6 avantages d’un bureau sans papier

Il semble évident qu’une entreprise sans papier serait meilleure pour l’environnement. Aujourd’hui, les documents peuvent être lus, modifiés et partagés sur ordinateur, il est inexcusable de détruire des forêts alors que le papier n’est pas toujours nécessaire. Non seulement dématérialiser est bénéfique pour l’environnement, mais cela permet aussi d’économiser de l’argent, d’améliorer la sécurité et de simplifier le workflow. Un bureau sans papier est donc clairement une option à considérer.
Par
Employe lisant un fichier PDF sur son smartphone

 
Dans un monde toujours plus soucieux de l’environnement, la technologie fait rapidement  évoluer la façon dont les entreprises fonctionnent. Les petites entreprises étant à l’heure actuelle incitées à développer leurs qualités écologiques et à être plus respectueuses de l’environnement, il n’y a pas de meilleur moment pour songer à devenir une entreprise sans papier.

Mais la planète ne va pas être la seule à y gagner. Les PME en particulier commencent à réaliser qu’en réduisant la quantité de papier qu’elles utilisent, elles vont non seulement prendre soin de l’environnement, mais aussi économiser du temps et de l’argent en évitant de gaspiller inutilement des ressources.

Selon un sondage YouGov, les petites et moyennes entreprises du Royaume-Uni perdraient plus de 42,2 millions de £ par jour en revenus gaspillés à rechercher des documents mal classés, déplacés ou perdus. Malgré cela, selon les gestionnaires et les directeurs interrogés, moins d’une PME sur quatre a pris les mesures nécessaires à la réduction de ces coûts. En effet,  7 % des entreprises seulement ont adopté le bureau sans papier.

Les documents numériques sont globalement plus efficaces que leurs homologues en papier et peuvent même apporter des avantages à votre entreprise. Toujours pas convaincu ? Voici six avantages qu’offre un bureau sans papier :
 

1. Plus d’efficacité

    Faire usage de la technologie numérique pour recueillir, éditer et échanger des informations et des données accélère non seulement les démarches des entreprises, mais améliore également la qualité des données et leur fiabilité. Les données recueillies de façon numérique fournissent un meilleur accès à l’information, abrègent les délais et réduisent les coûts grâce à l’élimination des frais d’impression et des envois de formulaires. De plus, les données peuvent être intégrées en utilisant des applications de recherche en profondeur. Des formulaires personnalisés peuvent ainsi être ainsi assemblés grâce à la mise en relation des sources de données. Cela vous permet de générer des résultats uniques et aboutis qui seraient difficilement possibles en partant de sources imprimées.
     

    2. Un meilleur service à la clientèle

      Les documents numériques permettent aux entreprises de localiser et de traiter beaucoup plus efficacement les questions relatives au service client, ce qui améliore le délai de réponse et l’efficacité de ce dernier. Un système de gestion de documents numériques permet aux entreprises d’accéder aux données des clients et de récupérer des informations telles que des factures, des commandes et des documents rapidement, permettant à votre entreprise d’offrir un service client proactif et de répondre aux demandes des clients plus efficacement.
       

      3. Plus de sécurité

        La gestion numérique des documents permet aux entreprises de créer des paramètres de sécurité permettant à tous les utilisateurs autorisés d’afficher en même temps le même document ou les sections pertinentes pour chacun. Cela facilite les opérations dans les cas où plusieurs utilisateurs ont besoin d’accéder au même document, ou lorsqu’une entreprise a plusieurs sièges. De plus, dans l’éventualité malheureuse d’un incendie ou d’inondations dans les bureaux, il est beaucoup plus facile de récupérer des données stockées sur un ordinateur portable ou dans le cloud que du papier dans des boîtes.
         

        4. Des économies d’argent

          Réduire les impressions de documents permet d’économiser sur l’encre, le papier et l’espace de stockage. Il existe également d’autres avantages financiers qui ne sont pas toujours pris en compte, tels que les économies de frais d’entretien et de nettoyage des espaces de stockage, d’organisation des documents et du matériel de bureau comme les surligneurs, crayons et agrafes.
           

          5. Plus d’espace

            Que vous travailliez à la maison ou dans un bureau, le papier peut vite devenir une distraction. Il peut créer un encombrement et contribuer à un environnement beaucoup moins productif qu’un bureau minimaliste. Beaucoup d’employés ont l’habitude d’accumuler des piles de papier, faute d’un meilleur processus d’organisation de leurs documents. Cela rend difficile la navigation entre les données, et fait perdre en efficacité globale. Il devient alors important de considérer un fournisseur de logiciels de documentation numérique permettant aux travailleurs de maximiser leur productivité en réduisant le temps consacré à la paperasse.
             

            6. Plus de simplicité

              À l’aide d’un système de gestion des documents numériques, les entreprises peuvent simplifier leurs opérations. Les PME peuvent créer ou autoriser des tâches et transférer des données en un clin d’œil. La validation des factures et la mise à jour des commandes sont deux exemples de formalités qui ne prennent que quelques secondes grâce au numérique, mais qui sont chronophages sur papier. Nous ne sommes plus condamnés à perdre d’innombrables heures à fouiller dans des classeurs. La recherche de documents peut devenir un processus rapide et organisé, facilitant la gestion des données pour tous. À l’heure actuelle, un pourcentage relativement faible d’entreprises adoptent une approche sans papier. C’est pourtant une réelle opportunité à la fois de satisfaire les actionnaires et de respecter l’environnement, tout en baissant les coûts des entreprise. Pas encore tout à fait prêt à vous passer du papier ? Pourquoi ne pas aller progressivement vers la réduction des déchets de votre entreprise afin de protéger la planète ? Par exemple, le recyclage d’une tonne de papier par an peut sauver 17 arbres ; une action simple mais qui fait la différence.

              Sources:

              Transformez vite votre bureau !

              Apprenez en plus sur nos solutions de numérisation et profitez des avantages d'un lieu de travail sans papier

              Learn more

              Étiquettes : , , , ,