7 points à prendre en compte lorsque vous choisissez un logiciel PDF avec licences groupées

Beaucoup de personnes en charge des achats informatiques dans des entreprises cachent leur peur bleue de trouver ou renouveler des licences logicielles groupées. Lorsqu'il s'agit de solutions PDF, plusieurs points sont à prendre en considération : le coût, la complexité, les fonctionnalités, pour ne mentionner que quelques exemples. Cependant, ce choix peut offrir d'excellentes opportunités. Si vous prenez bien en considération les sept éléments présentés ci-dessous, vous trouverez sans aucun doute la meilleure solution PDF destinée à plusieurs utilisateurs pour votre entreprise.
Par
Un responsable des achats informatiques stressé face aux demandes du personnel

 
Il existe de nos jours un grand nombre de solutions PDF disponibles sur le marché sous forme de licences groupées. Pour choisir celle qui convient à votre entreprise, vous devez prendre en compte différents éléments. Pour vous aider à déterminer le logiciel PDF le plus adapté pour vous, nous avons dressé la liste des points les plus importants à prendre en compte.
 

1. Courbe d’apprentissage simple

    Le facteur le plus important (du moins du point de vue de vos collègues) est de disposer d’un logiciel intuitif, c’est-à-dire que son utilisation ne nécessitera pas un réapprentissage intensif ou la modification des processus. Il s’agit également d’un point clé pour beaucoup de responsables de services. Il faut donc choisir une solution PDF relativement facile à utiliser pour éviter d’avoir à dispenser une formation poussée.
     

    2. Éviter les plug-ins

      Un piège assez courant dans lequel on peut tomber lorsqu’on achète un logiciel, c’est de choisir la licence sans vraiment comprendre ce qui vient avec. Lorsque vous étudiez les différentes options qui s’offrent à vous, vérifiez que le logiciel standard fournit toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Si tel n’était pas le cas, vous devrez par la suite acheter des plug-ins supplémentaires pour arriver à vos fins.
      La meilleure solution PDF sous forme de licences groupées est celle qui offre un maximum de fonctionnalités à tous les employés sans que vous n’ayez à acheter de modules complémentaires pour accéder à certaines capacités.
       

      3. Essayer le logiciel

        Le problème principal avec les progiciels de gestion intégrés (ERP) pour les petites entreprises, c’est que vous risquez de signer un contrat pour une durée assez longue et que vous pouvez vous rendre compte au final que le logiciel est inadapté, inefficace ou de mauvaise qualité. Pour éviter ce piège, une solution simple s’offre à vous : choisissez une solution sous forme de licences groupées qui vous autorise à la tester via une version d’essai gratuite. Ainsi, avant d’acheter le produit, vous pouvez le tester et vérifier qu’il répondra à vos besoins.
         

        4. Une seule licence pour plusieurs utilisateurs

          Il est primordial de respecter la conformité des licences. Si tel n’était pas le cas, vous pourriez avoir à payer des frais supplémentaires ou des amendes. C’est dans cette optique que vous pouvez envisager d’acheter un logiciel PDF qui peut être géré via un seul modèle de licence plutôt que d’avoir à gérer plusieurs licences et différentes versions du même logiciel. Pour cela, choisissez simplement une solution PDF qui vous permet de gérer plusieurs utilisateurs avec une seule licence.
          Il est également préférable d’éviter les contrats qui portent à confusion. Choisissez plutôt un fournisseur logiciel qui propose une licence simple décrite sur une seule feuille, plutôt qu’un contrat interminable avec une énumération de règles.
           

          5. Processus de renouvellement du contrat

            Au moment du choix d’une solution PDF multiutilisateur, ce point peut paraître comme un peu trop d’anticipation. Cependant, il est important de penser aux conséquences de cet achat à l’avenir, et donc de se renseigner sur le processus de renouvellement des licences. Les licences basées sur un abonnement sont en général à éviter : elles peuvent amener les fournisseurs à vous harceler, elles sont plus souvent sujettes aux audits et elles vous obligent à vous poser la question du réabonnement tous les un ou deux ans. La plupart du temps, le mieux est de choisir un logiciel dont la licence est illimitée : pas besoin de renouveler ni de renégocier, la licence est pour vous à tout jamais.
             

            6. Assistance client

              Même si le logiciel que vous avez choisi est efficace et adapté à vos besoins, il peut s’avérer abominable si l’assistance client n’est pas performante pour vous aider à résoudre un problème ou à l’intégrer à vos processus internes.
              Misez sur une entreprise qui fait de l’assistance client une priorité. Il est toujours conseillé de parler à quelqu’un avant d’acheter afin d’apprécier le niveau de service, que ce soit par téléphone ou par messagerie instantanée.
               

              7. Rentabilité

                Les personnes en charge des achats informatiques dans les entreprises choisissent parfois les solutions de licences groupées les plus chères du marché, car elles pensent à tort qu’un prix élevé est synonyme de haute qualité (surtout lorsqu’il s’agit de logiciels PDF). Nombre de personnes pensent qu’Adobe est le roi du PDF. En réalité, il existe d’autres solutions PDF qui offrent des documents 100 % compatibles, légitimes et acceptés par le secteur. Le succès d’Adobe ne tient qu’au fait qu’il a été le premier à commercialiser ces produits. Ce n’est pas parce qu’une solution n’est pas chère qu’elle n’est pas efficace. Considérez différentes solutions PDF, et vous serez peut-être agréablement surpris!

                Sources:

                Essayez la version gratuite

                Nous voulons vous aider à choisir la solution PDF adaptée à votre entreprise. Découvrez ce que Power PDF peut faire pour vous grâce à notre version d'essai gratuite sans engagement.

                Learn more