3 façons dont les organisations perdent le contrôle de leurs informations

La plupart des données à travers le monde sont composées de documents et ne sont pas structurées. Au sein des organisations, de précieuses données courent trop souvent le risque d'être interceptées par des personnes non autorisées, de manière volontaire ou non. Afin de contrôler ces données et ces documents, les entreprises doivent sécuriser 3 points principaux : le personnel, le réseau et l'environnement d'impression.
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Prenez le contrôle des informations professionnelles

Les statistiques montrent que 80 % des données dans le monde sont constituées de documents non structurés, exposant les entreprises au vol ou à la perte d’informations. La perte ou le détournement de documents sensibles suite à une faille de sécurité peut coûter très cher aux entreprises. Les conséquences peuvent être financières ou légales et sont accompagnées d’impacts négatifs sur la réputation auprès des investisseurs, des partenaires et des clients.Parfois, certaines entreprises ne se relèvent jamais d’une fuite de données, comme le racontent les journaux.

La mise aux normes des documents passe aussi par une gestion efficace. On compte plus de 20 000 exigences de conformité dans le monde. Votre organisation n’est pas la seule à être soumise aux exigences de conformité : vos fournisseurs et vos partenaires le sont certainement et peuvent également vous les transmettre. Selon une étude de Enterprise Strategy Group, à l’heure actuelle, il existe 10 000 règles encadrant la gestion des données. C’est grâce à une stratégie de gestion quasi-parfaite que l’on peut suivre le rythme de ces exigences de conformité. En effet, 31 % des personnes interrogées lors d’une enquête AIIM ont rapporté qu’elles rencontraient des problèmes avec les autorités de réglementation et d’audit suite à une mauvaise gestion des données électroniques.

Jetons un œil aux trois menaces potentielles qui pourraient empêcher votre organisation de prendre le contrôle de ses informations.

Votre personnel

Les habitudes de travail des employés, même consciencieux, vulnérabilisent souvent votre entreprise. Une enquête réalisée par la firme spécialisée en sécurité numérique, Globalscape, révèle que près de deux tiers des failles de sécurité sont attribuées à une négligence, une erreur humaine ou à des problèmes techniques. Selon Globalscape, cette situation est en grande partie imputable aux millions d’employés qui utilisent quotidiennement des outils très accessibles (leur e-mail personnel, les réseaux sociaux et les sites de partage de fichiers) pour déplacer des informations professionnelles confidentielles. L’enquête montre que près de la moitié des employés a pour habitude d’envoyer des fichiers professionnels via des canaux non sécurisés, ce qui expose les ressources de l’entreprise au monde extérieur.

Un autre point crucial, soulevé par un rapport d’enquête mené par l’Institut Ponemonpour Varonis Systems, montre que 71 % des employés admettent avoir accès à des données qui leur sont interdites, et plus de la moitié ajoute que cet accès est fréquent ou très fréquent.Pour le Dr Larry Ponemon, président et fondateur de l’Institut Ponemon, « cette recherche met en avant un fait souvent négligé : les employés ont accès à trop de données, bien plus que ce dont ils ont besoin pour faire leur travail. Si cet accès n’est pas suivi ou contrôlé, le piratage du compte d’un employé peut avoir des conséquences catastrophiques. »

Votre réseau

D’après l’étude annuelle 2014 de l’Institut Ponemon sur la prévention des fuites de données, 43 % des entreprises ont subi une fuite de données l’an dernier. La cybercriminalité est également une industrie en pleine croissance.  McAfee estime que son coût annuel sur l’économie mondiale s’élève à plus de 400 milliards de dollars.

En 2015, les experts en cybersécurité ont évalué que la principale menace est composée de nouveaux vecteurs d’attaque présents dans l’ancien code.. Des bugs tels que Heartbleed/OpenSSL et Shellshock/Bash peuvent générer de nouveaux vecteurs d’attaque. Les experts dépeignent également le succès et la croissance de l’entreprise Apple comme une cible attrayante pour les pirates.

Votre environnement d’impression

Alors que de nombreuses organisations prennent conscience des menaces liées aux réseaux informatiques, elles ne réalisent pas forcément les dangers potentiels liés à deux éléments clé de leur infrastructure documentaire : leurs imprimantes multifonctions (IMF) et leurs périphériques d’impression. D’après InfoTrends, les États-Unis et l’Europe occidentale comptent environ 30 millions d’appareils multifonctions et d’imprimantes, la plupart connectés à un réseau.

Une étude de marché menée par Quocirca montre que les organisations n’accordent que peu d’importance à la sécurité de leurs impressions. Pourtant, plus de 70 % d’entre elles disent avoir connu au moins une fuite de données causée par des impressions non sécurisées l’an passé. En général, les IMF sont partagées entre plusieurs utilisateurs au sein d’un bureau, ce qui élargit le champ des répercussions des risques de sécurité. Les entreprises s’exposent également au risque de voir leurs informations confidentielles tomber entre de mauvaises mains lorsque des documents imprimés sont laissés sans surveillance dans les bacs d’une IMF.

Il est temps de prendre le contrôle

En abordant la question des risques liés à la gestion des informations en lien avec votre personnel, votre réseau et votre environnement d’impression, vous permettez à votre organisation de prendre le contrôle de la sécurité, la conformité et l’efficacité des processus documentaires.

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