Cinq raisons pour lesquelles les documents papier ne sont pas sûrs

Aujourd'hui plus que jamais, la sécurité des documents est une préoccupation majeure des entreprises et des particuliers. Bien qu'il soit peut-être impossible de garantir la parfaite sécurité de toutes les données (face à ceux qui souhaitent les voler ou les altérer), il existe plusieurs niveaux de risques qui sont directement liés aux formats utilisés pour stocker les données. Dans cet article, nous répertorions les risques auxquels s'exposent les personnes qui choisissent le papier pour consigner leurs données importantes.
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Pile de fichiers enchaînés et verrouillés

 
Nous vivons dans une ère où les informations sont surabondantes. En effet, quasiment tout le monde peut accéder à une véritable montagne d’informations en quelques clics. Cependant, derrière cette myriade illimitée d’opportunités se cache une foule de risques. Visibles ou dissimulés, ils peuvent instantanément mettre en péril des données vitales ou essentielles, à travers le piratage informatique, les logiciels malveillants, les accès non autorisés, les suppressions, pertes ou communications accidentelles.

Face à de tels risques pour votre entreprise et vos données personnelles, il peut être tentant de revenir aux habitudes passées et d’utiliser à nouveau les méthodes papier pour garantir la sécurité des données importantes. Toutefois, mettre en place cette idée peut vous exposer à de plus grands dangers encore.
 

Les risques associés au papier

    Lorsque l’on étudie le niveau de risque qu’implique la technologie (ancienne ou nouvelle), il peut être utile de quantifier et d’identifier les menaces réelles rencontrées. Suivant ce point de vue, voici cinq risques associés à l’utilisation des documents papier. Les risques de sécurité liés au papier doivent être mesurés, tout particulièrement suite à une récente étude qui révèle que 58 % des employés continuent d’imprimer et de signer leurs documents manuellement, simplement par habitude.

    1. Vol: bien que les documents numériques soient en danger face aux hackers qui prennent le contrôle de vos réseaux informatiques, les documents papier sont tout aussi susceptibles d’être volés sous votre nez. Voilà le plus grand risque couru dans ce cas : alors qu’un document numérique peut être chiffré et protégé par mot de passe, son homologue papier peut être consulté instantanément sans que personne ne contrôle l’accès physique à la copie. Il est bien sûr possible de placer vos documents dans un coffre-fort, mais si vous traitez de grandes quantités de données, cette solution risque de s’avérer peu pratique.

    2. Destruction: les documents numériques peuvent facilement être sauvegardés dans le cloud et stockés sur des emplacements multiples en toute sécurité. En revanche, les copies papier peuvent être détruites ou perdues, en cas d’incendie ou d’autre événement, et conserver plusieurs exemplaires à des emplacements différents peut accroître le risque de sécurité.

    3. Accès et partage non autorisés: les documents papier peuvent facilement être transmis d’une personne à l’autre, et se soustraire aisément aux protocoles d’échanges et aux privilèges d’accès. Même s’ils ne dont pas partagés de façon délibérée, s’ils sont laissés sans surveillance, les documents peuvent être consultés, volés ou copiés. Votre entreprise est susceptible d’en pâtir sur plusieurs plans, et dans certains cas elle est exposée à des pénalités financières conséquentes.

    En revanche, avec les documents électroniques, l’accès privilégié peut être facilement mis en place afin que seuls les individus autorisés y aient accès et puissent partager les données (à l’aide des fonctions de privilèges d’accès qu’offrent les outils tels que Power PDF). D’autre part, il est possible de mettre en place une surveillance du partage, afin de veiller à ce que seules les personnes choisies puissent accéder aux documents.

    4. Suivi des modifications impossible: imaginons que les documents soient transmis d’une personne à l’autre au cours du processus commercial. Avec les documents papier, il n’est pas possible de savoir qui a modifié un document, quelles sont les modifications apportées ni si le document que vous tenez dans vos mains est la version définitive. Grâce aux logiciels PDF numériques, il est possible de consigner la moindre modification et d’apposer une signature électronique sur le document. Ainsi, la falsification et les modifications non autorisées le rendent nul.

    5. Négligence lors de l’élimination: la plupart des données disposent d’une durée de vie fixe. La fin de cette durée de vie peut représenter un moment de vulnérabilité important, et les personnes qui cherchent à les voler ne le savent que trop bien. Les enregistrements électroniques peuvent être supprimés de façon numérique et entièrement effacés. Ainsi, il est impossible d’y accéder à nouveau ou de les récupérer. À l’opposé, si vous souhaitez conserver vos documents ad vitam aeternam, le papier n’est pas un bon média car c’est un matériau périssable. Certains formats PDF numériques sont spécialement conçus pour résister à l’épreuve du temps.
     

    Passer au numérique

      Voilà seulement quelques-unes des raisons pour lesquelles il convient, en matière de sécurité, d’abandonner le papier au profit de l’utilisation exclusive du numérique pour vos données confidentielles. Bien d’autres arguments sont valables pour envisager de passer au bureau « sans papier », entre la protection de l’environnement, la réduction des coûts administratifs et l’augmentation de la productivité.

      Sources:

      Logiciels PDF : plus de sécurité

      Power PDF offre de nombreuses fonctions destinées à améliorer la sécurité des documents. Découvrez-les sans attendre.

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