4 conseils pour mettre en lumière tout le potentiel des PDF

Si le dicton « le savoir, c'est le pouvoir » est juste, et il l'est, vous ne trouverez que des avantages à apprendre à utiliser de nouveaux outils et fonctions de votre solution PDF. Au travers de quatre conseils et astuces, cet article vous propose d'optimiser l'utilisation des solutions PDF et de perfectionner les processus connexes. Vous y trouverez même des renseignements pour visionner le nouveau webinaire PDF de Nuance.
Par
Groupe de collègues souriants face à l'écran

 
Si vous ressemblez à la plupart des utilisateurs de logiciels, il y a de fortes chances que vous n’utilisiez pas tout le potentiel de vos applications. En réalité, les études montrent que seulement sept pourcent des fonctionnalités d’une application professionnelle sont « toujours utilisées ». De fait, nombreuses sont les fonctions dont nous ne nous servons pas.

Je fais aussi partie de cette catégorie-là. Par exemple, pendant des années j’ai créé mes tables des matières dans Microsoft Word, même si je savais que je pouvais utiliser des outils spécifiques. J’ai finalement décidé d’apprendre à m’en servir – ce qui a pris moins de temps que j’imaginais – et aujourd’hui, je sais créer des tables des matières bien mieux qu’avant. J’aurais aimé apprendre plus tôt.

Au travers de cet exemple, on distingue l’une des raisons qui expliquent ce phénomène : les employés sont trop occupés. Au bureau, nous devons tous respecter des priorités et des échéances. Ainsi, nous ne cessons d’utiliser les mêmes fonctions dans nos logiciels, même lorsque des mises à jours ou des améliorations sont disponibles. L’état d’esprit général pourrait se résumer à : « je sais qu’il existe un meilleur moyen, mais je n’ai pas le temps d’apprendre aujourd’hui. C’est sûr, je m’y intéresserai la prochaine fois. » En général, ce n’est pas le cas, ou ça n’arrive pas souvent.

Et c’est principalement le temps qui manque. Cet argument est tout à fait valable, mais dans le précédent exemple, on voit que l’apprentissage de nouveaux processus ou fonctions ne prend que quelques minutes. Une fois maitrisées, ces fonctions permettent de gagner du temps et d’augmenter la productivité sur le long terme.
 

4 méthodes pour optimiser votre utilisation des PDF

    Les derniers articles de ce blog proposent astuces, conseils et bonnes pratiques PDF, ainsi que des méthodes pour apprendre à tirer pleinement profit des applications et processus PDF.

    Conseil n° 1 : Assemblage de documents

    Il existe de nombreux moyens permettant de créer des documents PDF optimaux sans avoir à retaper, à numériser ou à utiliser des méthodes aléatoires. Des logiciels PDF puissants, comme Nuance Power PDF™, proposent une fonction d’assemblage de documents qui simplifie significativement la création de PDF.

    De nombreux outils PDF offrent des capacités et fonctions puissantes (comme le glisser-déposer) pour combiner plusieurs pages en un seul PDF ou des fonctions d’assemblage de documents permettant d’insérer et de réorganiser facilement les pages PDF tout en préservant la mise en page, les numéros de pages et les tables des matières.

    Conseil n° 2 : Accessibilité et fonctions collaboratives

    Les PDF sont désormais beaucoup plus accessibles qu’avant et ils permettent de mettre les informations essentielles à disposition de tous ceux qui en ont besoin au sein de l’organisation. Par exemple, grâce aux outils PDF, les utilisateurs peuvent créer des documents rapidement et facilement, convertir des documents existants en version accessible et employer la norme d’accessibilité universelle PDF/UA.

    Au moyen de fonctionnalités pratiques, telles que l’interface utilisateur intuitive, le balisage simple d’éléments PDF ou la conformité aux normes, les outils PDF efficaces peuvent aider les entreprises à respecter les dispositions réglementaires, attirer de nouveaux client et améliorer les processus en place. Pour en savoir plus, téléchargez notre livre blanc sur l’accessibilité PDF.

    Conseil n° 3 : Traitement de texte et fonctions collaboratives

    Profitez des fonctions de traitement de texte, parfaites pour les petites corrections ou les plus grandes révisions, grâce aux outils de surlignage de texte, aux commentaires, aux annotations ou au marquage. Par exemple, pour les outils courants comme le traitement de texte, Power PDF dispose d’un ruban semblable à celui de Microsoft Office. L’accès aux outils est facilité pour gagner du temps.

    De plus, les outils PDF doivent proposer des fonctions de collaboration. Citons la fonction de « migration des commentaires » qui permet à un seul utilisateur de consolider les commentaires issus de différentes versions d’un même document, ou « l’impression avec commentaires » qui permet d’imprimer tous les commentaires avec le contenu principal et facilite ainsi les vérifications (impossible de manquer les commentaires importants).

    Lorsque les utilisateurs commencent à maîtriser les fonctions de traitement de texte et de collaboration, l’organisation bénéficie alors d’une plus grande efficacité et d’une productivité améliorée. Elle peut viser de plus vastes objectifs commerciaux. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à télécharger notre livre blanc « Collaborate Efficiently with PDF Documents » (Collaborer efficacement avec les documents PDF).

    Conseil n° 4 : Nouveau webinaire

    À la demande générale, nous avons tenu un nouveau webinaire : « Advanced PDF Tips, Tricks and Superpowers 3. » Ce webinaire vous permet de découvrir des fonctionnalités PDF puissantes et des fonctions avancées afin de gagner du temps et d’accroître votre productivité.

    Il s’agit du troisième webinaire de cette série. Si vous souhaitez profiter de la totalité du contenu, vous pouvez toujours visionner les webinaires à la demande « Advanced PDF Tips, Tricks and Superpowers » et « Advanced PDF Tips, Tricks and Superpowers 2 ».

    Si vous avez toujours reporté la décision d’apprendre de nouvelles fonctions et outils PDF, passez à l’action ! Assurez-vous d’utiliser les bons outils PDF et d’en tirer le maximum pour gagner du temps, améliorer votre productivité et contribuer à la réussite globale de votre entreprise.

    Sources:

    Ne manquez pas notre nouveau webinaire PDF

    « Advanced PDF Tips, Tricks and Best Practices 3 », découvrez les secrets des PDF : toutes les fonctions dont vous avez besoin pour être plus performant, plus productif et plus efficace.

    Decouvrez

    Étiquettes : , , ,