexes, nombreux et longs par nature. C’est l’une des causes principales qui explique que les erreurs passent souvent inaperçues. En vous appuyant sur une solution telle que Power PDF, vous pouvez vérifier ce type de documents facilement ET méticuleusement.

    Par exemple, vous avez la possibilité de numériser les documents papier avec Power PDF pour les convertir au format PDF. Vous pouvez ainsi effectuer des recherches à l’aide de la fonctionnalité de recherche intelligente Nuance.  Avec la recherche intelligente, vous pouvez rechercher des mots ou expressions spécifiques dans les documents numérisés, mais également des détails typiques, comme des codes de contrats et des numéros de téléphone, en fonction de modèles de caractères.

    De même, Power PDF vous permet aussi de vérifier en un clin d’œil les contrats d’achat que vous ou un membre de votre équipe avez rédigé. Une fois qu’elles sont identifiées automatiquement, ces erreurs humaines peuvent être corrigées instantanément à l’aide de la fonction d’édition PDF intégrée au logiciel. Si vous travaillez au sein d’une équipe nombreuse, vous pouvez tirer parti des fonctions collaboratives de Power PDF pour ajouter des commentaires et annotations aux contrats de prestation à l’état d’ébauches, dès que cela s’avère nécessaire.

    Une fois que la version du contrat vous satisfait, vous pouvez aussi utiliser les fonctionnalités de gestion de la sécurité et des droits Microsoft pour protéger, sécuriser et partager le document. Ces fonctions vous permettent d’ajouter des mots de passe aux documents afin de les protéger (chiffrement AES 128 bits ou 256 bits) ainsi que de définir des autorisations personnalisées pour en contrôler l’accès.

    Avec Power PDF, gagnez du temps et évitez de coûteuses erreurs dans vos contrats juridiques lors du processus d’achat. Pour en savoir plus sur les solutions Nuance pour les documents juridiques, cliquez ici.

    Sources:

    Éliminer les erreurs de contrats

    Grâce à Power PDF de Nuance, numérisez et effectuez instantanément vos recherches dans les contrats reçus et vérifiez systématiquement les contrats juridiques rédigés par votre équipe.

    Learn more

    Étiquettes :