Cinq façons d’améliorer la sécurité de vos impressions aujourd’hui

Les imprimantes multifonctions (IMF) sont devenues indispensables dans le monde du travail. Mais sont-elles vraiment sans risque ? Les experts assurent que non, ce qui signifie que les départements informatiques devraient toujours prendre des mesures pour les sécuriser. Voici cinq étapes pour vous aider à démarrer.
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Améliorer la sécurité globale en appliquant ces conseils liés aux IMF

 
Si vous deviez dresser la liste des points réseau les plus vulnérables sur votre lieu de travail, il est probable que vous omettiez l’un des risques les plus courants : les imprimantes multifonctions (IMF). Plus que de simples photocopieuses, imprimantes et scanners, les IMF continuent de se perfectionner et d’ajouter des fonctionnalités qui améliorent la productivité au travail. Bien que pratiques, ces fonctionnalités exposent le réseau à un ensemble de vulnérabilités contre lesquelles il faut se prémunir.

Dans un rapport récent intitulé Copier Data Security: A Guide for Businesses, la Commission Fédérale du Commerce place les imprimantes numériques au même niveau que les ordinateurs. Cette comparaison est justifiée étant donné que les copieurs numériques et les imprimantes multifonctions ont de plus en plus de points communs avec les ordinateurs.

Réfléchissez à la manière dont on utilise ces appareils aujourd’hui. Les employés les utilisent pour numériser des documents et les envoyer à leurs ordinateurs ou directement à des contacts par courriel. L’équipe informatique ne peut compter que sur des alertes automatiques pour lui indiquer que le niveau d’encre est bas ou qu’un appareil est en panne. Les IMF peuvent même se mettre à jour elles-mêmes grâce à des correctifs logiciels reçus via le réseau. Ces fonctionnalités indiquent que les IMF, tout comme les PC, fonctionnent avec des disques durs, des connexions réseau et des micrologiciels incorporés.

Nous allons aborder cinq façons de protéger le flux de vos documents en sécurisant les points d’accès physiques et électroniques associés aux IMF. Autrement dit, vous pouvez améliorer la sécurité des IMF et des impressions en les considérant comme des ordinateurs ou des appareils mobiles. Voici la marche à suivre.

  • Exiger l’authentification des utilisateurs

      Cela permet la vérification, l’analyse et le suivi de l’activité des utilisateurs, ainsi que diverses autres fonctions de sécurité. Une IMF que l’on peut utiliser de façon anonyme est une IMF vulnérable. De tels appareils sont susceptibles de subir diverses formes d’abus et rendent l’identification de la source d’une fuite de données pratiquement impossible.

    • Centraliser la vérification de l’activité réseau

        Cette vérification permet aux IMF de stocker les informations de suivi dans une base de données. Dans le cas d’une violation de données, cette simple fonctionnalité vous permettra de remonter jusqu’à l’appareil à la source de la fuite, authentifier l’utilisateur responsable et d’identifier où les données ont été envoyées.

      • Chiffrer les données vers et depuis les IMF

          Les disques durs contenus dans les appareils multifonctions modernes permettent de mettre en cache des images de documents numérisés et des documents imprimés. En conséquence, tous les supports à mémoire rémanente utilisés pour mettre des informations en cache sur l’appareil doivent être en mesure d’effacer des données afin de protéger les informations sensibles.

        • Diriger exclusivement vers les réseaux de confiance

            Adoptez des solutions qui permettent aux IMF de valider les métadonnées saisies par les utilisateurs. Par exemple, les hôpitaux devraient toujours valider les numéros de téléphone composés sur les IMF afin d’empêcher les télécopies vers des numéros non fiables. Les sociétés financières devraient toujours valider les adresses e-mail afin que les documents numérisés sur une IMF ne puissent pas être envoyés à des adresses e-mail non autorisées. Toujours dans la même logique, les entreprises qui utilisent encore la télécopie dans leurs opérations quotidiennes devraient veiller à ce que leurs IMF utilisent des lignes sécurisées et protégées contre la fuite de données.

          • Instaurer des règles concernant les impressions

              Sécuriser correctement un appareil commence par instaurer l’identification de chacun de ses utilisateurs, puis contrôler ce qu’ils sont autorisés à faire. Imposer des règles aux impressions permet d’exiger entre autres que les utilisateurs soient physiquement présents pour imprimer leurs documents (en rentrant un code, par exemple) La sécurité s’en trouve améliorée et les utilisateurs non autorisés ne peuvent plus accéder aux documents confidentiels imprimés.

            Ces cinq étapes peuvent avoir un impact considérable sur la sécurité de vos documents. Découvrez comment vous pouvez sécuriser votre réseau lorsque vous utilisez des appareils multifonctions. Les solutions de sécurisation des documents par Nuance peuvent vous aider à protéger votre environnement de travail et à éliminer la plupart des risques associés aux imprimantes multifonctions et aux copieurs numériques.

            Améliorer la sécurité des IMF

            Découvrez comment la solution complète de gestion des impressions, de capture de documents et de processus mobiles par Nuance peut vous aider à éradiquer d'éventuelles failles de sécurité.

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