Comment les systèmes de gestion d’impression peuvent-ils vous aider à faire des économies ?

Il est facile d’oublier les coûts générés par les impressions. Un ou deux salariés utilisant un peu d’encre et quelques feuilles de papier ne paraît pas excessif, mais dans une entreprise de plus de 20 employés les coûts mensuels peuvent exploser, si on imprime constamment. La gestion des impressions permet aux entreprises de contrôler mieux les dépenses en sachant ce qui est imprimé, quand et par qui pour réduire les coûts et augmenter vos profits.
Par
Cadre utilisant une tablette pour montrer son travail à ses collègues un fichier pdf

 
La gestion d’impression est un facteur important dans une entreprise, en effet une mauvaise gestion des impressions peut engendrer une perte d’argent conséquente pour ces dernières. Pour pallier à ce problème et économiser de l’argent, les entreprises peuvent se tourner vers des solutions de gestion d’impression.
 

Qu’est-ce que la gestion d’impression ?

    En résumé, la gestion d’impression est le procédé par lequel une entreprise épaulée d’un logiciel spécialisé, entretient, surveille et contrôle son environnement d’impression et la productivité qui en découle.
     

    Quelle est l’importance de la gestion d’impression en entreprise ?

      Une bonne stratégie de gestion d’impression présente de nombreux avantages pour une entreprise :

      • Réduction des coûts
        Une étude réalisée par Gartner Group a montré qu’en moyenne 1 à 3 % des revenus annuels des entreprises sont consacrés aux frais d’imprimerie et aux impressions documentaires. La majorité de ces coûts est superflue. C’est le cas des impressions en couleur qui sont souvent inutiles et très onéreuses (de 5 à 10 fois plus chères que les impressions classiques en noir et blanc).
        Les entreprises qui n’ont pas de système de gestion ont le plus souvent recours à des prestataires de services pour l’acquisition de matériel et de logiciels, les réparations et l’achat de fournitures liés aux travaux d’impression. Ce genre de besoins représente également des frais inutiles pour les entreprises. L’utilisation d’un système de gestion d’impression permet à ces dernières de centraliser tous les éléments d’impression et assure donc un suivi approprié.
      • Recouvrement des frais
        Les entreprises disposant de systèmes de gestion d’impressions peuvent évaluer efficacement les activités d’impression pour leurs clients extérieurs, ce qui permet à ces derniers d’être facturés avec précision et d’ainsi recouvrir leur frais de manière efficace. Les cabinets d’avocats par exemple, gardent une trace de tous les travaux d’impressions qu’ils effectuent pour chaque client afin de pouvoir par la suite les facturer. Cependant, cela se fait souvent manuellement et manque de précision. En effet, selon plusieurs études, plus de 80 % des documents sont négligés quand les enregistrements sont faits manuellement. Dans le cas inverse, un système de gestion d’impression effectue cette tâche automatiquement et avec précision.
      • Analyse et amélioration des flux de travail
        Les réseaux et systèmes d’impression sont complexes à mettre en place et leur maintenance est difficile. L’efficacité de ces derniers joue un rôle très important dans les flux de travail d’une entreprise, ils permettent d’assurer la livraison des documents en bonne et due forme, en temps et en heure. Ils ont également un impact sur la productivité des entreprises. Un flux de travail efficace peut être interrompu par des imprimantes obsolètes, inefficaces. Ces dernières peuvent également réduire l’efficacité du flux de travail en cas de panne. En l’absence de système de gestion d’impression, les imprimantes ne sont pas entretenues correctement ce qui raccourcit leur durée de vie.
      • Réduction de l’empreinte carbone des entreprises
        Les systèmes de gestion d’impression jouent également un rôle important dans la réduction de l’empreinte carbone des entreprises pour diverses raisons. Tout d’abord, par la réduction des déchets (en économisant du papier), de l’usage d’électricité (en employant des techniques d’économie d’énergie) et en enlevant les imprimantes inutiles du réseau. Ces initiatives économiseront également de l’argent aux entreprises.
      • Amélioration de la productivité
        Un système de gestion d’impression bien installé aide à augmenter la productivité en s’assurant qu’aucun employé n’ait à se soucier d’une panne d’imprimante. La maintenance de prévention assure que les imprimantes n’aient pas de pannes trop récurrentes et que le remplacement des cartouches d’encres soit traité avant que le stock ne s’écoule. Une optimisation continue des systèmes de gestion d’impression permet d’identifier les meilleurs emplacements pour ceux ayant besoin d’un large volume d’impression.
      • Libération des ressources informatiques
        Enfin, un système de gestion d’impression bien opéré permet de libérer les ressources informatiques qui sont en général très coûteuses aux entreprises. Cela permet aux services informatiques de se focaliser sur des problèmes d’organisation critiques, comme la sécurité, au lieu de perdre du temps à s’occuper des pannes d’imprimantes ou au remplacement des cartouches d’encre.

      Les logiciels de gestion d’impression sont définitivement un plus pour les entreprises qui décident de s’en équiper. Non seulement ces derniers aideront à identifier les problèmes avant qu’ils n’affectent la productivité, mais ils permettront également aux entreprises de faire des économies. N’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui pour trouver la solution de gestion d’impression adaptée à vos besoins.

      Économisez dès maintenant

      Apprenez comment la gestion des services d'impression peut réduire vos coûts et améliorer la gestion de documents dans votre entreprise.

      Learn more

      Étiquettes :