Big data : n’oubliez pas les données confinées dans vos documents papier et PDF

La plupart des entreprises connaissent déjà le concept de big data, et savent que ce dernier peut les aider à prendre de meilleures décisions commerciales. Mais, jusqu'à maintenant, beaucoup d'entreprises ont sous-évalué la valeur d'une autre source de données qui peut être utilisée de la même manière : les documents papier et les fichiers PDF. Cet article présente quatre technologies dont vous pouvez vous servir pour extraire des données critiques de vos documents et réaliser les principaux objectifs que vous vous êtes fixés.
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« Big data » Bien plus qu’un simple anglicisme à la mode qu’on a du mal à comprendre, le concept de big data est apparu il y a quelques années, et est désormais un outil utilisé par de nombreuses entreprises. Pour ceux qui l’ignorent encore, le big data consiste à recueillir et analyser de gros volumes de nouveaux types de données. Il s’agit, par exemple, des données traditionnelles structurées que l’on trouve entre autres dans une base de données (comme les informations sur les clients ou même les fichiers journaux générés automatiquement) ou de nouveaux types de données non structurées venant des sites de réseaux sociaux, d’images, de fichiers vidéo, de données d’un site Web, etc.

Une fois extraits, ces énormes volumes de données peuvent être analysés par des solutions de big data sophistiquées afin de mettre en évidence des types de comportement, des tendances et d’autres éléments. En s’appuyant sur ces analyses, les entreprises peuvent prendre des décisions commerciales plus avisées et améliorer leurs interventions stratégiques.
 

Le rôle des documents dans le big data

    À l’heure actuelle, on peut affirmer que la plupart des entreprises connaissent le potentiel commercial du big data. Elles ont donc soit déjà mis en place une stratégie soit commencé à évaluer les différents outils et technologies existants afin de profiter des avantages que le big data peut offrir.

    Alors que ces entreprises s’efforcent de trouver de nouvelles sources de données significatives, un grand nombre d’entre elles est en train de se rendre compte que les documents dont elles disposent (sous forme papier et PDF) contiennent de précieuses informations. Prenons l’exemple d’une compagnie d’assurance qui collectionne les rames de documents papier pour entreposer toutes les informations sur ses clients. Ces documents contiennent une grande quantité d’informations cruciales comme la police d’assurance des clients, leurs revenus et autres données sur les finances, leurs dossiers médicaux, leurs parcours professionnels, leurs archives familiales, etc. En utilisant les outils appropriés, il est possible d’analyser ces informations pour anticiper les événements à couvrir par l’assurance, attirer et retenir les clients, réduire les risques, et même établir des stratégies pour éviter les procès liés aux fautes professionnelles et autres fraudes.

    Il s’agit bien sûr d’un scénario idéal, mais les entreprises ne sont toujours pas au point sur la manière d’extraire efficacement ces informations confinées dans les documents papier. Encore pire, beaucoup d’entre elles sous-estiment l’un des moyens les plus efficaces : les solutions d’imagerie documentaire.
     

    Solutions de gestion des documents et des flux de travail

      Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions pour la capture de documents et les flux de travailla reconnaissance optique de caractères (ROC)les fichiers PDF et l’imagerie documentaire mobile . Elles peuvent toutes être utilisées pour extraire des informations cruciales, et les intégrer aux processus et outils professionnels tels que les applications de big data. Nous allons expliquer comment chacune de ces solutions fonctionne et voir en quoi elles offrent des avantages pour le big data.

      • Capture de documents et flux de travail : il s’agit du point de départ. Les solutions de capture permettent de transformer les documents en ressources numériques et de les intégrer en toute simplicité aux processus et aux applications de l’entreprise. Par exemple, les technologies de pointe dédiées à la capture logicielle de documents permettent à la fois de capturer des documents papier et de les distribuer en toute sécurité aux systèmes professionnels de l’entreprise.
      • Reconnaissance optique de caractères (ROC) : les outils ROC permettent de convertir rapidement et facilement des documents papier, des fichiers PDF et des formulaires en des documents qui pourront être automatiquement archivés ou intégrés dans une application de big data. De plus, comme ces outils sont extrêmement précis, l’ensemble des données est extrait de manière appropriée. Les fonctionnalités avancées, telles que le routage automatique de document, permettent de s’assurer que les documents se retrouvent à la bonne place.
      • PDF : il est désormais facile de convertir les fichiers PDF en documents Word ou autre format. De plus, les solutions PDF permettent aux utilisateurs d’exporter les informations contenues dans des formulaires qui ont été remplis, de manière à pouvoir rechercher et analyser des données dans des fichiers PDF.
      • Mobile : enfin, les solutions mobiles de capture et d’impression permettent aux employés de capturer et d’envoyer des documents et des images, puis de les intégrer dans les systèmes existants de gestion des flux de travail de l’entreprise. En d’autres termes, ces applications permettent de transformer les appareils mobiles des employés en outils professionnels performants qui peuvent recueillir de gros volumes de données et les intégrer aux processus professionnels fondamentaux.

      Si vous souhaitez exploiter davantage le big data et passer à l’étape suivante pour pouvoir extraire des informations cruciales qui se trouvent actuellement dans des documents, découvrez les solutions de gestion documentaire qui peuvent vous y aider.

      Sources:

      Utilisez des outils big data

      Découvrez les solutions de gestion documentaire Nuance qui vous permettent d'améliorer les processus, la collaboration et la productivité.

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