7 conseils pour changer de fournisseur de logiciels PDF avec brio

Chaque fois que vous changez de logiciel, vous savez que la réadaptation sera potentiellement compliquée. Mais, la bonne nouvelle, c'est que la plupart de ces problèmes peuvent être anticipés si vous y accordez le temps et l'attention nécessaires en amont. Faites-le, et vous réussirez à changer de fournisseur de logiciels PDF en toute simplicité ! Pour vous assurer que ce changement soit un succès, lisez nos sept conseils ci-dessous.
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Jeune technicien informatique effectuant un changement de logiciel PDF

 
Lorsqu’on envisage de changer un logiciel utilisé au quotidien par de nombreux employés, il est relativement normal de craindre cette transition. Peur, par exemple, d’être tenu responsable des problèmes et des bugs occasionnés par les utilisateurs ou, pire encore, par la direction. Peur de ne pas avoir assez de temps pour gérer la transition pour les différentes tâches quotidiennes ou de ne pas bénéficier d’une assistance suffisante de la part du fournisseur. La liste est longue ! Changer de fournisseur de logiciels PDF ne devrait pas être un processus laborieux. Ces sept étapes simples vous aideront à y parvenir tout en évitant les difficultés.
 

1. Impliquez la direction

    Dans certaines entreprises, qu’elles soient petites et informelles ou grandes et éparpillées, le changement de logiciel peut être « fait en douce » sans passer par les « pourparlers officiels ». Cette approche peut très bien fonctionner si tout se passe sans heurt. Mais, en cas de problème, que fait-on ? Pour éviter ce genre d’embarras fâcheux, il est préférable de toujours demander l’accord de la direction de votre entreprise avant d’entamer les procédures de changement d’un logiciel.
     

    2. Vérifiez le contrat logiciel dont vous dépendez actuellement

      Avant d’envisager de changer de logiciel, il est impératif de vérifier le contrat que vous avez signé avec votre fournisseur actuel. Il ne sera pas très opportun de passer à un logiciel PDF plus efficace ou plus rentable si votre abonnement actuel n’est pas fini, et que vous vous retrouvez au final à payer les deux logiciels.

      Lorsque vous choisissez votre nouvelle licence logicielle, envisagez plutôt les solutions PDF qui ne proposent pas de modèle d’abonnement mensuel ou annuel.
       

      3. Essayez le logiciel avant de l’acheter

        Beaucoup de personnes en charge des achats informatiques dans les entreprises ont vécu une situation cauchemardesque comme celle-ci : elles se sont lancées tête baissée dans l’achat d’un logiciel, et se sont rendu compte après coup que la nouvelle solution sur laquelle elles avaient misé n’était pas à la hauteur de leurs espérances. Encore pire, il peut arriver que le logiciel ne dispose pas des fonctionnalités dont les employés ont besoin pour faire leur travail correctement, ou que les processus utilisés soient contraignants et chronophages.

        Pour ne pas tomber dans ce piège, la meilleure solution est de choisir un logiciel PDF qui dispose d’une version d’essai que vous pouvez télécharger et utiliser avant d’effectuer votre achat.
         

        4. Élaborez un plan de gestion afin d’organiser le changement de logiciel

          La devise « tenez-vous prêt » n’est pas seulement destinée aux scouts, elle fonctionne également pour les professionnels de l’informatique qui doivent organiser un changement de logiciel. Pour faire face à ce changement de manière optimale, il est recommandé d’élaborer un plan de gestion détaillé. Ce dernier doit inclure les rôles et responsabilités de chacun des membres de l’équipe pour effectuer ce changement, le nombre d’utilisateurs concernés, les problèmes éventuels qui peuvent survenir et une suggestion de programme d’installation.
           

          5. Enregistrez tout votre travail sur un disque dur externe

            Il est peu probable qu’un changement de logiciel entraîne une perte de données, mais mieux vaut prévenir que guérir : enregistrez toutes vos données importantes sur un disque dur externe ou sur le cloud afin d’éviter toute inquiétude.
             

            6. Assurez-vous de la compatibilité avec le logiciel précédent

              Voici un point majeur à prendre en considération lorsqu’on change de logiciel : dans quelle mesure la nouvelle solution peut s’intégrer avec les flux de travail existants, les archives et les données. Lorsque vous choisissez un nouveau logiciel de modification PDF, il est préférable d’opter pour une solution 100 % compatible avec Adobe Acrobat et d’autres applications PDF courantes.

              C’est un point tout particulièrement important pour les PDF avec mots de passe et chiffrement : il est primordial que les mêmes fonctionnalités de sécurité soient prises en charge afin que l’utilisation de certains PDF existants ne soit pas bloquée.
               

              7. Fournissez formation et assistance

                Un changement de logiciel quel qu’il soit peut générer du stress et de la frustration si un utilisateur ne comprend pas comment il fonctionne. Avant le changement, programmez quelques heures de formation pour les employés. Par la suite, assistez-les à mesure qu’ils se familiarisent avec le nouveau logiciel. Il est toujours plus sage de choisir un logiciel à la fois simple et efficace qui ne nécessite pas beaucoup d’apprentissage.

                Changer de fournisseur de logiciels PDF ne doit pas se transformer en parcours du combattant. Un dernier conseil : choisissez une licence groupée qui vous permet de gérer plusieurs utilisateurs à l’aide d’une seule licence. Cette option non seulement vous évite toutes les démarches de renouvellement de la licence, mais vous permet également de vous assurer que tous les utilisateurs ont accès aux mêmes fonctionnalités.

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