Pourquoi la gestion intelligente des impressions est sur le point d’exploser dans tous les secteurs

Devenue essentielle dans l’entreprise, la gestion intelligente des impressions est la dernière avancée en matière de productivité au bureau. Elle permet aux entreprises de chiffrer ce qui est imprimé, quand et par qui. Grâce à cela, les sociétés peuvent réduire le coût des impressions inutiles, sécuriser l’impression de documents confidentiels et imprimer de n’importe quel appareil, n’importe où dans le bureau. Cet article démontre les avantages de la gestion intelligente des impressions et explique pourquoi votre entreprise devrait investir dans un système de gestion intelligente des impressions dès aujourd’hui.
Par

 
Quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez, il est probable que vous imprimiez une grande quantité de documents par jour, par mois et par an. Rapports d’entreprise, simple correspondance, documents juridiques ou encore dossiers médicaux, chaque document a un coût et le plus souvent, des problématiques de gestion des informations associés.

En réponse à ces questions, la gestion intelligente des impressions a vu le jour comme une solution élégante offrant aux entreprises le contrôle de tous les aspects de la chaîne des impressions. Avant d’examiner cette méthode et les raisons de son succès, jetons un œil à quelques-uns des problèmes auxquels font face la plupart des entreprises à l’heure actuelle :

  • Les déchets liés aux impressions – Le manque de responsabilisation et de surveillance débouche sur des impressions inutiles, et cela a un coût
  • Les violations de données – Un document imprimé à la va-vite est facilement susceptible d’être oublié et peut rapidement être intercepte dans le bac à papier par de mauvaises mains
  • Les heures de travail gaspillées – Les problèmes liés à un système d’impression obsolète peuvent créer une charge de travail supplémentaire et inutile au service informatique et gêner l’intégralité des employés dans leurs activités quotidiennes
  • L’absence d’une vue globale – Sans un aperçu général des processus et des comportements liés aux impressions au sein d’une organisation, il peut être difficile de prendre des mesures efficaces afin de gérer l’utilisation des ressources.

Quelle organisation ne rêverait pas de mettre ces problèmes derrière elle ?
 

La gestion intelligente de l’impression – Introduire le futur dans le monde du travail d’aujourd’hui

    Pour un nombre croissant d’entreprises, « la gestion intelligente des impressions » (IPM en anglais) est la solution à tous ces problèmes. En effet, selon le rapport Technavio (Global Intelligent Print Management Market 2014-2018’ report), on estime au marché de la GII un taux de croissance de 6,91% par an sur la période de 2013 à 2018.

    Avec autant d’enjeux, cette croissance ne devrait surprendre personne. Ce qui est surprenant par contre, c’est qu’il existe encore des entreprises qui hésitent à adopter les solutions que peut fournir la gestion intelligente des impressions.
     

    Qu’est-ce que la gestion intelligente des impressions ?

      La gestion intelligente des impressions fait référence à des logiciels qui peuvent être utilisés pour gérer les imprimantes au sein d’une organisation ainsi que leur utilisation par le personnel. On peut l’utiliser pour gérer tout le processus d’impression afin de résoudre les problèmes communs mentionnés ci-dessus. Dans la pratique, cela signifie :

      • Des impressions sur une imprimante en fonction des besoins – si vous avez un grand bureau sur plusieurs étages, les utilisateurs (en particulier les nouveaux arrivants ou le personnel temporaire) peut avoir du mal à savoir de quelle imprimante ils dépendent. Avec la gestion intelligente des impressions, ils peuvent tout simplement envoyer leur document à l’impression, puis aller le cherchant à l’imprimante la plus proche en passant leur carte magnétique ou en entrant un code PIN.
      • Des impressions sécurisées – Alors que les méthodes d’impression traditionnelles peuvent laisser des documents sensibles sans surveillance, en utilisant la GII, la personne qui a imprimé le document devra autoriser sa sortie au moment de l’impression.
      • Des impressions à partir de portables – Si vous êtes en retard pour une réunion et que vous avez besoin d’un document crucial, plus besoin de vous connecter à un poste de travail et de vous stresser pour l’imprimer le plus vite possible. La GII vous permet d’imprimer rapidement, directement à partir de votre smartphone ou tablette.
      • Un suivi des impressions – Pour toutes les grandes organisations, l’un des principaux défis de la gestion des impressions est de garder une trace de qui imprime et la manière dont c’est imprimé. Grâce à la gestion intelligente des impressions il devient possible de surveiller les comportements de manière centralisée.
      • Une gestion intuitive de multiples types d’imprimantes – En utilisant un logiciel relié à l’ensemble de vos imprimantes, vous pouvez épargner une quantité considérable de travail au service informatique et économiser le précieux temps de vos employés, autrement perdu à régler des soucis liés aux impressions.

       

      Est-ce le bon moment d’investir dans un logiciel de gestion intelligente des impressions ?

        Si vous êtes préoccupé par la sécurité de vos documents, vous gagnerez à investir dans une solution de gestion intelligente des impressions. Selon une enquête réalisée par Quocirca, 63% des organisations britanniques, allemandes et françaises de plus de 1000 salariés ont subi une ou plusieurs infractions dues à des données imprimées sur des documents.

        Avec la gestion intelligente des impressions, vous pouvez garder une trace des documents qui ont été imprimés et vous saurez toujours par qui. Vous pourrez également veiller à ce que seul le personnel autorisé puisse récupérer certains documents à l’imprimante.

        Si le suivi des coûts et de l’utilisation des impressions vous importe, vous gagnerez également à investir dans la GII. 55% des sondés ont affirmé que comprendre le bon usage des impressions était leur plus grand défi, tandis que seulement 7% étaient satisfaits de l’usage actuel au sein de leur organisation. Seulement 15% des sondés ont déclaré utiliser un outil de gestion centralisée de l’impression.

        La GII vous fournit l’outil qu’il vous faut pour suivre et comprendre l’utilisation des impressions, de sorte que vous puissiez prendre des décisions éclairées qui permettront d’accroître l’efficacité de votre entreprise.

        En 2015, à l’heure où la sécurité des données est primordiale et où toutes les entreprises sont sous pression pour diminuer leurs déchets et réduire leurs coûts, la gestion intelligente des impressions est la seule solution cohérente. Contactez-nous pour en savoir plus sur nos solutions de gestion intelligente des impressions et comment cela va transformer à jamais votre relation professionnelle avec le papier.

        Sources:

        Imprimez plus intelligemment

        Contactez-nous pour en savoir plus sur nos solutions de gestion intelligente des impressions et comment elles peuvent modifier le rapport au papier dans votre entreprise.

        Learn more

        Étiquettes :