Comment automatiser le traitement des factures avec la technologie ROC ?

Pour beaucoup de petites entreprises, il est difficile de gérer toutes les tâches du quotidien, surtout quand on a affaire à un grand nombre de fournisseurs. Le traitement des factures fait partie de ces tâches. Toutefois, aujourd'hui, vous avez la possibilité d'automatiser le processus de facturation, et donc de gagner beaucoup de temps. La solution est la reconnaissance optique de caractères (ROC).
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Jeunes hommes d 'affaires croulant sous sa pile de documents. La meilleure solution pour lui serait d'opter pour la technologie ROC et d'automatiser le traitement des factures.

 
Pour toute entreprise qui travaille avec un certain nombre de fournisseurs (que ce soit des entrepreneurs indépendants, des sociétés de services ou des sociétés fournissant des matières premières), le traitement des factures à la main est un processus chronophage qui se répète chaque semaine ou chaque mois. La tâche consiste à rentrer les données à la main quand elles arrivent, afin que les paiements puissent être effectués.

Cette opération doit nécessairement être exécutée par un ou plusieurs membres du personnel. Cela signifie également que de l’argent doit être dépensé sous forme de salaires pour rémunérer les employés qui s’occupent de traiter les paiements. Toutefois, le temps passé à facturer manuellement n’est pas le seul problème. En effet, l’erreur humaine est également un risque : une seule erreur de frappe peut retarder les paiements car il faudra, entre autres, prendre le temps de retrouver ces erreurs inévitables et de les corriger. De plus, si l’on dispose d’un système de classement peu fonctionnel et de techniques de gestion des factures inefficaces, il sera difficile de retrouver les dossiers et d’effectuer des vérifications croisées.

Ces problèmes de rigueur sont encore plus susceptibles d’arriver si plusieurs employés sont en charge de la comptabilité et que les vérifications ne sont pas effectuées correctement. Avec le temps, vos dossiers de factures seront complètement désordonnés et inaccessibles.

Vous avez peut-être remarqué que tous ces facteurs négatifs entraînant des problèmes de facturation ont un point en commun : l’erreur humaine. Cependant, de nos jours, les risques et les inconvénients induits par l’élément humain peuvent être considérablement diminués voire éliminés et ce, grâce à la reconnaissance optique de caractères (ou technologie ROC).
 

Comment automatiser le traitement des factures avec la technologie ROC

    Il y a bien longtemps que vous pouvez numériser vos factures dans une base de données pour les stocker sous forme numérique. Cependant, si vous ne faites que les numériser, vous ne profitez pas au maximum des technologies de pointe aujourd’hui disponibles pour faciliter la manière dont vous travaillez. La simple numérisation ne fait que créer une copie statique du document original (en d’autres termes, une photographie) qui ne peut pas être modifiée. De plus, comme il s’agit d’une image, votre ordinateur ne reconnaît pas le texte et les chiffres que contient le document. Vous ne pouvez donc pas effectuer de recherches efficaces dans les différentes factures que vous avez numérisées.

    La technologie ROC fonctionne différemment. Elle a été nommée ainsi (reconnaissance optique de caractères) parce que le logiciel qu’elle utilise est capable de déchiffrer le texte du document numérisé. En pratique, cela signifie que vous pouvez rechercher du texte dans ces images numérisées (comme vous le feriez dans un autre document) et même modifier le texte ultérieurement. Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles si vous voulez :

    • Rechercher rapidement une facture, qu’elle soit récente ou ancienne
    • Corriger les erreurs sur les factures

     

    Traitement des factures avec la technologie ROC

      Changer sa façon de travailler peut faire peur. Sachez toutefois que traiter vos factures avec le logiciel ROC OmniPage de Nuance est assez simple et que vous serez vite récompensé de vos efforts. Voici une description générale du processus :

      1. Numérisez vos documents dans OmniPage séparément ou par lots.
      2. Exécutez la fonction ROC pour rendre le texte modifiable. À ce moment-là, vous pouvez corriger les erreurs ou effectuer tous les changements nécessaires à l’aide la fonction de modification du texte.
      3. Une fois que vous avez terminé, enregistrez vos factures dans le dossier ou l’emplacement réseau de votre choix, puis exportez-les vers le logiciel de paiement.

      Le logiciel ROC de Nuance vous permet de faire des recherches complètes dans toutes vos factures numérisées et d’accéder à ces dernières quand vous le voulez via le cloud.

      Pour illustrer ces propos avec un cas concret, prenons l’exemple (en anglais) de MDS Software. Cette entreprise a parfaitement réussi à intégrer la technologie ROC de Nuance dans ses processus. En effet, MDS Software cherchait une solution pour augmenter la puissance de son logiciel de gestion des biens MDS Explorer afin de numériser les factures rapidement et précisément. Avec OmniPage Server, les clients de cette entreprise peuvent numériser les factures et renseigner directement les champs requis dans leur logiciel de comptabilité. Ensuite, les factures sont envoyées pour être approuvées électroniquement.

      Adam Friedberg, vice-président de MDS, a déclaré : « OmniPage se vend beaucoup plus facilement que notre ancienne solution. Grâce à Nuance, nous pouvons ajouter des utilisateurs à notre logiciel et traiter des volumes plus importants sans aucun problème. »
       

      Principaux avantages du traitement des factures avec la technologie ROC

        • Économies considérables grâce à la réduction/suppression de la saisie manuelle des données
        • Élimination des erreurs potentielles liées à la saisie manuelle des données
        • Réduction du temps de traitement des factures

        Renseignez-vous davantage sur OmniPage pour savoir comment ce logiciel peut aider votre entreprise.

        Sources:

        La puissance d'OmniPage

        MDS Software offre à ses client un traitement des factures révolutionnaire grâce à OmniPage Server. En savoir plus sur notre étude de cas.

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