5 conseils pour gagner du temps et améliorer sa productivité grâce aux PDF

Espérons que les bonnes résolutions de cette nouvelle année tiennent bon et ne s'évanouissent pas déjà. Pour renforcer votre détermination et rester sur le droit chemin, voici 5 astuces que tout le monde peut adopter pour gagner du temps, simplifier les tâches courantes et améliorer significativement sa productivité à l'aide des outils PDF.
Par
Employés de bureau réjouis

 
Janvier est déjà au pas de la porte. C’est bientôt le moment de faire une pause pour poser un regard sur l’année qui vient de s’écouler et faire le bilan avant de prendre des bonnes résolutions ou faire des projets en vue de s’améliorer pour l’année à venir.

Pour atteindre vos objectifs, vous devez faire preuve de détermination pour changer, et il convient bien souvent de mettre en place de nouveaux schémas de pensée ou de travail au travers des outils qui sont déjà à votre disposition. Par exemple, si vous essayez de gagner du temps, de simplifier certaines tâches ou bien d’atteindre une meilleure productivité générale, vous devez réapprivoiser les outils dont vous disposez pour travailler plus intelligemment.

Les solutions PDF illustrent parfaitement ce phénomène. Voilà un excellent début. Il n’est pas rare que les utilisateurs soupçonnent l’existence de fonctionnalités qui leur permettraient d’effectuer certaines tâches plus efficacement ou bien de résoudre des problèmes récurrents. Pourtant, ils n’investissent ni le temps ni l’engagement nécessaires pour les découvrir. Ainsi, ils passent à côté de maintes opportunités d’apprendre des bonnes pratiques qui les aideraient sans doute à long terme.

Ce phénomène est si répandu que nous avons récemment tenu un webinaire Nuance pour aider les utilisateurs PDF à en apprendre davantage (et améliorer leur productivité) via leurs outils PDF. (Si ce sujet vous intéresse, n’hésitez pas à regarder la vidéo du webinaire PDF Tips, Tricks and Superpowers.)

Dans la continuité de ce que nous avons entamé, nous avons rédigé cet article pour proposer 5 conseils à adopter dans l’utilisation des outils PDF pour gagner en efficacité et en productivité et espérons-le, pour tenir nos bonnes résolutions tout au long de l’année.
 

Conseil n° 1 : Gagnez du temps et convertissez vos PDF plus simplement

    Avec les nombreux outils PDF existants, la conversion de PDF en documents compatibles avec les applications Microsoft n’est pas simple. Peu importe que vous choisissiez de convertir vos PDF vers Word, Excel, PowerPoint ou d’autres logiciels, le processus semble fastidieux et semé d’embuches.

    Utilisez plutôt un outil PDF permettant de réaliser une conversion en un seul clic. Par exemple, Power PDF de Nuance® permet aux utilisateurs de convertir des PDF statiques en documents compatibles avec Microsoft Word afin de les modifier immédiatement et ainsi améliorer leur productivité personnelle.
     

    Conseil n° 2 : Apprenez à créer et à joindre des fichiers PDF plus efficacement

      Avez-vous déjà essayé d’assembler des documents PDF en fusionnant, insérant ou réorganisant plusieurs pages ? Ou encore de scinder un fichier PDF en plusieurs documents ? Si vous ne connaissez pas exactement la marche à suivre, cette opération peut s’avérer longue et laborieuse.

      Pourtant, de nombreux outils PDF offrent des capacités et fonctions puissantes (comme le glisser-déposer) pour combiner plusieurs pages en un seul PDF ou des fonctions d’assemblage de documents permettant d’insérer et de réorganiser facilement les pages PDF tout en préservant la mise en page, les numéros de pages et les tables des matières.
       

      Conseil n° 3 : Ne soyez pas impressionné par les fonctionnalités avancées

        Nombreux sont les utilisateurs PDF qui connaissent l’existence des fonctions avancées, mais qui ne les utilisent pas pleinement pour améliorer des processus clés.

        Avec Power PDF, les fonctionnalités avancées ne sont pas plus difficiles à comprendre que les outils de base. Une fois que vous avez commencé à utiliser des fonctionnalités telles que la conversion par groupes, les outils de formulaires et la reconnaissance optique des caractères, vous pourrez gagner bien plus de temps et être plus efficace.

        Par exemple, vous pouvez utiliser la création par groupes pour automatiser des processus associés à la création de PDF à partir de fichiers et de formats multiples, le tout en une seule opération. De plus, lorsqu’il s’agit de travailler sur des formulaires, vous pouvez rapidement créer des champs variables à remplir (les utilisateurs les renseignent avec leurs données, ils cochent une case ou effectuent d’autres actions).
         

        Conseil n° 4 : Tirez parti des outils intuitifs

          Encore une fois, les outils qui rendent les choses plus complexes qu’elles ne le sont déjà sont trop nombreux, notamment lorsque les utilisateurs souhaitent rechercher un élément répété à plusieurs reprises.

          La meilleure solution ? Des outils PDF qui offrent une interface utilisateur intuitive. Par exemple, pour les outils les plus courants, Power PDF de Nuance dispose d’un ruban semblable à celui de Microsoft Office. L’accès aux outils est facilité pour gagner en temps et en productivité.
           

          Conseil n° 5 : Utilisez le toucher

            Les outils PDF doivent permettre d’optimiser l’utilisation des appareils Microsoft 10 tactiles, en offrant la possibilité de naviguer, de dessiner, d’annoter et d’écrire à l’aide du doigt ou d’un stylet.

            Les nouveaux outils PDF prennent en charge Microsoft Surface ainsi que d’autres appareils tactiles, et ils intègrent des options pour optimiser la taille de la barre des tâches et d’autres icônes afin d’améliorer le toucher et la navigation, selon les préférences des utilisateurs.

            Ainsi, pour tenir vos bonnes résolutions en 2018, gagner du temps et améliorer votre productivité personnelle, assurez-vous d’utiliser les bons outils PDF pour atteindre vos objectifs et même contribuer à la réussite globale de votre entreprise.

            Sources:

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