Cabinets juridiques : les nombreux avantages des logiciels PDF

Par nature, le système juridique (et tous les processus associés) implique un volume important de documents en transit au sein de votre bureau. Bien sûr, ce phénomène peut représenter un défi de taille pour vos ressources, mais à l'aide des bons outils et en ajustant simplement le processus documentaire, vous pouvez réaliser des économies de temps et d'argent conséquentes afin d'apporter plus de flexibilité à votre entreprise. Poursuivez votre lecture pour découvrir les multiples avantages associés à l'utilisation d'un logiciel PDF pour le traitement de vos documents.
Par
Juriste souriant assis à son bureau

 
En l’espace d’une semaine, les cabinets juridiques voient d’importantes quantités de documents transiter au sein du bureau, lorsque ceux-ci n’y sont pas stockés. Ainsi, la sûreté du stockage et la facilité d’accès aux dossiers archivés sont des problèmes omniprésents. Face à ces défis, il convient de surmonter de multiples difficultés afin de garantir que le cabinet fonctionne de façon constante et efficace.

  • Coûts : qu’il s’agisse des coûts de main-d’œuvre ou des coûts d’impression, mis bout à bout, les frais (même insignifiants) peuvent devenir conséquents.
  • Temps : vos équipes passent certainement beaucoup de temps à traiter des documents. Ce temps pourrait être mis à profit sur des activités plus productives.
  • Gaspillage : sans parler des coûts d’impression et d’élimination des supports, les processus documentaires sur papier constituent un véritable gaspillage environnemental. Voilà une problématique que les cabinets juridiques ne peuvent pas prendre à la légère au XXIe siècle.
  • Précision : lors de la saisie manuelle de données et d’informations issues de documents juridiques, les taux de précisions sont variables, tout particulièrement en cas de forte charge de travail. Lorsque ces informations revêtent un caractère critique, même une petite erreur peut avoir des répercussions catastrophiques.
  • Accès et archivage : sur la quantité de documents qui transitent dans les bureaux, certains doivent pouvoir être consultés fréquemment tandis que d’autres sont susceptibles d’être stockés pendant de longues périodes.

 

Les logiciels PDF peuvent-ils faciliter les flux de travail des cabinets juridiques ?

    Fort heureusement pour les avocats et les cabinets juridiques, en plus d’augmenter les quantités d’information et de données à traiter, l’ère numérique leur apporte de meilleures solutions documentaires pour gérer ce flux entrant. Les logiciels PDF font partie de ces outils qui permettent de révolutionner les processus documentaires et les flux de travail des cabinets juridiques. En réalité, un seul logiciel est capable d’apporter de nombreux avantages à votre cabinet.

    Réduire l’espace de stockage et le gaspillage

    Un logiciel PDF vous permet de réduire significativement l’espace dédié au stockage des dossiers papier, et d’éliminer le gaspillage. Lors de la réception de documents, il suffit de les numériser et de les archiver sous forme numérique, sur des disques durs locaux ou bien sur le cloud.

    Stocker les documents en toute sécurité

    La sécurité des données est une préoccupation majeure des cabinets juridiques : vous devez être capable de protéger vos documents et d’empêcher tout accès non autorisé. Les logiciels PDF tels que Power PDF vous permettent de chiffrer vos documents et de les protéger par mot de passe afin que leur accès soit réservé aux personnes autorisées.  Il est également possible de limiter l’impression et le partage, ainsi que d’apposer une signature électronique sur le document pour empêcher les modifications illégitimes ou les falsifications.

    Garantir une précision accrue

    Avec la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR), au lieu d’obtenir une image statique du document, vous pouvez enregistrer un exemplaire composé de champs de texte et de chiffres qui peuvent faire l’objet de recherches. Grâce à cette fonctionnalité, les imprécisions liées à la numérisation manuelle sont éliminées et la recherche instantanée d’informations est facilitée. Ces données peuvent ensuite être importées directement dans des bases de données, des logiciels, des feuilles de calcul ou d’autres programmes selon vos besoins.

    Gagner en temps et en ressources 

    Grâce à l’automatisation de vos processus documentaires, vous pouvez libérer considérablement vos ressources. En effet, les juristes et les secrétaires juridiques n’ont plus à passer du temps à saisir des données. Voilà comment vous pouvez augmenter la productivité et l’efficacité de votre entreprise. De plus, la possibilité d’archiver de grandes quantités de documents sans avoir besoin de lieux de stockage physique est un avantage indéniable.

    Fournir un accès à distance facilité

    Dans un environnement juridique de plus en plus agile, donner la possibilité aux juristes professionnels d’accéder aux documents dont ils ont besoin peu importe où ils se trouvent dans le monde est un atout majeur dans la gestion de vos flux de travail. Une fois numérisés, ces documents peuvent être instantanément téléchargés vers des services cloud et disponibles en ligne pour tous ceux qui disposent des droits d’accès.

    Tous ces avantages montrent bien pourquoi de plus en plus de cabinets juridiques utilisent des solutions PDF pour gérer leurs flux de travail.

    Sources:

    Temps, argent & précision

    Si vous êtes prêt à faire entrer votre cabinet juridique dans l'ère du numérique, découvrez des solutions PDF pour révolutionner vos flux de traitement documentaire.

    Learn more

    Étiquettes : , , , , , , ,