5 étapes pour assurer la conformité des licences logicielles groupées

Les audits logiciels étant de plus en plus fréquents, les responsables informatiques craignent davantage de ne pas être conformes aux lois relatives à l'octroi de licences logicielles. Les audits peuvent être à l'origine de différents effets négatifs : la perte d'argent à cause des amendes de non conformité, mais également la tendance occasionnelle de certaines personnes à vouloir contourner les lois de l'utilisation logicielle. La crainte de l'audit est donc compréhensible. Mais, en mettant en place un plan de conformité logicielle correct, il n'existera plus aucune raison de s'inquiéter.
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Homme assis par terre avec son ordinateur sur les genoux et entouré de mots sur la conformité

 
Pour tout responsable informatique dans une moyenne ou grande entreprise, les tenants et aboutissants des différents contrats de licence logicielle, et s’assurer du respect de ces derniers, est une activité chronophage. Mais, face au nombre croissant d’audits effectués par les grands fournisseurs logiciels comme Adobe, Microsoft et IBM, il est désormais primordial de respecter à la lettre les licences produits. Nous allons donc décrire aujourd’hui cinq manières de garantir la conformité logicielle, particulièrement utiles si vous avez affaire à des licences groupées.
 

1. Dressez un inventaire de TOUT ce qui se trouve dans votre bureau

Vous ne pouvez en aucun cas assurer la conformité logicielle et être prêt à affronter un éventuel audit si vous ne savez pas ce qui compose votre contexte de travail, en termes de personnes et de machines. Une feuille de calcul ou un document similaire contenant les informations suivantes vous sera d’une aide précieuse :

  • Tous les employés/utilisateurs au sein de l’entreprise, et à tous les niveaux
  • Tous les ordinateurs, mobiles, tablettes et autres appareils utilisés
  • Tous les logiciels installés/utilisés

Il se peut que la collecte de ces informations vous prenne un peu de temps. Toutefois, une fois que vous l’avez effectuée, vous n’avez plus qu’à la mettre à jour régulièrement pour disposer en permanence d’une vue d’ensemble de votre environnement (matériel, utilisateurs, logiciels).
 

2. Faites un dossier comprenant tous les documents sur les licences et les droits d’utilisation des logiciels

    Un autre point important pour s’assurer de la conformité des licences logicielles, c’est de rassembler et conserver toutes les informations sur les licences actuellement utilisées dans l’entreprise. Cette étape est primordiale, car si vous faites l’objet d’un audit, vous devrez fournir des preuves pour justifier de l’utilisation de toutes les licences logicielles. Si vous n’êtes pas en mesure de le faire, vous payez des coûts considérables pour chaque utilisation non autorisée d’un logiciel (même si vous avez seulement perdu les preuves). Vous payez également des amendes pour toute non conformité logicielle.

    Au moment où vous effectuez ce dossier, si vous vous rendez compte qu’il vous manque des documents justifiant votre utilisation d’un logiciel, contactez votre fournisseur pour lui en demander une copie. De plus, si vous découvrez que vous disposez de licences supplémentaires non utilisées, redéployez-les afin d’assurer une rentabilité maximale de vos achats.

    Une fois que vous avez répertorié toutes les licences, il est recommandé de les conserver dans un même emplacement sécurisé, à l’aide d’un logiciel OCR professionnel comme Power PDF. En effet, un tel logiciel vous permettra d’effectuer des copies numériques de ces documents et de les archiver.
     

    3. Assurez-vous de bien comprendre les conditions générales d’utilisation

      Maintenant que vous avez rassemblé tous les documents logiciels dans un emplacement, il est temps de passer à une étape qui peut vous prendre du temps, mais qui est nécessaire : lire les conditions générales d’utilisation de chaque licence logicielle. Lorsque vous les lisez, vous devez faire particulièrement attention aux points suivants :

      • Combien de personnes sont autorisées à utiliser le logiciel
      • Quelle utilisation du logiciel est autorisée par cette licence
      • Les dates d’expiration de la licence et autres conditions/clauses d’utilisation

      Bien souvent, les entreprises sont pénalisées pour avoir enfreint le contrat de licence logicielle alors qu’elles ne l’ont pas fait volontairement. La plupart du temps, c’est parce qu’elles ignoraient les clauses de conformité. Prenez donc le temps de bien lire les documents.

      S’il vous semble que l’une de vos licences logicielles est inadaptée à l’utilisation que vous voulez en faire ou que l’utilisation que vous voulez en faire peut vous pénaliser, envisagez d’autres solutions de licences groupées plus flexibles.
       

      4. Mettez en place une politique d’utilisation des logiciels

        Une fois que vous maîtrisez les différents contrats de licence que vous possédez, vous pouvez mettre en place une politique d’utilisation qui vous aidera à mieux gérer la mise à jour ou l’arrivée de licences logicielles à l’avenir. Cette politique décrit comment les employés doivent utiliser les logiciels et les processus auxquels ils doivent adhérer pour accéder à des logiciels supplémentaires. Vous pouvez en faire un résumé que vous insérez dans le manuel pour les employés. Cette politique doit être mise à jour chaque fois que cela est nécessaire. Vous devez également vous assurer que chaque employé sait ce qu’on attend de lui en lui faisant signer la politique d’utilisation logicielle.
         

        5. Verrouillez l’installation de nouveaux logiciels

          Il est fort possible que certaines personnes ou certains services essaient d’utiliser des moyens clandestins pour obtenir et utiliser de nouveaux logiciels, surtout dans les grandes entreprises. Pour éviter que cela se produise et que vous vous retrouviez en situation illégale vis-à-vis des règlements logiciels, nous vous recommandons de verrouiller tous les systèmes de votre entreprise. De cette manière, les employés doivent demander une autorisation de l’équipe avant d’installer un logiciel. En outre, s’il vous arrive un jour de remplacer les logiciels, n’oubliez pas d’effacer les anciens sur tous les ordinateurs des employés.

          Enfin, pour rationaliser les procédures de licences logicielles, choisissez des logiciels proposant un programme de licences groupées simple et facile à gérer. Par exemple, Power PDF de Nuance propose des politiques de licences flexibles et permanentes. Vous bénéficiez ainsi de solutions PDF efficaces pour un nombre d’utilisateurs plus élevé (supérieur à 10). Consultez notre page traitant des licences groupées pour en savoir plus.

          Sources:

          Gérez vos licences groupées PDF

          Vous ne pouvez pas perdre de temps à vous inquiéter pour vos licences logicielles. C'est pourquoi nous avons créé un programme de licences groupées simple pour Power PDF.

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