Les avantages de la numérisation du papier

Alors que les entreprises du monde entier cherchent à améliorer leurs performances, nombre d'entre elles reconnaissent que la numérisation de documents papier représente une priorité. Bien que le papier soit pratique à bien des égards, il est en réalité intrinsèquement inefficace.
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Alors que les entreprises du monde entier cherchent à améliorer leurs performances, nombre d’entre elles reconnaissent que la numérisation de documents papier représente une priorité. Bien que le papier soit pratique à bien des égards, il est en réalité intrinsèquement inefficace.

Par exemple, chercher un document dans des classeurs, des boîtes ou des dossiers fait perdre un temps fou. La distribution de documents est un autre défi qui demande du temps de copie, des frais postaux coûteux, des frais de transport nocturne et des transmissions par fax inefficaces (et souvent précaires). Éditer des documents papier est inefficace : ils doivent être saisis à nouveau, sachant que compléter un formulaire papier demande déjà du temps. Enfin, le papier est un support vulnérable, il n’est sauvegardé que lorsqu’il est copié.

Pour toutes ces raisons, la tendance s’est clairement dessinée. Tout d’abord, numériser dès que possible. Ensuite, si le papier fait partie d’un processus de travail existant, il doit être numérisé rapidement et efficacement. Pour répondre à ces besoins, les utilisateurs numérisent des documents vers leur poste de travail, à la demande, grâce à des imprimantes multifonctions (IMF) pour une numérisation centralisée, ou dans de rares cas, depuis des stations de numérisation.

Si vous n’êtes pas familier avec la numérisation de documents papier, il est important de souligner que le processus de numérisation en lui-même ne représente que la moitié du travail. L’autre moitié commence lorsque les utilisateurs tentent de convertir l’ « image » numérisée du document au format adapté et efficace.

Les documents numérisés prennent vie et présentent un réel intérêt si l’image du document peut être convertie en texte consultable et formatif. Pour ce faire, de bons outils sont nécessaires à la transformation de l’image numérisée du document en ressource utilisable utile.

Numériser du papier présente plus d’avantages que vous ne le pensez. Selon une étude récente de PricewaterhouseCoopers :

  • Les entreprises dépensent 15 GBP de main d’œuvre pour classer un document, 90 GBP pour retrouver un document mal classé, et 164 GBP pour reproduire un document perdu.
  • 90 % des pages traitées chaque jour dans un bureau classique sont en fait simplement mélangées.
  • Un document est copié en moyenne 19 fois.
  • 7,5 % de tous les documents sont perdus, 3 % sont ne sont pas correctement classés.

Vous voulez en savoir plus sur les avantages de la numérisation de documents ? Les outils d’automatisation et de flux de documents Nuance offrent des gains de productivité tangibles et réduisent les coûts en rationalisant la manière dont les employés créent, partagent, stockent et utilisent les documents au bureau.

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Sources:

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