Pour automatiser vos budgets avec la technologie OCR, la précision est vitale

Aujourd'hui, tout le monde parle d'automatisation. Cette technique offre de nombreux avantages en matière d'efficacité, d'économies et de rationalisation. Toutefois, pour automatiser correctement vos processus financiers, vous devez absolument faire le nécessaire pour valider leur précision. Sinon, vous risquez de troquer vos gains de productivité par une situation cauchemardesque où il est impossible de savoir si les chiffres sont fiables.
Par
Homme d'affaires qui tire à l'arc dans un champ

 
La bonne gestion quotidienne d’une entreprise et sa pérennité au fil des années requièrent inévitablement le traitement de montagnes d’informations financières et budgétaires. Trésorerie, comptes client, paiement des annuités, frais exceptionnels, dépenses des employés, factures des fournisseurs… autant de facteurs qui participent à l’activité de l’entreprise, sans compter les encaissements, la rémunération des salariés et les relances d’impayés. Ce sont des chiffres qui génèrent en eux-mêmes des frais non négligeables lorsque l’on prend en compte le temps passé par le département de comptabilité et les autres employés à traiter cette liste infinie de chiffres.

Fort heureusement, il est désormais possible d’automatiser bon nombre de ces opérations numériques, à l’aide de logiciels capables de reconnaître tous les chiffres, et de les transmettre sur vos comptes et bases de données concernés. Toutefois, si vous prévoyez de confier ces tâches essentielles à une machine, vous devriez vous assurer de leur précision, ou vous pourriez perdre temps et argent, bien plus que ce que vous espériez gagner.
 

La promesse de la reconnaissance optique des caractères

    L’automatisation des processus financiers repose une technologie clé : la reconnaissance optique des caractères, ou OCR. Pour faire court, la technologie ROC, lorsqu’elle est couplée au processus de numérisation des documents, reconnaît tous les chiffres et le texte de vos factures ou bilans annuels par exemple. Il ne s’agit pas de scanner l’image de l’encre sur le papier, mais d’identifier les données numériques, les lettres et les mots qu’elle représente. Ils peuvent ensuite être sortis au format électronique choisi et transmis directement à votre logiciel de comptabilité et à vos rapports budgétaires.
     

    Éviter le phénomène « garbage in, garbage out »

      Si vous n’aviez jamais entendu parler de cette technologie auparavant, vous êtes certainement impatient de l’essayer. Néanmoins, prudence est de mise. Évidemment, internet regorge de solutions logicielles gratuites ou peu onéreuses qui prétendent fournir le traitement de documents par OCR, mais celles-ci sont souvent imprécises dans leurs résultats. Elles ne sont peut-être pas toutes entièrement inefficaces, mais des erreurs même minimes lors de la numérisation peuvent avoir des conséquences désastreuses.

      Par exemple, imaginons cette situation : toutes les factures de l’année sont numérisées à l’aide de la technologie OCR afin de calculer les dépenses totales des fournisseurs et contractuels pour boucler un audit. Dix pour cent des documents numérisés comportent une erreur : un chiffre est mal identifié ou des chiffres sont ajoutés par exemple. Si l’on considère les centaines de documents numérisés, quelle sera la différence entre les totaux des rapports et la réalité ?

      Prenons une autre hypothèse : un zéro supplémentaire est ajouté à une facture numérisée par erreur. Ainsi, le paiement correspond à 1 000 € au lieu de 100 €. Même si cette erreur est repérée et rectifiée par l’intervention humaine, c’est du temps de perdu. L’objectif principal de l’automatisation des tâches est ainsi perdu de vue. En utilisant des solutions qui manquent de précision, les pratiques de traitement et de gestion des documents ne gagnent en rien et suivent la règle du « garbage in, garbage out ». En d’autres termes, si la saisie (la conversion OCR) est de mauvaise qualité, les résultats sont mauvais. Si vous ne pouvez pas vous fier aux résultats, la solution n’en est pas une.
       

      Choisir une solution de confiance

        Il existe heureusement sur le marché des solutions de traitement des documents par ROC qui sont parfaitement précises, pour un prix abordable. Elle vous permettront d’automatiser efficacement vos processus financiers. Omnipage de Nuance est une solution de ROC dotée de multiples fonctionnalités et utilisée par les entreprises du classement Fortune 100. Elle se sert de la technologie « 3DC » pour identifier intelligemment le texte, qu’il soit imprimé ou manuscrit, numérisé ou analogique. Omnipage est également compatible avec la plupart des formats et des applications de productivité utilisés en entreprise, notamment PDF, Excel, Word et HTML.

        Découvrez de plus près les bénéfices de l’automatisation du traitement des documents par OCR pour votre entreprise.

        Sources:

        Budgets automatisés et précis

        Ne prenez pas le risque de vous tromper. Choisissez une solution de traitement des documents reconnue sur le marché.

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