7 bonnes raisons de passer à la signature numérique

Si vos journées de travail sont ponctuées de nombreuses signatures (en votre nom, celui de votre responsable ou d'un collègue), alors la signature électronique peut certainement vous faciliter la tâche. Si vous êtes souvent en déplacement, ou que les personnes avec qui vous traitez travaillent à distance ou dans un autre bureau, sachez qu'elle est particulièrement utile. Non seulement elle permet de simplifier le processus, mais elle est quasi-instantanée. Cet article vous dévoile sept des points forts de la signature électronique.
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Homme signant un document à son bureau

 
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de comprendre quelle est la différence entre la signature « électronique » et la signature « numérique ».

Bien que la signature numérique soit un type de signature électronique, elle se distingue des autres types de signatures électroniques car elle est encodée à l’aide d’une représentation unique de votre identité, une sorte « d’empreinte » semblable à votre signature manuscrite. Ce code privé sert à vérifier votre identité de signataire, mais également à empêcher toute falsification ou modification du document après signature.

En revanche, la signature électronique désigne communément tous les types de signatures sur appareil électronique, qu’il s’agisse de cocher une case dans un document en ligne ou d’apposer sa signature sur un écran tactile, avec le doigt ou un stylet (à réception d’un colis par exemple). Contrairement à la signature numérique, elle n’est pas toujours associée à votre identité, et bien qu’elle prouve que le document a bien été signé, il est impossible de savoir si ce dernier a été falsifié à postériori. Ainsi, si les signatures sont monnaie courante dans votre milieu professionnel, il est préférable de choisir la signature numérique.

La signature numérique a encore bien d’autres avantages. Parmi eux, en voici sept :

1. Sécurité renforcée : une signature numérique ne se contente pas de prouver que le document a été signé. Elle permet d’enregistrer l’heure et la date de la signature et de vérifier si des modifications ont été apportées. De plus, la signature numérique est chiffrée et unique. Elle ne peut pas être imitée.

2. Signez où et quand vous le souhaitez : contrairement à la signature manuscrite, la signature numérique peut s’effectuer à distance, sur tous types d’appareils, à toute heure du jour ou de la nuit. Elle est instantanément transmise aux destinataires. Cette fonctionnalité permet d’accélérer significativement le flux de travail et la finalisation de contrats.

3. Administration facilitée : l’utilisation de la signature numérique demande moins de travail. Vous pouvez très facilement classer et enregistrer des fichiers et les récupérer en cas de besoin. Il devient inutile d’imprimer, de renvoyer ou de stocker des dossiers comportant les documents signés.

4. Valeur juridique égale : la signature numérique est juridiquement contraignante dans la plupart des pays et de valeur égale à la signature manuscrite. Au Royaume-Uni, la législation en vigueur à ce sujet se nomme « The Electronic Identification and Trust Services for Electronic Transactions Regulations 2016 » et son précurseur « Electronic Signatures Regulations 2002 ».

5. Satisfaction client améliorée : la capacité de signer rapidement des documents importants en ligne peut significativement influencer la satisfaction des clients vis-à-vis du service qu’ils reçoivent. De plus, la signature instantanée peut également améliorer votre taux de rétention lors du renouvellement des contrats.

6. Simplicité : les procédures complexes et les étapes inutiles peuvent nuire à la productivité sur le lieu de travail. En revanche, les procédures simples et faciles permettent de libérer du temps et de réaliser davantage de tâches au quotidien. Une fois que votre signature numérique est créée, il vous suffit de quelques clics pour signer tous vos documents.

7. Vérification de l’identité du signataire : une signature numérique se compose d’un code électronique unique. Vous pouvez savoir qui a signé le document sans avoir à analyser la signature pour vérifier son authenticité.

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Sources:

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